人力资源基础管理操作流程.docx

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人力资源基础管理操作流程员工聘用流程一、招聘1.人员需求人员需求主要有以下几个方面：1）根据公司的发展战略，有了新的发展方向或扩大经营规模，需要增加新的岗位及人员。2）根据部门职能的变化或业务量的增加，现有的岗位满足不了工作的需求，需要增加编制。3）根据现有的定岗定编，有岗位空缺。4）因为人员异动（包括离职、转岗、晋升、调动等）导致岗位缺编。5）人才储备。2.填写人员需求表1）需求部门相关负责人，按照以上相应的人员需求项目，填《人员需求申请表》，经部门经理、人力资源经理及总经理（经理级以上人员招聘）核准后交招聘专员处，由招聘专员组招聘。2）招聘期限招聘专员在收到《人员需求申请表》之日起，按不同岗位要求进行人员招聘期限限制：A.营业员、仓管员、保洁员、各类临时工要求在7天内招聘到位B.收银员要求在15天内招聘到位；C.其他岗位员工级人员要求在20天内招聘到位；D.主管级人员要求在30天内招聘到位；E.副经理级以上人员要求在60天内招聘到位。3.选择招聘渠道根据所需人员的职位，选择恰当的招聘渠道，现有的招聘渠道主要有如下几种：1）人才市场现场招聘；2）本公司店面张贴招聘海报；3）网络招聘；4）专业报纸、杂志发布招聘海报；5）校园招聘；6）熟人推荐；7）内部员工竞聘。4.面试流程1）简历筛选招聘专员根据任职资格对应聘简历进行筛选，选择基本符合的人员预约面试时间及地点。2）应聘表格填写招聘专员对应聘者发放《应聘基本情况登记表》，并督促其填写完整。3）初试招聘专员对面试人员进行初试，主要考察应聘人员是否满足公司的任职要求、是否适应公司的企业文化等。3）复试由用人部门负责人及分管总监、总经理等根据各自的用人需求，按照招聘职能权限对复试人员进行面试。复试考察的主要内容有：应聘人员的专业知识、技能、性格、职业发展方向、对本岗位的认知程度等。依据不同的岗位，复试分如下几种面试权限：A、助理级人员：用人部门负责人。B、专业技能岗位人员：人力资源经理，用人部门负责人。C、主管级人员：人力资源经理，用人部门负责人，分管总监。D、副经理级以上人员：人力资源经理，用人部门负责人，分管总监，总经理。5.背景调查主管级或特殊岗位面试条件基本符合后，由招聘专员对其进行背景调查，背景调查主要内容如下：1)不能提供真实有效个人证件者（含居民身份证、学历证等）；2)在其它单位有兼职工作者；3)违反国家法律法规，被剥夺政治权利未得到解除者；4)受有期徒刑之宣告或通缉在案，尚未结案者；5)在原单位严重违反规章制度，经开除者；6)在原单位有亏欠款或者离职手续未办理清楚者；7)有精神病或传染病不能从事公司各岗位工作的。一经查实有以上条件之一者，将不予录用。6.通知报到面试及背景调查合格后由招聘专员通知报到，并且告知其公司的薪资与福利政策、上班及休假政策，报到时间及报到需要准备的资料等。二、见习营业员、收银员、仓管员面试基本符合后，由招聘专员通知其到行政人事部办理见习手续，见习手续的办理如下：1）带身份证原件及交复印件（正反面复印）一份；2）招聘专员办理见习证及《见习通知单》。营业员、仓管员入职时设5天的见习期，见习期主要为双方的最初磨合期，见习不合格者，随时办理离职手续，见习期内无工资；见习期合格者，试用期及试用期工资自见习的第一天开始算起，见习合格后来行政人事部办理入职手续。三、入职1、员工入职时需要准备的资料：1）身份证原件及复印件（正反面复印）2张；2）学历证、相关资格证明原件及复印件1张；3）1寸照片3张；4）担保书。需要办担保的岗位为：财务相关岗位、收银员、送货员、行政人员、驾驶员等；办理担保书请提供以下资料：长沙市户口（含集体户口）（分公司人员办理提供分公司所在地户口）人员的担保：提供担保书及担保人的户口本复印件及身份证复印件；5）健康证原件及复印件一份（门店人员）。6）由见习门店（部门）开具的《见习反馈单》，含营业员、收银员、仓管员。