公司公章使用管理制度及登记薄第一章总则第一条为规范公司公章（含公司公章、法人章、财务专用章、合同专用章等各类正式印章）的使用、保管、登记及管理，防范公章使用风险，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司全体员工（含试用期员工、正式员工、管理人员），涵盖公章的申领、使用、保管、登记、交接、作废及销毁等全流程管理，所有员工需严格遵守本制度规定，严禁违规使用公章。第三条行政部是公司公章管理的归口部门，负责公章的统一购置、备案、保管、登记、维护及监督检查；各部门需配合行政部做好公章使用的申请、审核工作，明确专人负责本部门公章使用的初步审核与报备。第四条公章是公司法人资格的象征，代表公司的正式意志，任何员工使用公章均需遵循“合法、合规、严谨、负责”的原则，严禁擅自使用、伪造、篡改公章，严禁用公章从事违法违规、损害公司利益的行为。第二章公章的保管一、保管责任1.公司各类公章实行“专人保管、专柜存放、专人负责”制度，明确保管人及保管责任，保管人需签订《公章保管责任书》，承担公章保管期间的全部责任。2.公章保管人需具备良好的职业素养和责任心，严格遵守保密规定，不得擅自将公章交予他人保管、使用，不得泄露公章使用相关信息。3.保管人离职、调岗或休假时，需提前3个工作日向行政部报备，办理公章交接手续，填写《公章交接登记表》，明确交接人、接收人、监交人，交接完成后，交接双方及监交人签字确认，公章保管责任正式转移。二、保管要求1.公章需存放于专用保险柜或带锁文件柜中，严禁随意放置在办公桌面、无锁抽屉等易被接触、盗用的位置，保险柜钥匙由保管人专人保管，不得转借他人。2.保管人每日下班前，需检查公章是否存放到位、保险柜是否锁好，确认无误后方可离岗；节假日期间，公章需由行政部统一收回保管，或由指定专人值守保管，确保公章安全。3.公章保管期间，如发现公章丢失、被盗、损毁等情况，保管人需立即向行政部负责人及公司负责人汇报，同时采取相应措施防范风险（如登报声明作废、报警等），并承担相应责任。4.严禁私自复制公章、伪造公章，严禁将公章带离公司办公区域（特殊情况需经审批），严禁用公章从事与工作无关的活动。第三章公章的使用流程一、使用申请1.员工因工作需要使用公章的，需提前填写《公章使用申请表》，注明使用公章名称、使用事由、使用范围、使用份数、申请人、部门、申请日期，附上相关佐证材料（如合同、文件、证明等），经部门负责人签字确认后，提交至行政部审核。2.涉及重大事项（如签订重要合同、对外担保、出具重大证明、涉及公司重大权益的文件等）使用公章的，除部门负责人审核外，还需经公司负责人审批，审批通过后方可使用。3.紧急情况下（如突发公务、紧急文件需加盖公章），可先电话报备部门负责人及行政部负责人，经口头同意后临时使用公章，但需在24小时内补齐书面申请及相关手续，否则视为违规使用。二、审核批准1.行政部收到《公章使用申请表》后，需在1个工作日内完成审核，核对申请事由的真实性、合法性、合理性，核对佐证材料的完整性，确认无误后，按审批权限提交相关负责人审批。2.审核人员需严格把关，对不符合规定、无正当理由、佐证材料不全的申请，有权拒绝审批，并告知申请人补充完善相关材料。3.审批完成后，行政部将《公章使用申请表》留存存档，同时通知申请人到指定地点办理公章加盖手续。三、加盖公章1.申请人需凭审批通过的《公章使用申请表》，到公章保管人处办理加盖手续，保管人需核对申请表的审批意见、申请人身份，确认无误后，方可加盖公章。2.加盖公章时，保管人需亲自操作，确保公章加盖清晰、规范，位置准确（一般加盖在文件落款处或指定位置），严禁申请人自行加盖公章。3.加盖公章后，保管人需在《公章使用登记薄》上详细登记相关信息，申请人签字确认，确保使用记录可追溯。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白证明等无明确内容的文件上加盖公章，特殊情况需经公司负责人书面批准，并做好详细登记，使用后及时收回剩余空白文件，确保无遗漏。四、使用后归档1.公章使用完成后，申请人需将加盖公章的文件复印件提交至行政部存档，原件按公司文件归档规定妥善保管。2.行政部需将《公章使用申请表》、公章使用登记记录、相关佐证材料及文件复印件整理归档，存档期限不少于3年，供后续查询、核查。