加强中小企业内部会计监督重要手段会计监督主要包括内部监督、社会监督和政府监督。内部监督是会计监督的基础,社会监督、政府监督是督促企业内部监督到位的保障。内部控制主要是从授权批准控制、会计记录控制、资产保护控制、等环节对企业加强的监管,这正是企业内部会计监督的重要切入点。
一、会计监督与内部控制的辩证关系新《会计法》非常重视会计监督在规范会计行为、提高会计信息质量方面的重要作用。它确立了内部监督、社会监督、政府监督三位一体的会计监督体系,为会计监督的有效实施提供了法律依据和保障。会计监督是会计的基本职能之一,也是《会计法》的重要内容。然而,要充分、有效地实施会计监督,并不容易,首先必须做好内部会计监督工作。实践证明:内部监督是会计监督的基础。社会监督、政府监督的目的是为了督促企业内部监督到位,保证企业内部采取的一系列相互联系、相互制约的制度和方法行之有效,使其资产安全完整,保证企业经营活动符合国家法律、法规和内部规章制度的要求,从而提高经营管理效率,防止舞弊,控制经营风险等等。
内部控制是指一单位内部的管理控制系统,即为保证单位经济活动正常进行所采取的一系列必要的管理措施。内部控制的基本结构主要由三方面构成:一是控制环境,指对建立和实施某项政策发生影响和各种因素,主要反映单位管理者和其他人员对控制的态度、认识和行动:二是会计系统,指单位为了汇总,分析、分类、记录、报告单位的业务活动,并保持对相关资产与负债的受托责任而建立的方法和程序。有效的会计系统应能做到经济业务的确认,计量、记录和报告的真实、完整;三是控制程序,指管理者所制定的方针和程序,用以保证达到一定的目的,例如批准授权、职责分工等。
可见,建立健全内部会计监督制度必须要抓住内部控制这个重要切入点。内部控制是以职责分工和适当授权为主要特征的,简言之,企业内任何一项业务不能由一个人单独操作,必须由两个以上个人来办理,而且经办人员只能在各自的职权范围内做出处理。这样就形成一个互相交叉、互相制约、互相检查的内部监督过程。内部控制应注意织结构控制,授权批准控制、会计记录控制、资产保护控制、员工责任质控制、预算管理控制和报告制度控制等环节。
二、中小企业内部控制缺陷的原因分析1.内部控制制度不健全。中小企业的内部控制制度不够全面,没有覆盖企业中所有部门和人员,没有渗透到企业各个业务领域和业操作系统。尤其在财务部门,小企业会计工作秩序混乱,核算不实而造成的会计信息失真现象极为严重。一些中小企业人为捏造会计数据、设置“小金库”、乱摊成本、隐瞒收入、虚报利润、恶意偷逃税款,为国家的宏观控制制造了相当多的麻烦。这些问题的出现,往往是由于单位缺乏最基本的内部会计控制所致。
2.中小企业管理者内部控制观念淡薄。管理者对内部控制的支持有助于预防虚报、漏报错误的发生。因为管理者的态度将影响到会计人员和其他部门的工作态度,如果管理者对内部控制重视,企业内的其他人就会感觉到这一点,职工就会认真履行其职责,遵守既定的控制制度,财务报告的差错就会减少。反之,如果管理者并不关心内部控制,并没有给予有效支持,那么员工就不会认真执行有关的内部控制制度。许多中小企业之所以管理混乱,就是因为这些管理者对内部控制很不重视,甚至自己随意破坏有关的内部控制。因此,管理者对内部控制制度的态度是决定内部控制是否有效的关键所在。
3.缺乏有效的监督机制。为了加强财务领域及其他领域的监督,我国已经形成了包括政府监督和社会监督在内的企业外部监督体系,但目前我国有很多企业监督评审还是依靠内部监督来实现。我国不少中小企业的财务状况缺乏透明度,也加大了在内部监督方面的难度,导致一些中小企业的业务经办人员、财会人员甚至领导干部利用监督不力的漏洞大量收受贿赂、大肆侵吞公款,利用虚假发票占用企业资金等等。这些都是由于目前我国中小企业缺乏有效的监督机制所造成的。
4.内部控制制度行为主体素质较低。中小企业财会部门工作人员的业务培训、思想教育工作滞后,由于会计人员业务能力低下,连正常的会计业务都处理不好,更谈不上对内部控制制度的运用了,加之一些中小企业领导人本人对会计法规、会计制度及会计准则均一窍不通,业务处理上独断专行,主观意识强、法律意识淡薄,客观上给企业内部控制制度的建立和完善起到了羁绊作用。
三、中小企业内部控制体系的主要内容中小企业的组织体系通常采用直线制结构进行垂直管理,管理跨度小,管理幅度窄。由于受规模、财力、人力等限制,中小型企业内部控制机构的设置和职责划分容易产生交叉重叠现象,影响企业的经营管理的需要,避繁就简、避虚务实,从经济性、实用性出发,注重实际运作控制。中小企业内部控制体系的主要内容主要包括以下几个方面:1.批准控制。批准控制是指某些经济业务发生之前,按照既定程序,对其正确性、合理性、合法性加以核准,并确定是否让其发生所进行的控制。由于中小型企业的例外经济业务较少,且无章可循,因此,对这些业务,必须采取特别批准方式,由高层管理人员直至厂长(经理),专门研究后做出决定。中小型企业的财务收支批准系内部控制的关键,可由各部门(小组)提出或计划,财会部门审核后报厂长(经理)批准。
