企业公司制度文件---国外物资采购执行流程.docx

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XX集团项目国外物资采购执行流程1.专业术语说明■采购申请：英文全称Purchase Requisition,®称PR,业务名称指采购计划。采购申请是内部的采购需求文件，确定了采购的物料，数量和交货时间。可以由用户直接创建或通过MRP运行自动产生，采购申请可以被转为采购订单进行对外采购。采购申请是内部需求到外部采购订单之间的桥梁。■采购订单：英文全称Purchase Order,简称P0°指向供应商下达的具有法律效应的正式单据,是系统采购模块的重要单据之一。采购订单包含抬头和行项目，抬头信息包括供应商、采购组织、采购组等对整张订单生效的信息，行项目包含采购商品的明细，包括采购商品代码、采购数量、价格、收货的地点和库存地等。一张采购订单可以包含任意多的行项目。■价格条件：指用于确定采购定价方案的条件类型，不同价格条件类型对应不同的费用类别。■清关：清关(Customs Clearance)即结关，是指进出口或转运货物出入一国关境时，依照各项法律法规和规定应当履行的手续。清关只有在履行各项义务，办理海关申报、查验、征税、放行等手续后，货物才能放行，货主或申报人才能提货。2.流程总体概述本流程描述了国外物资采购主管根据物资采购计划执行国外物资采购的全过程，用丁•规范国外物资采购执行过程。包含物资需求计划的提报，采购计划的分配，合同的签订评审，创建采购订单，清关等主要步骤。3.流程设计原则流程目的本流程用于规范国外物资采购的执行过程适用范围组织范围：XXXX股份有限公司业务范围：适用于XX特玻国外物资的采购流程涉及部门岗位营销部/业务经理供应商管理部/统计员采购部/采购主管供应商管理部/部长物控部/保管员供应商/业务员主要管控点1.接到审核过后的采购计划及时分配，及时转为采购订单2.采购部采购员下达采购订单时必须核查供应商计划交货时间、价格的准确性并及时将采购订单送达供应商涉及其它业务流程U0BE-MM-IM-001采购计划编制流程》U0BE-MM-IM-002生产性物资入库流程》U0BE-MM-IM-003非生产性物资入库流程》注意事项/备注对于下达采购订单时系统反馈无采购价格的物料反馈供应商管理部维护采购信息记录库存管理的物料税码维护J0,关税、港口建设费、增值税在系统中不进行维护，发票对应采购订单，财务部在系统中添加校验发票流程负责部门采购部4.流程详细描述部门/岗位一|>流程描述输入输出营销部/业务经理05进门玻管计划审批营销部业务经理通过OA提报进口玻管采购计划进行审批，审批通过转入步骤15接收采购申请N/A采购计划明细表供应商管理部/统计员10分配采购计划该步骤承接《采购计划编制流程》，统计员接收物控部提报并审核通过的采购计划并导入系统OA:采购计划采购申请采购部/国外物资采购主管15接收采购申请采购部国外物资采购主管接收采购申请，来源有两个（1.营销提报的进口玻管采购计划2.统计员导入系统中的采购申请）N/AN/A采购部/国外物资采购主管20合同评审国外采购主管根据公司管理规定发起合同评审N/A0A：合同评审表采购部/国外物资采购主管25创建采购订单采购主管根据采购计划创建采购订单，并在价格条件中维护预提的交货成本N/A•采购订单采购部/国外物资采购主管30判断是否需要订单审批系统根据订单类别判断是否需要订单审批，如果是通知供应商管理部审批转入步骤40N/AN/A审核，如果否则转入步骤35发送采购订单采购部/采购主管35发送采购订单采购主管通过邮件或传真等方式发送采购订单给供应商，并跟踪物资采购状况。

N/AN/A供应商管理部/部长40针对采购员创建的不做库存管理物料的采购订单的价格进行审核，如果通过转入步骤35发送采购订单，如果不通过转入步骤25创建采购订单N/AN/A供应商/业务员45接收采购订单供应商接收采购订单，根据订单需求送货。

N/AN/A采购部/采购主管50清关采购物资到达国内码头后，采购物资主管办理清关手续，后续承接《生产性物资入库流程》或《非生产性物资入库流程》N/AN/A 5.差异分析与变革管理5.1现状■采购附加成本：港曰建设费、关税、运输费用在下订单时无法对应到相应的供应商。■目前采购主管维护订单工作量大，操作繁琐。采购入库申请单不能够及时在系统中生成，物控部保管员无法系统中办理入库手续。■订单价格需要每次逐个审核确认，准确率无法全部保证，效率低下。5.2变革■系统根据所有可用货源控制采购，不合格货源不能分配进行采购。■采购订单中可以指定、控制收货容差限制。■系统设定采购静态数据如采购批量、安全库存、最小包装量，MRP将综合考虑需求制定合理的采购计划。■采购订单对附加采购业务，如运输、进口业务等附加供应商业务，进行统一管理及费用预提，规避成本异常风险。6.相应制度•梳理支持流程运行的管理制度《LN15378/PD7.4-02采购控制程序》•系统运行管理要求：1.进口物资采购主管系统内创建采购订单，如涉及到采购订单的审批，应及时通知供应商管理部业务主管进行订单审批，以免影响采购进度。2.进口物资采购主管在维护采购订单是应准确预估附加交货成本金额，尽量减少与实际价格差异，以免影响存货成本。7.涉及的单据和报表表单名称描述关键字段生成工具*使用频率采购订单指向供应商下达的具有法律效应的正式单据供应商、物料编码、采购数量、价格、交期EXCEL随时*可能的生成工具包括：Form、EXCEL、电子邮件、手工等报表名称描述关键字段报表工具*使用频率采购凭证清单用于显示采购订单的明细信息，可按供应商、物料、物料组、订单编号分类显示采购订单号、供应商、物料编码、数量、日期、物料组标准报表随时采购订单执行全程跟踪表主要用于对订单执行过程进行监控，涵盖订单的数量、交期、入库、发票、付款等信息采购订单号、物料编码、物料名称、数量、价格、交期、入库数量、入库金额、发票数量、发票金额ABAP随时*可能的报表工具包括:标准报表、ABAP、Excel 8.其他参考文档《LN15378/PD7.4-02采购控制程序》。