供电企业档案数字化管理的保障对策论文供电企业档案数字化管理的保障对策论文预读:摘要:摘要：档案作为一种智力资源对于电力企业十分重要,是促进电力企业发展的软实力.随着信息化社会的发展,档案管理呈现数字化、信息化的发展趋势.本文较深入地探讨了供电企业档案数字化管理中的常见问题及应对策略,对于提高供电企业档案管理水平具有一定的参考价值.关键词：档案数字化；企业档案管理；管理措施摘要：档案作为一种智力资源对于电力企业十分重要,是促进电力企业发展的软实力.随着信息化社会的发展,档案管理呈现数字化、信息化的发展趋势.本文较深入地探讨了供电企业档案数字化管理中的常见问题及应对策略,对于提高供电企业档案管理水平具有一定的参考价值.
关键词：档案数字化；企业档案管理；管理措施作者简介：曲久凤（1971-）,东北电力大学本科毕业,现在华能鹤岗发电有限公司任职1概述企业在信息化时代为增强市场竞争力,就应自觉根据信息时代有关要求、在激烈的市场竞争中采用信息化手段进行管理才能抢占先机.针对电力企业应紧跟自动化、智能化等发展趋势,尤其是在档案管理中也应紧跟时代需求,从而为促进企业发展提供更加有效的智力支持.但在电力企业实际工作中,因其特有的垄断地位使其在档案数字化管理方面的工作还存在一定的滞后性,尤其是受传统管理理念和管理模式影响,在管理创新方面还有待于不断提高.档案管理对于任何单位而言都属于一项重要的管理工作,档案管理系统不能孤立存在,是社会管理系统中不可或缺的重要组成部分.利用提供档案信息服务于社会实践.供电企业若要提高档案管理数字化水平,不只是采用信息化和智能化的管理手段,也要从管理理念、制度及机制等方面达到数字化要求,也就是供电企业档案管理在“硬件”和“软件”方面实现双重数字化.为切实提高供电企业档案数字化管理水平,就要加强档案数字化管理和安全保障措施,从而实现预期目标.
2供电企业档案数字化管理的有效措施一是供电企业应采用多种方式实现档案资源数字化.随着信息化的发展,档案一定会从传统的纸质载体向电子介质载体逐步转变,并利用网络对信息实现迅速而远距离的传输和共享.供电企业档案管理部门应采用有效措施使企业档案逐步实现数字化,构建企业档案数据库,科学合理地管理企业档案.在条件允许的情况下,在企业内部建立网络,允许各部门根据权限远程访问档案数据,不只是提高档案浏览速度,也能提高工作效率,进而实现共享并高效利用企业档案资源信息的效果.目前,供电企业拥有的档案资料数量庞大且载体各异,针对传统介质档案,可采用文字输入、扫描等方式进行信息化处理,并存储于已建立的档案数据库.在建设档案数字化系统方面,档案管理部门应树立全局意识,结合企业发展实际需要,对系统建设方案进行统一规划,对各部门的工作积极协调,利用最小的人员及财物获得最大效益.对企业档案资料完成数字化处理后,应妥善保护好原有的纸质档案资料,并且利用数字化的档案资料可随时查询到原始的档案资料.
二是供电企业应充分利用网络技术优势实现档案管理网络化.目前在工作生活中,网络技术已得到迅速普及应用,不管是传统的计算机网络还是移动手机网络,都使网络技术的优势得到充分发挥,供电企业档案管理利用网络技术实现网络化,能够最大限度地利用好档案资料信息.供电企业档案管理网络化应涵盖以下几方面内容：可实现远程登录、信息共享、信息传输及收发电子邮件等功能,可利用互联网迅速检索所需信息,利用网络信息查询档案数据库信息,利用网络阅读其它供电企业或有关企业信息,存储内容丰富的信息资源,以实现不同部门工作的实际需要,可采用多元化方式比如检索关键词、按照用户实际需求进行模糊查询等对档案信息进行搜索,并提供所需导航服务,利用档案使用者可迅速得到所需信息.
3供电企业档案数字化管理的安全保障措施档案完成数字化处理后,应保证档案安全妥善地保存,以免由于各种人为或意外因素而导致档案信息发生不必要的损失.
一是建立数字化档案安全管理制度并逐步以完善.制度约束可使有关工作人员不断提高的安全责任意识,供电企业对档案信息安全工作应设定专业岗位进行管理,并对管理规范和具体操作行为进行细化,或建立相应监督岗位,对档案信息安全相关事宜进行专门负责.对于重要档案信息应建立定期备份制度、信息安全预警及应急机制,而特别重要的档案信息不只应进行加密处理,还应禁止通过网络进行访问,以确保安全保密性.
二是加强物理环境和硬件环境安全性.物理隔离内外网环境,结合网络安全有关规定,不可将涉密的计算机信息系统与国际互联网或其它公共信息网采用直接或间接方式进行连接,一定要采取物理隔离方式进行严格管理.所以,针对档案部门内网与国际互联网应实现物理隔离,以免利用网络连接将不宜公开及涉密的内部档案信息泄露到公众网络.目前,多子网网关技术被认为是网络安全技术中一种最有效的防攻击技术.该技术将内部网络划分为多个不同安全级别的子网,实现内部中不同网段之间的物理隔离.从而有效防止某一个网段的安全问题传播到整个网络,在某种情况下,对于一些网络而言,部分局域网其中的某网段更受信任于另—个网段,或某网段的敏感性更高于另一个网段,将信任网段与不信任网段分别划分于不同网段中,就能够实现对局部网络安全问题影响全局网络安全的有消息限制.
三是提高系统安全性.应采用有效的防黑客扫描工具,对处于网络中的计算机设备定期进行扫描.若发现某设备存在黑客入侵情况或网络与系统结构发生变化,对发现的危险信号应及时进行报警,并采取有效措施对发现错误进行纠正,对档案网络安全策略进行相应调整.对档案网络信息采取安全审计方法,相应日志应自动形成,并对档案网络运行情况进行详细记录.此外,档案系统应具有消息监听功能,监听局域网客户端、服务器及其它网络设备可能存在的病毒,一旦发现可进行自动查杀局域网内全部设备的病毒.而且,还要采取措施设置跟踪机制,以追溯档案信息、数据来源.若发现存在网络攻击行为,档案系统应具有及时报警,并自动执行有关网络安全策略.比如将有关服务关闭、对物理线路切断连接等,从而确保档案数据及信息具有良好的可靠性.
4结论据原创论文数据统计分析,综上所述,随着信息化时代的发展,档案数字化管理对于供电企业而言是与时代发展相符的,企业应积极应对信息化技术的挑战,逐步完善档案的数字化管理模式,以适应信息化社会的需要.所以,供电企业应加强数字化档案管理工作,企业高管更应对此项工作家中时,并提供相应支持,进而提高供电企业档案管理的数字化水平.
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