2.会计控制。会计控制是指通过企业内部会计活动对经济业务实施的控制。为保证内部控制的有效性和可靠性,会计控制应具备以下内容:(1)恰当的岗位设置。为达到会计控制的目的,根据中小型企业的特点,会计核算宜采用集中核算的方式,即由会计机构统一办理。一般可设会计主管兼总账会计、明细账会计兼稽核、出纳三个岗位。(2)严密的凭证制度。主要有三项:一是设计合适的凭证格式及传递程序。二是所有凭证都要预先依次编号,以便查证。三是对所有凭证,无论是自制的还是外来的,在入账前必须经过认真审核,以保证每项经济业务入账的正确性及合法性。(3)合理的会计记录程序。为使会计控制顺利进行,可根据企业实际情况,建立一套合理的会计记录程序,包括凭证填制、传递、审核、账簿登记、报表编制等。(4)严格的日常核对制度。包括账证核对、账账核对、账表核对、账实核对等。
3.实物控制。实物包括企业的资产、物资以及会计资料等。实物控制是指为保护各种实物的安全完整,防止舞弊行为而进行的控制。主要包括限制接近、实物保护和实物清查。(1)限制接近。实物的限制接近是减少实物被盗或毁损机会、划分责任、保护实物实体的重要措施。实物接近要严格限制在经批准的人员范围内。根据各种实物的性质和管理特点,合理确定允许接近的人员,并对限制接近的遵守情况进行严格的检查监督。(2)实物保护。实物保护是指为使实物免遭盗窃、损伤及其他意外损害,确保实物的完整性而采取的各种措施。一般来说,应对各种安全防范措施定期检查,消除隐患,减少实物受损机会。(3)实物清查。结合企业自身特点,采用定期盘点或轮番盘点的方法,清查财产物资的实有数量,妥善处理盘盈盘亏,确保账实相符。
四、强化内部控制制度,加强中小企业内部会计监督第一,充分发挥内部监督的日常与全过程控制作用。事实上,企业内部会计监督有其独特的功能,与社会监督、政府监督不同,具有监督的日常性与全过程控制性的特点,是外部监督无法代替的。只有充分发挥的内部监督的日常性与全过程控制制作用,强化对经济活动的事前监督与过程控制,才能把出现的财经违纪和财务违规事项消灭在萌芽状态;才能经得起社会监督、政府监督的检查和考验。
第二,制订发布内部控制标准体系。没有统一的内部控制标准,很多单位面对内部控制制度将无所适从。为了加强和规范企业内部控制,提高企业经营管理水平和风险防范能力,促进企业可持续发展,维护社会主义市场经济秩序和社会公众利益,财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会于2008年5月22日以财会[2008]7号文件形式制定并发布的《企业内部控制基本规范》,标志着中国企业内部控制规范体系建设取得重大突破,是内控体系的最高层次,是推进内部控制建设的纲领性文件。
第三,推动内控制度实施环境的改善。内部控制制度的实施环境所包含的因素尽管很多,但改善和加强以下几方面工作是十分重要的:一是加在执法力度,提高全社会的守法意识,对于财会工作的违法行为要从严查处;二是深化改革,健全社会主义市场经济机制,把企业真正推向市场,在竞争中求生存、求发展、让那些在财会工作中弄虚作假、枉法无信者,失去包括融资能力在内的生存条件,迫使企业自觉地加强管理;三是切实落实推行现代企业制度的各项措施,完善法人治理结构,使企业经营者和相关的管理者的权力受到有效的制约和调控。
第四,运用强制和鼓励两种手段推动内控制度实施。内部控制制度建设不仅仅是单位内部的管理工作,也体现了社会性的要求。因此,对于保证会计信息质量的内部会计控制和保证单位履行国家法规政策职责的控制等规范性的控制标准,应视同国家统一的会计制度,作为一项规定动作强制执行;对于仅涉及单位内部管理方面的示范性控制标准,作为单位实施此类内部控制的参照标准,鼓励执行。
第五,提高财会人员素质。长期以来,无论是正规的学历教育还是继续在职教育,关于内部控制的内容都十分浅显,很不系统,财会人员缺乏内部控制知识,对推进内部控制制度建设是十分不利的、同时,会计人员面对内部控制制度建设不应是被动的、简单的执行,而是要发挥其主观能动性,制订和实行适合本单位特点的内部控制制度。因此,财政部门应将内部控制知识作为会计人员继续教育的必备内容,列人会计专业技术资格和注册会计师资格的考试内容,并引导和推动将内部控制知识列人高校会计教材,从而形成全方位的内部控制专业知识教学体系。
参考文献:1.姜宝山.高科技中小企业融资实务.中国经济出版社,20072.邢海俊.中小企业财务管理中存在的问题及对策.北方经济,2005。
