办公室行政工作划分.xls

Sheet1办公室工作分工安排表行政工作内容序号工作内容工作描述责任人1办公用品管理及时收集各部门办公用品需求表，进行汇总后通过OA呈报领导批准后进行采购。采购完成后及时登记入库、通知各部门领取，并办理相关领用登记，每周向部门经理上报出入库登记及费用分摊情况，每月汇总进行费用分摊。

2邮件收发管理制定管理制度，建立登记管理，及时上报费用并进行费用分摊。3食堂费用管理制定并完善食堂管理制度。定期充值管理，及时上交充值现金和餐券现金，每月按部门上报收支情况。4用章管理对公司印章、证照进行统一管理，建立管理制度和管理台账，对需要加盖公章的各类文件做好审核，使用时进行登记备案；5宿舍管理1、建立管理制度及宿舍固定资产管理和使用登记，定期检查管理，及时物业维修（物业公司配合。2、完善活动室管理制度，活动器材登记、使用管理，活动室物业管理（物业公司配合）。3、定期对宿舍进行安全卫生检查，有通知、记录、照片）6物业管理1、物业维修。制定并完善物业管理制度。每月上报管理情况，及维修方案、维修结果；2、公司厂区现场卫生管理。制定管理制度，划分卫生区、固定检查周期和标准、落实检查登记；3、厂区秩序维护及安全管理。及时监管物业安全秩序执行情况，要有标准、有制度、有执行。7接待管理及时参与公司接待并做好服务管理（LED播放、接待服务等）8资产管理对公司及本部门电脑、空调等固定资产进行定期清查，定期报修损坏的固定资产，并对报废的固定资产进行登记处理9车辆费用管理建立管理制度，及时登记车辆日常运行情况，每周向部门经理上报车辆运行情况，每月进行汇总并分摊到部门。10饮用水管理建立饮用水管理制度，及时保障各部门饮用水供应，及时登记领用情况，每月进行费用分摊11档案管理对公司公共档案进行管理：建立档案管理制度、进行档案分类、建立档案电子和纸质文档索引及借阅管理登记。12会议、接待室管理1.制定管理制度，建立各功能室管理档案及使用登记，每周上报使用情况，及时补充会议室用品及接待用品。2.会议室管理。各部门借用会议室要提前半小时登记，避免引起会议冲突，如有紧急会议急用会议室，要做好协调工作；3、保证会议室各功能设备全天候处在使用状态。13接待管理积极参与公司接待，大型接待提前一小时完成会议用品和接待用品采购、布置到位14办公楼环境卫生管理制定管理制度和规划，及时进行监督检查（建议每月检查一次，有检查、有记录、有通报、有奖惩），厂区卫生建议每月检查一次，要有检查、有记录、有通报、有处罚，建立有效的奖惩管理规范并严格执行。15 5s管理制定5s管理推进方案和进度，及时检查并调整推进进度，要有制度、有计划、有进度、有落实。16工服管理管理有制度，分配有登记，检查有处罚，更换有登记有批示。17办公废品管理废品处理。定期对办公区域各部门产生的废纸和废品进行处理，通知废品收购站进行变卖18公文管理常用的公文有通知、通报、请示、情况说明、函件、新闻稿、会议纪要等；对需要注意的每份公文按规定对其进行编号，并经相关人员审核后上传至部门文件柜中19会议管理会议通知。每周一和周四上午8:45召开行政例会，当日要提前半个小时下发通知，保证通知到位，并做好相关材料的准备，及时完成会议记录并督促相关部门反馈进度，向领导班子上报落实情况。20单元工作对接及时掌握单元最新工作安排，积极出谋划策，督促各部门完成单元工作安排，及时呈报领导班子落实情况21摄影摄像积极参与公司接待，一般涉及到摄影摄像并在公司用餐的，餐前完成照片冲洗，客人离开前分发到位。22接待管理及时掌握来客情况，并落实相关礼仪（接待前发欢迎短信，送行时发欢送短信）；积极参加总经办组织的接待活动，并做好会议记录。23接待管理接待订房订餐，接待用品采购等24外联电信、移动、监控、公司办公设备维护维修，及其它与公司业务往来相关的业务等（智诚公司协助管理）25办公设备及IT管理建立管理制度，保障各部门设备使用有效性，及时更新管理台账(采购、维修等）。26广告等物料制作根据接待和公司需求联系广告公司进行制作印刷，保证及时有效。27 OA管理OA系统管理，及时关注OA管理动态，落实单元会议精神，并在系统上对文件进行归类存档，及时耿总落实总经办会议精神28总经办工作工作计划、总结、汇报材料、会议记录、日常接待等人事工作内容29培训工作制定培训制度，规划培训方案（按年、季度、月份、周），建立培训管理登记，培训考核登记等30员工关系新员工入职一个月前，要制定专人指导工作；2.6、8、10、12月需要组织员工关怀活动31企业宣传公司内部组织的各项活动以及各项外联活动进行及时宣传32党团活动制定管理制度，规划活动方案并执行落实33内、外接待对公司各类人员接待做好相应的后勤保障34薪酬管理次月3日开始做公司工资汇总表，6日录入nc，同时走流程35绩效考核规划公司各岗位绩效考核方案，每月及时提报绩效考核情况36接待管理积极参与公司的各项接待工作37日常考勤1.每周一、三、周五检查日常考勤违纪情况，督促各部门人员补写考勤流程，做到公司每位员工工作动态跟踪2.每周对新入职人员，考勤卡未下发员工进行纸质版考勤登记，周六统一提交周考勤违纪人员表，同时提交每周加班人员加班表38入离职办理1.入职、离职人员三步走，办理入职签订试用协议、录入nc，同时登记员工信息表，申请OA、离职人员提交辞职申请表、工作交接表、录入nc更新人员信息表2.新员工入职的第三天办理入职手续39月考勤每月定期完成考勤汇总及通报，要有制度、有登记、有通报、有记录、有处罚。40证照管理同时及时跟踪证照的审核期限，确保证照的有效性。41月度总结每月底25号左右下发各部门拟写部门总结和个人总结的通知，同时拟写人事组人力资源分析报告。（人事六大模块月工作具体情况，以数据进行分析）42招聘配置1.每周提交面试人员端口登记表；2.每月提交招聘计划；3.每周二、周四甄选简历，通知面试43人事通知人事类通知、发起、撰写、格式按行政组要求44临时性事务完成领导交办的各项临时性的事务全体员工审核：日期：Sheet2Sheet3。

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