会议组织流程XX集团会议组织流程工作阶段工作内容负责人完成时间节点控制明细备注是否完成内容日期倒计时一、会议申请□1拟定会议名称、时间、地点、人数、酒店等相关信息，做费用预算表会议申请部门负责人40天名称时间地点参会人数会务组人数嘉宾名单酒店联络人信息□2会议申请部门提交申请至总裁会议申请部门负责人40天□3会议批准后成立会务组及职责确定组长35天岗位名单组长副组长文秘组后勤组车辆组其他□4会务组召开预备会议组长、副组长33天工作落实二、会场选择□5根据会议要求筛选酒店/会场后勤组33天□6根据参会人员的类别确定房间预订的类型/会场情况，提前致电酒店人员做好准备/商讨价格后勤组30天三、一期准备□7会议通知副组长、文秘组30天会议通知包括会议时间、地点、路线图、酒店及相关费用、会议材料准备、须知、其他□8资料收集（1）文秘组30天确定参会人员信息（包括参会人数、姓名、性别、公司、职务、邮箱、电话或身份证号码、饮食禁忌等特殊要求）□9撰写具体日程组长、副组长、文秘组30天确定主持人、会议开始时间、演讲顺序、茶歇（午餐、晚餐）时间、会议结束时间□10制作房间分配表文秘组30天□11制作桌签文秘组25天□12制作会议条幅/参会挂牌后勤组25天□13预订巴士/接送车辆后勤组、车辆组25天□14会议礼品准备后勤组22天□15会议设备准备后勤组22天包括会议演讲用电脑、摄影照相器材、投影设备、音响设备、网线等□16会议文具准备后勤组22天包括笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板、激光笔、录音笔、签到表、签到簿等□17会议旅游项目准备文秘组22天咨询旅行社等旅行中介，包括旅行价格、游览项目、用餐情况、接送情况、旅游保险、□18借备用金后勤组20天□19安排打前阵会务组副组长20天包括酒店（餐厅）提前踩点、试住（试吃）四、二期准备□20与酒店签订入住合同组长、副组长、文秘组15天□21与旅行社签订旅游合同组长、副组长、文秘组15天□22缴纳订金后勤组15天注意收据等资料的保存□23资料收集（2）文秘组15天确定参会人员（嘉宾）往返行程（机票、火车班次及时间）、外籍嘉宾护照信息（签证）等□24汇总信息并安排接机/接站（外籍嘉宾订购机票）文秘组、后勤组、副组长安排15天□25资料收集（3）文秘组10天确定演讲人员的演讲资料□26根据具体日程排版所有演讲资料文秘组10天□27打印、装订演讲资料文秘组7天□28运送物品后勤组7天包括会议礼品、会议设备、文件材料、用餐酒水等□29会场布置后勤组、副组长安排2天包括桌椅、灯光、桌牌（文具、水杯）摆放、纸巾、欢迎牌、指引牌□30会场设备检查后勤组2天包括电脑、摄影照相器材、投影设备、音响设备、网线等□31房间检查后勤组2天□32客房布置后勤组2天包括水果、糕点、文件材料等□33联系大巴/接站司机、确认后勤组2天司机姓名车牌联系电话到达时间五、三期准备□34会场检查组长、后勤组会议前3小时布置□相关设备□会议材料□其他□□35高层领导、嘉宾房卡提出/提前办理入住手续文秘组、后勤组会议前3小时引领□36房间分配表交至酒店前台文秘组会议前3小时□37大巴/接车跟踪后勤组、车辆组会议前3小时乘车人员到齐出发时间预计抵达时间□38领导、嘉宾抵达接待会务组会议前1小时□39迎接参会人员会务组会议前1小时确认参会人员到达情况□40突发状况应急处理会务组/六、会议中□41会前签到文秘组会议前30分钟□42领导、嘉宾会场引领组长安排会议前10分钟□43会场服务会务组、酒店会议中倒水、特殊情况□44摄像、照相后勤组会议中□45会议记录文秘组会议中□46茶歇准备后勤组会议中□47餐厅准备后勤组餐前1小时□48就餐地点指引后勤组餐前10分钟□49叫早服务酒店1天□50