第四章公章的登记管理一、登记要求1.公司建立《公章使用登记薄》，对每一次公章使用情况进行详细、准确登记，做到“一事一登记、有据可查”，严禁漏登、错登、虚登。2.《公章使用登记薄》由公章保管人负责填写、保管，每日核对登记记录，确保登记信息与实际使用情况一致，不得擅自涂改、损毁登记薄。3.登记信息需完整、规范，包括但不限于：使用日期、公章名称、使用事由、使用份数、申请人、部门、审批人、保管人、登记人、备注等。二、登记核查1.行政部每月对《公章使用登记薄》进行一次核查，核对公章使用记录与《公章使用申请表》、归档文件的一致性，排查违规使用情况，形成核查报告，上报公司负责人。2.公司每季度组织一次公章管理专项检查，重点检查公章保管情况、使用登记情况、审批流程执行情况，及时发现问题、整改问题，防范公章使用风险。3.员工可凭相关证明，向行政部申请查询本人申请的公章使用记录，严禁查询他人无关的公章使用信息。第五章公章的交接、作废与销毁一、公章交接1.公章保管人因离职、调岗、休假等原因无法继续保管公章的，需办理交接手续，交接流程如下：￮交接人整理公章相关资料（包括公章、《公章使用登记薄》、《公章保管责任书》、使用申请及归档材料等），填写《公章交接登记表》。￮交接人、接收人、监交人（行政部负责人）共同核对公章及相关资料，确认无误后，在《公章交接登记表》上签字确认。￮交接完成后，接收人正式承担公章保管责任，交接资料由行政部存档。二、公章作废1.公章因磨损、变形、损坏、单位名称变更、公章备案信息变更等原因需要作废的，由行政部提出作废申请，经公司负责人审批后，方可作废。2.作废公章需做好标记（如加盖“作废”字样），单独存放，严禁继续使用，同时向相关备案部门报备作废情况。三、公章销毁1.作废公章需按规定进行销毁，由行政部负责组织，邀请公司负责人或指定监交人在场，采用粉碎、熔毁等不可逆方式销毁，确保公章无法再使用。2.销毁完成后，填写《公章销毁登记表》，详细记录销毁公章的名称、数量、销毁时间、销毁方式、参与人员等信息，参与人员签字确认后，由行政部存档。第六章违规处理1.员工违反本制度规定，有下列行为之一的，予以书面警告，扣除当月绩效20-50分；情节严重的，予以通报批评，扣除当月全部绩效，直至解除劳动合同；造成公司损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法的，移交司法机关处理：￮未经审批，擅自使用公章、伪造公章、复制公章的；￮公章保管人擅自将公章交予他人保管、使用，或未按规定存放公章，导致公章丢失、被盗、损毁的；￮在空白文件上加盖公章，或违规使用公章从事违法违规、损害公司利益行为的；￮未按规定填写《公章使用申请表》、《公章使用登记薄》，或漏登、错登、虚登使用记录的；￮拒绝配合行政部进行公章核查、检查，或隐瞒公章使用相关情况的；￮公章交接时，未按规定办理交接手续，或交接过程中弄虚作假的；￮擅自销毁、篡改公章相关登记资料、归档材料的。2.部门负责人未履行审核责任，导致违规使用公章的，予以书面警告，扣除当月绩效30分；情节严重的，予以通报批评，追究相关管理责任。第七章附则第一条本制度由公司行政部负责解释、修订，未尽事宜可补充制定专项细则，报公司负责人审批后执行。第二条本制度自发布之日起正式执行，原有相关公章管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。第三条附件：《公章使用申请表》、《公章使用登记薄》、《公章保管责任书》、《公章交接登记表》、《公章销毁登记表》附件一：公章使用申请表申请人所属部门申请日期年月日使用公章名称□公司公章□法人章□财务专用章□合同专用章□其他：__________使用份数共份使用范围使用事由相关佐证材料□合同□文件□证明□其他：__________（粘贴处）部门负责人审批签字：__________日期：__________行政部审核签字：__________日期：__________公司负责人审批签字：__________日期：__________公章保管人签字：__________日期：__________使用完成确认申请人签字：__________日期：__________（确认文件已按规定使用并归档）备注1.