关于完善企业存货管理内部控制审计的探讨.doc

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关于完善企业存货管理内部控制审计的探讨存货对于生产制造业、贸易业等行业十分重要。通常情况下，存货对企业经营特点的反映能力强于其他资产项目。因此，存货的重大错报对于企业的财务状况和经营成果都会产生直接影响。存货管理是企业日常经营活动中最为普遍、重要而且复杂的问题，审计中许多复杂和重大的问题也都与存货相关。正是由于存货对于企业的重要性，存货问题的复杂性以及存货与其他项目密切的关联性，要求注册会计师对存货项目的审计予以特别的关注。鉴于企业对于自身存货的管理都设计并执行了一系列的内部控制政策和程序来防止存货的重大错报以及会计师事务所风险导向型审计思路的逐步树立，注册会计师对于企业存货管理内部控制的审计越来越凸显出了它在全部内控审计中的重要性。以下从原材料、产成品验收入库、仓库日常管理、存货领用发出、存货的盘点、存货处置及跌价准备计提五方面探讨存货管理内部控制审计的几个问题。一、原材料、产成品验收入库被审计企业在原材料、产成品验收入库中的内部控制包括：外购原材料或产成品入库时，质量检验员检查并签发预先按顺序编号的原材料、产成品验收单，送交仓库，库管员将外购原材料的验收，合同、发票等原始单据与实物进行核对，对入库原材料的数量和质量进行查验；检查产成品验收单，并清点产成品数量，填写预先顺序编号的原材料、产成品入库单经质检经理、仓储经理签字确认后，由仓库管理员将原材料、产成品入库单信息输入计算机系统，计算机系统自动更新原材料、产成品明细台账。注册会计师内部控制审计中实施的控制测试包括：抽取原材料（产成品）入库单、验收单并检查产品名称、数量、规格等输入信息是否准确，检查企业的检验报告是否完善，单据是否均连续编号以及验收单是否经过库管员、原材料供应商的签字确认。这里还需要重点检查的一项内容即是被审计企业是否建立了明文的相关管理制度并照章执行，如《原材料验收管理规定》、《产品出入库管理规定》等，注册会计师在执行检查程序时，还应检查企业是否明确建立了相关的退货管理制度，即明确退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等事宜，并检查企业在与供应商签订的采购合同中是否具备明确的退货条款，并规范了及时收回退货货款等退货事宜。如果被审计企业未建立相关退货管理制度，则表明企业在存货验收入库方面的内部控制设计存在缺陷。二、仓库日常管理被审计企业在仓库的日常管理中，库管员负有对货物整齐摆放、准确收发，并执行日常检查程序的责任，及时发现隐患、毁损、积压等异常情况并上报，并根据存货的性质、特点，采取适当的存货仓储保管方法，同时执行严密的存货仓储监管程序。存货仓储保管方法不适当、监管不严密，可能导致损坏变质、价值贬损、资源浪费。这里注册会计师在审计企业仓库的日常管理方面除了执行常规的检查程序，如，检查是否制定《产品仓储管理办法》及落实执行情况，检查已签订的《仓储协议书》条款是否完善明确等。这里还要强调的是，注册会计师还应通过穿行测试核实，企业存货在不同仓库之间流动时是否办理正常的出入库手续；企业是否为本企业的存货投保了恰当的商业保险等。如果有欠缺，则说明企业仓库日常管理方面的内部控制存在缺陷。三、存货的领用发出被审计企业对于存货领用发出设计的内控程序包括：产成品出库时，由仓库管理员填写预先顺序编号的出库单，并将产成品出库单信息输入计算机系统，经仓储经理复核并签字确认后，计算机系统自动更新产成品明细台账并与发运通知单编号核对；产成品装运发出前，由运输经理独立检查出库单、销售订购单和发运通知单，确定从仓库提取的商品附有经批准的销售订购单，并且，所提取商品的内容与销售订购单一致。这里注册会计师在实施控制测试时应当：抽取发运通知单、出库单并检查是否一致；抽取发运单和相关销售订购单，检查内容是否一致，除执行这些常规检查程序外，为避免存货领用发出审核不严，注册会计师应重点检查，原材料领用，产成品出库的相关单据如出库单、发运单等是否经仓储部门，销售部门经理的审批签字，如果没有审核签字，则说明被审计企业存货领用和发出内部控制程序存在重大缺陷。四、存货的盘点及跌价准备的计提被审计单位与存货盘点相关的内部控制通常包括：制定合理的存货盘点计划，确定合理的存货盘点程序，配备相应的监督人员，对存货进行独立的内部验证，将盘点结果与永续存货记录进行独立的调节，对盘点表和盘点标签进行充分控制。具体来说，盘点工作由综合管理部门牵头组织，定期或不定期地发布盘点通知，库管部门人员执行具体盘点工作，财务人员全程参与监督，存货的质量、形态、数量、规格等信息均详细记录，最终编制存货盘点表，并由库管员、财务人员和企业或部门负责人在盘点表上分别签字确认。针对被审计企业设计的存货盘点的内控程序，注册会计师除在企业存货盘点现场实施监盘，还应重点检查企业是否建立了《存货盘点清查制度》并严格落实执行；盘点周期，盘点流程是否合理；注册会计师还应抽查被审计企业的盘点清查报告或盘点表单等，并检查是否经适当层次部门负责人复核签字，另外，盘点清查中发现的存货盘盈、盘亏、毁损、闲置以及需要报废的存货，是否按照规定权限批准处置，并进行了正确的账务处理。如果被审计企业未进行存货定期清查和减值分析，未按照规定计提存货跌价准备，不仅表明该企业存货内控存在缺陷，也会导致存货资产的计价不准确，影响财务报告的准确性。鉴于此，注册会计师应检查企业是否建立明文的《存货跌价管理办法》，并抽查财务部门的跌价评估报告，同时检查是否进行了正确的账务处理。具体审计程序应从被审计企业的全部存货大类中分别选取1-2个存货项目实施控制测试。五、存货处置管理被审计企业存货面临的减值风险较多，如毁损变质、陈旧过时、市场行情下跌，等等，为了保证存货资产的安全性、完整性及准确性，及时、准确地反映存货资产的结存及利用状况，必须对存货面临的这些风险及时预警。企业通常的内部控制流程设计包括：存货管理或所属相关部门通过定期的存货清查和减值分析，并按照规定，对上市公司和大型企业计提存货跌价准备，对中小企业来说，及时处置这些面临跌价风险的存货，使之经过适当的申请与审批、处置后，库管部门与财务部门及时登记、准确入账。只有通过这样的内控流程，才能准确反映企业存货的真实数量与价值，从而确保企业存货资产账实相符，安全、准确和完整。这里，注册会计师在执行内控审计的穿行测试或控制测试中除了检查被审计企业是否明文制定了《不合格品控制程序》，还应重点检查存货报废处置的责任划分是否明确、审批是否到位，即检查各部门责任人的审核签字是否完整。存货管理的内部控制在贸易行业以及生产制造业的全部内部控制中占有举足轻重的地位。鉴于此，注册会计师针对存货管理的内部控制审计在全部内控审计中也占有非常重要的地位。存货管理的控制点多，涉及的部门也较多，只有所有涉及的部门通力协作，各个控制环节把好设计关和运行关才有可能科学有效地管理好存货。因此，针对被审计企业存货管理的内控审计也需要同时针对存货管理内部控制程序的设计和运行分别执行穿行测试或控制测试，才能最终从企业存货管理的设计是否合理和运行是否有效两方面得出全面的审计结论。（作者单位：上会会计师事务所（特殊普通合伙）大连分所）。