2、办理入职手续以上资料准备齐后于每周一、三、五至行政人事部招聘专员处办理入职手续，并填写及办理以下手续：1）填写《劳动合同》一式两份，劳动合同首次签订时合同期限为三年，员工用水性笔填写完整乙方资料及每个需要签名的地方，员工转正以后由人事助理填写完整后发放给员工本人。2）填写《社保确认书》一份，确认是否需要购买社保及现阶段社保购买情况等项目。3）填写《保密承诺书》一份，此承诺书以下岗位不需要填写：门店营业员、仓管员、驾驶员、保洁员。4）填写《入职确认书》一份，由招聘专员填写好试用期及转正后工资待遇（已确定转正工资的填写，未确定者此栏暂不填）及考核比例，并与员工确认后由员工签字确认，办公室人员还需填写《物品领用清单》。5）发放工号牌，门店人员再发放一份《新员工培训日志》后由本人按约定时间去门店实习，后勤人员办好手续并采集好指纹考勤信息后在约定时间至相应部门报到。6）后勤人员办好各项手续后由招聘专员开通OA并通知信息部修改相应的审批权限。四、试用1、招聘专员办理好入职手续后由培训专员安排试用人员接受新员工培训，新员工培训的内容有如下方面：公司的发展史及发展战略，企业文化，经营理念，规章制度，礼仪礼貌，产品知识及销售技巧等（详见《员工培训管理制度》）。2、门店实习。各部门根据自己的实际情况安排员工去门店实习，实习期限由各部门自己决定，实习的内容主要有如下方面（具体见《新员工培训日志》）：1）认识实习门店的所有员工；2）了解实习店面的主要商品类别、大品牌；3）基本的销售技巧；4）店面的经营流程；5）所实习店面存在的问题。3、任职部门实习。任职部门实习主要是学习本岗位的工作内容，适应公司的企业文化及接受公司的规章制度。4、试用期考查。普通员工试用期为1-3个月，主管级以上人员为2—3个月，试用期内，由其直接上司、主管（店长）及部门经理对其试用期工作表现进行考核与评价，并要求直接负责人每周至少进行一次实习面谈，指出其试用期内表现优秀及不足之处，以便让新员工感受到公司对他的关心并提高其工作积极性以及及时改进工作中存在的不足。四、转正1、正常转正：员工根据自身情况，在转正期限前一周由本人以书面形式提出转正申请，其各级领导根据员工的工作情况、新员工入职培训考试成绩（考试成绩必须在70分以上方可转正，低于70分者，给予一次补考机会，补考仍未通过者，解除试用）、《试用期员工转正申请表》的考核结果决定延长或者缩短试用期时间，并填写转正意见及转正时间、转正工资级别等，主要流程如下：本人提出申请——>直接上级意见——>部门主管（店长）意见——>部门经理意见——>分管总监（门店店助级以下员工不需要此职位签字）意见——>人力资源经理意见——>总经理核准（主管级以上员工）。2、延长试用：经过试用考核，未能正常转正，由部门经理或店长决定延长试用期（但延长试用后整个试用期不能超过三个月）或解除试用，并与员工本人进行沟通与面谈，行政人事部可协助部门（或门店）进行此沟通。3、延长试用期转正：如该员工延长试用期后仍未能达到该岗位的任职要求，则解除试用，如能达到该岗位要求，则按照转正流程进行转正。注意事项：1、入职：员工上岗工作的日期应为该员工在行政人事部面试通过，并且办理完成入职手续以后，如出现员工未办理入职手续而擅自上岗者，行政人事部以面试通过（如未能通过行政人事部面试，则不予办理入职手续）并办理完入职手续的时间为员工的工资核算起始时间，由此造成的工资差额（即实际已上班，但未办理入职手续期间的工资额）由部门经理（或门店店长）承担，并当月扣罚所在部门经理（或门店店长）每人每次50元，如当月有两人以上出现此情况，则自第二次起加倍处罚（因考虑到外区门店的特殊性，外区门店人员允许入职一周内办理完成入职手续）。2、转正：行政人事部以收到转正申请的7天内进行审批（即员工转正日期最多可提前至收到申请的前7天），如因故未及时办理转正手续，则转正时间为最终审批日，处罚标准如下：1）如因员工本人自己延误转正时间，由此造成的员工工资损失由员工自己承担。