请如实填写相关信息，虚假申请将按违规处理；2.重大事项需附公司负责人书面审批意见；3.未完成归档手续，不得再次申请使用公章。附件二：公章使用登记薄序号使用日期公章名称使用事由使用份数申请人所属部门审批人保管人登记人备注（归档情况/特殊说明）1年月日2年月日3年月日4年月日5年月日登记薄保管人：__________保管部门：__________备注：本登记薄需妥善保管，不得涂改、损毁，存档期限不少于3年。附件三：公章保管责任书本人__________（姓名），系公司__________（部门）__________（岗位）员工，自愿承担公司__________（公章名称）的保管责任，严格遵守《公司公章使用管理制度》，郑重承诺如下：1.严格按制度规定保管公章，将公章存放于专用保险柜，妥善保管保险柜钥匙，不得擅自将公章交予他人保管、使用，不得泄露公章使用相关信息。2.严格按审批流程办理公章使用手续，核对《公章使用申请表》的审批意见，亲自操作加盖公章，严禁在空白文件上加盖公章，严禁违规使用公章。3.每日检查公章存放情况，下班前确认公章存放到位、保险柜锁好；节假日期间，按公司规定移交公章或做好值守保管，确保公章安全。4.及时、准确填写《公章使用登记薄》，做好公章使用记录，配合行政部做好公章核查、检查工作，不得漏登、错登、虚登使用记录。5.如发生公章丢失、被盗、损毁、违规使用等情况，第一时间向行政部负责人及公司负责人汇报，采取相应措施防范风险，并承担相应责任。6.本人离职、调岗或不再担任公章保管人时，按规定办理公章交接手续，移交全部公章及相关资料，确保交接工作规范、有序。7.本人自愿接受公司的监督管理，如违反本责任书及《公司公章使用管理制度》，愿意接受公司相应的处罚，造成公司损失的，依法承担赔偿责任。承诺人（签字）：__________身份证号：__________联系电话：__________保管起始日期：______年____月____日监交人（签字）：__________行政部负责人（签字）：__________日期：______年____月____日附件四：公章交接登记表交接公章名称交接原因□离职□调岗□休假□其他：__________交接人姓名：__________部门：__________岗位：__________接收人姓名：__________部门：__________岗位：__________监交人姓名：__________部门：__________岗位：__________交接日期年月日交接物品清单1.公章：__________（数量：______枚）2.《公章使用登记薄》：__________（数量：______本）3.《公章使用申请表》存档：__________（数量：______份）4.保险柜钥匙：__________（数量：______把）5.其他相关资料：__________交接说明（说明公章状态、资料完整性等相关情况）交接人签字签字：__________日期：__________接收人签字签字：__________日期：__________监交人签字签字：__________日期：__________行政部备案备案人：__________日期：__________附件五：公章销毁登记表销毁公章名称公章数量共枚销毁原因□磨损□变形□损坏□单位名称变更□备案信息变更□其他：__________作废日期年月日销毁日期年月日销毁方式□粉碎□熔毁□其他：__________销毁地点参与人员姓名：__________部门：__________；姓名：__________部门：__________；姓名：__________部门：__________监交人姓名：__________部门：__________岗位：__________审批人姓名：__________部门：__________岗位：__________备注（说明公章销毁相关情况，确保销毁彻底、无遗留）参与人员签字监交人签字签字：__________日期：__________审批人签字签字：__________日期：__________行政部存档存档人：__________日期：__________。
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