会场清洁与整理酒店/□51突发状况应急处理会务组/七、会议后期□52联系大巴/接车司机接送后勤组、车辆组结束前3小时□53领导、嘉宾接送后勤组会议结束日□54参会人员安排文秘组会议结束日□55乘车人员集合上车文秘组会议结束日□56费用结算组长、后勤组会议结束日□57物品收回文秘组、后勤组会议结束日□58会务工作总结会务组/□59感谢组长/向有关嘉宾发送感谢信□60会议跟踪管理文秘组、后勤组/会议文章、资料的收集参会人员统计表会议参会人员统计表序号个人信息航班信息住宿信息*参加XX日晚宴参加XX日活动如有其他需要请在此注明公司姓名职位联系电话邮箱身份证号码（如需要）到达航班号/火车班次到达时间是否需要接站离开航班号/火车班次出发时间是否需要送站入住日期退房日期房间标准（单人间/双人间）*暂定酒店为XXXX，标准间为RMBXXX/间，供参考联络人:XXX电话:XXX XXX电话:XXX会议预算表会议预算表（杭州）示例会议预算表（香港）示例会议名称会议名称会议时间会议时间会议地点会议地点参加人数25人参加人数25人预算费用预算费用序号项目明细数量费用合计序号项目明细数量费用合计（HKD）合计（RMB）1组织费会议场租金2天5400/天¥10,800.00 1-4组织费会议场租金&设备租金&会议茶歇&餐费（午）2天517/人(28日)+638/人(29日)$28,875.00¥23,100.002设备租金2天1200/天¥2,400.00 3会议茶歇3次（25份/次）50/份¥3,750.00 4餐费（午）2天*3桌1500/桌¥9,000.00 5资料打印费25人25/份¥625.00 5资料打印费25人25/份$781.25¥625.00单项总计¥26,575.00单项总计$29,656.25¥23,725.006接待费住宿费（标间）3天*2间650/间¥3,900.00 6接待费住宿费（标间）3天*2间1925/间$11,550.00¥9,240.007住宿费（单间）3天*1间650/间¥1,950.00 7住宿费（单间）3天*1间1760/间$5,280.00¥4,224.008餐费（晚）2天*3桌3000/桌¥18,000.00 8餐费（晚）2天*3桌4000/桌$24,000.00¥19,200.009酒水、饮品2天1000/天¥2,000.00 9酒水、饮品2天1000/天$2,500.00¥2,000.00单项总计¥25,850.00单项总计$43,330.00¥34,664.0010交通费机票往返*4人3000/人¥12,000.00 10交通费机票往返*4人3500/人$17,500.00¥14,000.00总计¥64,425.00总计$90,486.25¥72,389.00物品清单物料清单类别完成序号物品数量备注负责单位会议用品□1会议条幅后勤组□2参会挂牌□3桌签□4备份U盘□5一切设备所需电池□6便签纸□7信封□8 A4纸□9白板纸□10白板笔□11签字笔□12应急药品会议文件□13会议须知文秘组□14日程安排□15参会人员统计表□16房间分配表□17车辆接送分配表□18酒店地图□19会议桌、饭桌分配表□20会议PPT打印文件□21会议材料汇总U盘会议设备准备□22投影后勤组□23笔记本电脑□24数据传输线□25接线板□26摄像机□27照相机□28录音笔□29激光笔□30其他采购清单□31备用金□32红酒□33白酒□34矿泉水□35面包小吃□36水果□37咖啡□38茶叶□39口香糖□40其他司机接送时刻表司机接送时刻表张XX电话：XXXXX日期星期出发时间出发地点需接人员到达时间目的地备注午餐晚餐午餐晚餐。
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