2）如因员工的直接上司未及时提交员工的转正申请，则由责任人承担应转正日至实际转正日期间的工资差额，如一月发生两次及以上此情况，则第一次警告，第二次扣罚直接上司或责任人50元，每增加一起加倍处罚。第二条、员工异动流程一、员工异动类型员工异动类型包括如下几方面：调动、转岗、晋级、晋升、降职、降级。二、调动1、调动的定义：是指岗位不变的情况下，在不同门店之间的调动，包括店长、店助、营业员、收银员；2、调动的目的1)保证人才及时到位；2)建立高素质的管理团队；3)锻炼优秀员工，满足工作需要；4)防止公司内部出现“人事不匹配”的现象发生；5)防止工作懈怠等情况出现。3、调动对象1)适合缺编岗位要求的员工；2)因管理需要而培养的员工；4、调动的原则1)业务相近优先原则；2)区域内优先原则；5、调动流程1）员工本人提出调动申请或缺岗门店提出人员需求申请；2）行政人事部与被调人员沟通面谈，面谈内容为：是否愿意至新的门店工作，对新门店是否有足够的信心，是否能够全力以赴的在新门店工作等等；3）行政人事部与原门店及现门店沟通，确认是否愿意调动或接收此员工；4）原区域主管填写《员工调动单》，填写原门店及原岗位，并填写调动时间。5）现区域主管填写现门店及岗位，并填写调入时间，工资待遇等，并由部门经理及分管总监（店助级以上）签字；6）人力资源经理确认签字。7）与原岗位进行工作交接，店长级员工要填写《工作交接清单》，交接清楚后方可调动。8）行政人事部确认调动已完成。三、转岗1、转岗的定义转岗是指员工由一个岗位转到另一个岗位的职务调整过程。2、转岗的形式1)公司根据工作需要及员工本人工作表现对其进行的岗位调整；2)由员工本人提出的转岗申请而对其岗位所做的调整。3、转岗的条件1)根据员工工作表现，转岗后能提升员工的发展潜力和专业特长；2)因工作需要，转岗能更有利于实现团队工作目标。4、转岗流程1）员工本人提出转岗申请或调入部门提出用人需求。2）行政人事部对转岗人员进行考察，并与调入、调出部门进行沟通协商，如双方都同意，则由员工本人填写《员工异动申请表》，双方部门负责人在《员工异动申请表》上签字，并由调入部门填写异动后的薪资待遇。3）店助级以上人员及主管级员工由双方的分管总监签字，并由总经理核准（副经理级以上员工）。4）调动人员与调出部门进行工作交接，并填写《工作交接清单》，由原部门负责人确认交接完成后方可调动。5、转岗实习期员工转岗设定1-3个月的试用期，员工级的试用期一般为1个月，主管级以上员工为2-3个月。6、转岗实习期待遇转岗后实习期待遇原则上采取就高不就低的原则，则原岗位高于现岗位试用期工资的，按原岗位标准执行，现岗位试用期工资高于原岗位工资待遇的，按现岗位试用期工资标准。7、转岗转正转岗转正手续的办理同新进员工转正流程。四、晋级1、晋级定义是指根据员工的绩效表现，予以上调相应工资级别的激励机制。2、晋级条件1)身兼多职2)考核优秀3)技能提升4)获得荣誉3、晋级原则1)原则上员工工资在一个年度内最多调整一次；2)原则一次调整幅度上不得超过两级；3)原则上员工工资晋级最高不得超过对应岗位的顶薪点。4、晋级流程员工获得晋级资格时，由各部门或行政人事部提议，由部门负责人填写《员工薪资调整申请表》，并由分管总监、行政人事部经理审批，主管级以上人员须由总经理核准。五、晋升1、晋升定义晋升是指员工由低岗位到高岗位的职位提升。2、晋升目的1)根据员工的实际工作能力，通过岗位与职位的合理变动，提供适当的机会以激发员工的潜能；2)形成良好的竞争上岗的机制，引导员工的学习与能力的培养；3)使员工的待遇与实际工作能力成正比。3、晋升原则1)因业务发展需要或管理需要提拔；2)因个人职业能力提高而晋升；3)对特定培养人才进行提拔；4)其他情况晋升。4、晋升条件1)公司有该岗位空缺；2)该员工对公司忠诚，认同企业文化，工作态度端正，个人品质优良；3)符合现岗位条件要求，在现岗位工作上非常出色，专业技能优良；4)团结同事，人际关系良好；5)有相应的管理能力、组织能力、协调能力；6)符合晋升岗位任职资格要求；7)无严重违规违纪处罚记录；5、晋升程序1)通过竞聘或提名方式，由本人写述职报告（内容要求一方面说明现有工作业绩，另一方面要说明对新晋升岗位的工作思路）。