南汀河发电分公司文档管理制度.docx

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目录1总则2 2文档的收集与积累3 3文档的整理4 4文档的归档4 5检验4南汀河发分公司文档管理制度1总则1.1对文档的形成、积累、鉴定、归档保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。1.2电子文档形成部门负责电子文档的积累、保管和整理工作。1.3纸质文档的管理由档案管理员负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。1.4文档存放时应认真填写《资料库结构及分类表》，明确存放位置、文档名称、编制部门、领导审批、收文人员、发布对象、创建时间、修编时间等。1.5为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。1.6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。1.7具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等一并归档。1.8纸质或其他载体形式的文档无电子版本时，则应扫描进行图象电子文档归档存放。2文档的收集与积累2.1收集范围。上级部门下发文件、分公司各种制度、规程及技术资料，日常记录等。2.2收集积累要求2.2.1保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。2.2.2在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。2.2.3用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。2.2.4用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。2.2.5用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。2.3收集、积累方法2.3.1及时按照要求制作电子文件备份。2.3.2每份电子文件均需在《资料库结构及分类表》中登记。2.3.3《资料库结构及分类表》应与电子文件的备份一同保存。3文档的整理3.1文档的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。3.2归档电子文件应填写《资料库结构及分类表》·。4文档的归档一经发布的文档必须立即进行归档。4.1归档要求4.1.1每年必须对所有电子文档进行一次刻录保存，一式两份，一份由电子文档形成部门保存，一份交由档案管理员保存。4.1.2存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、保管期限。4.1.3将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。4.1.4原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。4.1.5文档的移交与保管。文档归档后按移交至档案管理员，作为档案进行保管。5检验5.1档案管理员应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。5.2使用5.2.1使用时要遵守保密规定5.2.2使用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。5.3文档的销毁鉴定。5.3.1文档的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。5.3.2非保密文档可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。5.3.3统计档案管理员应及时按年度对文档的保管，利用等情况进行统计。