“实物档案”不是档案家族的新成员公共管理论文.doc

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“实物档案”不是档案家族的新成员_公共管理论文摘要：实物档案是指一个单位在各种活动中形成或接受的以实物为载体的，反映单位活动并具有保存价值的历史记录。关于实物档案是否具有科学性一直存在一定的争议，本文即针对这个问题展开分析。

关键词：实物档案档案管理一、引语实物档案是指各个单位在各种活动中形成或接受的以实物为载体的，反映每个单位活动并具有保存价值的历史记录。凡是各个单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围，实物档案归档范围主要包括了单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等；各个单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等；各个单位外事活动中获赠的纪念品、礼品，以及其它有重要保存利用价值的实物。实物档案到底属于不属于档案至今仍然存在着一定的争议，笔者认为应该具体情况具体分析与对待，做好档案管理工作。

二、关于“实物档案”的争论与观点有关“实物档案”的探讨由来已久。但主要集中在上世纪90年代。综观各种观点．主要观点不外乎以下三种。

第一是“反对说”，对“实物档案”从概念的提出到实践中的做法均持疑问态度，甚至持全盘否定意见。

第二是“赞成说”，即认为考察实物是否档案，既不应从“过去”的档案范围中去考察，也不应从“未来”设想的档案范围中去考察，而应从“现在”档案的实践过程中去考察。当今一定范围内的实物已进入了部分档案馆(室)。这部分实物具有全宗性、凭证性(记录性)和展示性(教育性)的实效功能。而实物、档案、文物之同是存在普遍的联系。

第三是“折衷说”，即认为“实物档案”的提法欠妥，实物档案不是档案，但理论上的不成立，并不妨碍实践中档案部门适当地收一些实物。实物档案不是档案，如同机器人不是人一样。所谓“实物档案”说到底是具备了某些档案性质的实物．这一实物除了它具有档案的原始性和记录性以外，还具有档案的—个性质，这就是便于保管性。档案是以文字、图表、声像的形式出现的，便于保管是无疑的。

依笔者之见，上述观点中的第三种比较切合实际情况。“实物档案”的提法在逻辑上确有问题，档案部门在开展档案收集工作中，也有一个分清主次。与图书、文物部门展开错位竞争，着重加强以文书档案和声像档案为主的档案资源建设的问题。笔者以为，在谈论档案资源建设时，用“实物”的概念比之“实物档案”的概念更加合理。

三、加强实物档案作为文物的整理与收藏工作档案为文，文物在物，因此实物档案不应该作为档案家族的一员来看待，而应该归属到文物的收藏当中，以文物的保管收藏标准来处理。实物档案整理原则是按照实物自然形成规律及其制成材料不同的特点，保持实物档案的历史联系，并区别不同制成材料形成的特点和不同保存价值，便于保管和利用。具体来说，实物档案整理原则有以下三点：1、实物档案归档应遵循收集齐全完整的原则凡是本单位公务活动中形成或接受的奖状、证书、锦旗、奖杯、奖牌、奖章等实物档案均应收集齐全完整，整理归档。

2、分类科学标准一致根据本单位实物档案的制成材料和数量,进行科学的分类，全宗内应保持分类的一致性。实物档案的分类要根据其形成规律和特点合理分类，一般按其制成材料和载体类型分为：奖状、荣誉证书类，奖杯、奖牌、锦旗类，题词、贺信、字画类，印章类，纪念品类。

3、保管期限划分准确省（市）部级以上单位颁发或授予的各种荣誉实物档案，列为永久保管；区级及区级以下单位授予的各种荣誉实物档案列为长期保管；其它类实物档案应参照以上所述根据其不同价值确定保管期限。

4、实物档案管理人员要提高对自身的工作要求实物档案管理人员要不断提高对自身工作的要求和标准，其中分管实物档案工作的各部门分管人要充分重视本部门的实物档案工作，并将实物档案工作纳入本部门工作计划。还要加强与上级档案部门联系，共同做好业务指导、检查工作，保证归档案卷的质量。与此同时，实物档案管理部门要认真贯彻执行国家有关档案工作的政策、法规，制定和完善实物档案工作的各项管理制度；要负责实物档案的征集、整理、编目、保管、鉴定和利用等工作，并编制检索工具；要负责实物档案的库藏和利用等情况的统计、分析工作；要积极开发实物档案信息资源，并做好利用效果反馈信息的收集和分析工作，充分发挥其社会效益和经济效益；要切实做好实物档案的安全、保护工作，对破损档案即使修复；最后还要负责编制实物档案计算机辅助管理的实施方案，做好计算机管理工作。

四、结语当前对实物档案的定位问题已经成为一个行业内热议的问题，笔者认为，实物档案不应该归属到档案范畴内，而应该考虑归属为文物范围。首先来讲，档案作为一种文献形态的信息，本身已经从实物状态中分离出来，可以方便的进行广泛交流，且存储非常方便，而实物属于客观存在的实体，属于直接信息范畴，不便于存储和传播交流；其次，我国档案馆（室）也保存着一定的实物，其中相当一部分是与档案有密切联系的，除此以外是一些有意义的纪念品等等，或者是一些接受委托加以保管的实物，这些物品暂时还不能被定义为“实物档案”；最后，鉴于档案内容属于抽象思维，具有一定的使用价值，而属于形象思维范畴的文物则具有审美价值，因而两者有着鲜明的差别，所以实物档案不应当归属为档案家族。◆参考文献：[1]郭东升.论实物档案的形成与收集[J].上海档案,2007,(07).

[2]王巍.谈谈“实物档案”问题[J].档案时空,2008,(04).