2)行政人事部对该人员进行考核，并进行评估，填写《晋升审批表》，由部门经理、分管总监及行政人事部经理、总经理（主管级以上人员）签字核准。3)《晋升审批表》签好后，由晋升人员与原部门相关人员进行工作交接，并填写《工作交接清单》，交接完成后至新岗位报到。6、晋升实习期店助、组长级员工晋升设1个月的实习期，主管级以上员工设2-3个月的实习期。7、晋升实习期待遇同转岗实习期待遇。8、实习期满前7天由员工本人填写转正申请表，转正流程同试用期员工转正流程。六、降职、降级1、降职、降级条件员工因违规违纪或工作绩效较差等情况，公司给予其降低职务或下调工资级别的处分。2、降职、降级原则1)如果考核不合格，需再次降职，直至解除劳动合同；2)员工在降职的同时给予降级处分；3)每次降级幅度为1—3个工资级别；4)员工被降级两次以上的公司与其解除劳动关系；5)员工应受到降级处分而无降级空间的，公司将与其解除劳动关系。3、降职、降级程序1)收集事实依据。由其直接上司收集该员工违规违纪或工作绩效差的事迹并报行政人事部。2)行政人事部填写《降职、降级审批表》，并与员工本人进行沟通面谈。3)沟通结束后由员工本人签字确认，并交其直接部门负责人、分管总监及总经理（主管级以上员工）核准。4)降职员工进行工作交接，并于规定工作日至新岗位报到。5)降职员工不设试用期。七、人事任命员工办理完异动手续后，由人事助理每月进行一次的人事任命汇总，并进行公示。八、注意事项u员工异动手续的办理时间为员工正式异动前，即先办理异动审批手续，再进行实际岗位异动，如未办理异动手续即进行了岗位异动，则自异动手续的最终审批日为异动后的工资开始核算日，由此造成的工资差额由异动前、后的领导各承担一半，并处罚50元/次/人，每增加一起加倍处罚。u人员异动手续办理完成后，关系到OA审批权限的人员，由人事助理通知信息部修改相应的审批权限。第三条、员工离职操作流程一、员工离职类型员工离职包括如下几种类型：辞职、辞退、劳动合同终止、开除、自动离职。二、员工离职概念1.辞职：是指因员工自身原因而提出终止劳动关系，称为辞职。2.辞退：是指由于公司季节性用工、员工不符合要求或违反公司规章制度，由公司提出的终止劳动关系，称为辞退。3.劳动合同终止：是指劳动合同到期后，由公司或员工本人提出的不再续签劳动合同，称为劳动合同终止。4.开除：是指因员工触犯国家法律或严重违反公司规章制度，由公司提出的解除劳动关系，称为开除。5.自动离职：是指员工未办理任何离职手续，连续旷工三天及以上，称为自动离职。三、离职流程1.离职流程员工本人提出申请——>部门主管（店长）审批——>部门经理审批——>分管总监审批——>人力资源离职面谈——>人力资源经理审批——>总经理核准（主管级以上）离职时限：1)正常离职：营业员、仓管员、保洁员本人提出劳动合同终止应提前15天提出申请，其他岗位员工提前30天提出申请，试用期员工提前3天提出申请，经审批后将离职申请交人事专员处存档。未按规定时间提前提出申请者，将扣除未达到规定期限期间的工资（如规定是提前30天提出，而该员工只提前了15天就要离职，则扣除15天的工资）或不批准其离职申请。2)自动离职：员工连续旷工3天时，由各部门负责人或门店店长以QQ、电话的形式通知行政人事部，以便行政人事部做离职原因调查、停办社保及思迅系统帐户，如因各部门及店长通知不及时造成的各项损失，由相关负责人承担。2.离职交接员工本人填写离职交接表——>接交人签字——>所在部门经理签字——>财务会计签字——>财务经理确认——>信息部签字——>行政人员签字——>行政人事部签字无论何种形式离职，都必须办理离职交接，并按以上流程办理完后方视为离职手续办理完成，具体办理事项如下：1)所有员工离职，接交人必须签字确认，并由门店店长、主管或部门经理确认交接是否完成及有无赔款，后勤员工及门店店长离职，还需附《员工交接清单》，注明交接物品明细和待办事项，经部门经理确认后方可办理其他离职手续。2)财务会计清查借支情况，并由经办人及财务经理签字确认。3)信息部确认IT器材移交完成，确认是交回信息部还是本部门留用（此栏只针对有使用IT设备的人员才签）。4)行政人员确认办公设备、用品、钥匙、等事项是否交接完成，宿舍的退出时间，工作服是否需要扣款及扣款金额。5)行政人事部收回工号牌、档案更新、思迅账号注销、社保停办、虚拟组织退出等。以上内容如交接不清，造成公司损失，将追究相关负责人责任。3.离职员工工资1)离职员工工资的核算截止日为最后工作日。2)员工办理完离职申请和离职交接后，于第二个月工资发放日（后勤员工15号，门店员工10号）发放工资。3)未办理完交接手续者将暂扣工资，离职（最后工作日后）时间超过15天，将不予以办理离职手续，工资也将停发。4)自动离职员工不发放任何工资。4.离职员工资料保管期限为2年。5.离职分析每月5日前，由招聘专员做上个月的离职分析，包括离职员工结构、离职原因等分析，并提出改进措施，使员工离职率控制在合理的范围内。第四条、员工档案管理流程一、目的为加强公司的员工档案管理，更好的保管和使用员工档案，特制订本管理规定。二、适用范围适用于全公司员工的档案保管、借阅和销毁。三、相关职责行政人事部负责对员工档案的保管。四、档案形式1.电子档案2.书面档案五、档案内容1.电子档案内容员工电子档案必须包含：员工姓名、部门、职务、工号、入职时间、性别、出生日期、文化程度、毕业院校、所学专业、身份证号码、现住地址、户籍地址、联系电话、社保办理情况、劳动合同到期日2.书面档案内容1)入职登记表2)身份证复印件3)照片4)学历及资格证明复印件5)劳动合同书6)社保确认书7)保密协议（根据岗位来定）8)入职确认单9)物品领用清单（后勤员工）10)担保书（根据岗位来定）11)健康证复印件（根据岗位来定）12)转正及异动资料13)年度考核表14)其他资料六、档案的存档时间及期限1.电子档案1)员工入职的第二周内录入前一周入职人员资料；2)员工信息发生变更时随时更新电子档案，如异动后的部门及岗位变动、员工的电话、现住地址变更等；3)员工离职后将员工电子资料剪贴至离职档案工作表，并注明离职日期，离职员工电子档案永久保存。2.书面档案1)员工入职后于每月30日前将上一个月的书面资料按员工工号顺序存入档案袋中并放入文件柜中；2)每月30日前整理当月的劳动合同、转正申请及异动申请等需存档资料，并将此资料放入员工档案袋中；3)员工离职后，于次月30日前将书面档案取出，放入离职员工档案袋，并在档案袋上写上离职人员姓名，离职员工档案保存期限为二年，超过保存期限的将会被销毁。七、档案的保管及借阅1.员工档案采用专人专管的形式，电子档案和书面档案由人事助理进行更新和保管。2.员工档案的借阅权限：员工档案属于机密文件，任何人不能私自调看员工档案，如确实有必要时，请按以下原则办理借阅手续：1)除总经理、行政人事经理可查看公司所有人员档案外，只有员工上司才有权利借阅所管辖员工的档案；2)需要借阅员工档案时，提供书面的《借阅申请》，经人力资源经理审批后方可借出，并于借阅申请上约定的时间内归还。第五条、员工保险、福利管理规定一、目的为了给员工营造一个良好的工作氛围，吸引人才，鼓励员工长期为公司服务并增强公司的凝聚力，促进公司的发展，特制定本制度。二、适用范围适用于全公司的所有员工。三、员工福利的类型1.员工社保2.交通、电话费补贴3.外派员工驻外补贴4.餐费补贴5.特殊岗位补贴（安全补贴、收银补贴、银行会计补贴、服装专管员补贴）6.带薪假7.意外伤害保险8.员工生日礼物9.节假日福利物资10.贺仪与奠仪11.各类培训12.员工活动四、各类福利标准1.员工社保公司定于转正后第二个月为员工办理基本社会保险，并承担公司应缴纳部分，个人应缴纳部分由公司代缴并从员工薪金中扣除。基本社会保险具体包括基本养老保险、基本医疗保险（包括大病互助）、失业保险、工伤保险、生育保险等项目。分配比例如下：项目比例。