档案保密工作在档案管理中的重要性管理科学论文.doc

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档案保密工作在档案管理中的重要性_管理科学论文摘要：本文主要从档案管理人员的职责、档案库房管理中的保密工作、做好档案的保管期限与保密期限的区分工作三方面论述如何做好档案保管过程中的保密工作，此外由做好档案开放中的保密工作、正确处理好档案保密与利用的关系、档案利用中的监督工作等方面具体阐述了如何胜任档案利用过程中的保密工作。关键词：档案保管档案库房保密期限档案利用档案部门的主要职能是承担国家档案资源建设和提供档案资源利用服务，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用服务的工作是履行这两大职能的重要基础。每一个步骤和细节都必须按章行事，不可略有差池。而今，档案开放利用不断的深入，档案的保密工作经受着巨大的考验，工作难度也不断增大，如何迎难而上，建立健全各项档案管理制度，增强法制意识，既做好档案保密工作又能使档案更好地为经济和社会的发展提供服务，下面就档案保管利用中的保密工作，谈谈自己的几点看法与大家探讨。1做好档案保管过程中的保密工作1.1档案管理人员的职责档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的所在。采用一定的管理方式和技术手段对档案资料进行科学管理与保护，使档案资料有效地延长寿命，也是档案工作者的职责所在。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，更好的为社会提供方便、快捷的服务，为档案工作提供物质基础。1.2档案库房管理中的保密工作档案库房是档案保护技术中的重要组成部分，是保护档案的主要场所。按照国家有关规定档案库房应单独兴建，但是有的单位不具备这个条件，将库房附设在机关办公楼内，这就应该注意，不是任何一间办公室都可以用作档案库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。档案管理部门必须逐步强化规范管理，加强检查监督，明确责任，依法管理，做到有章可循，有法必依，逐步创建起一个与知识经济发展相适应的知识型档案库房管理工作体系。1.3做好档案的保管期限与保密期限的区分工作首先，要遵守确定保管期限原则。要正确分析和鉴别档案内容的历史作用和现实作用，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面考量以确定档案的保存价值，来准确地判定档案的保管期限。此外，保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内设定的，如被泄露，将对国家的安全和利益造成危害，该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，具有产生法律效力的时限。2做好档案利用工作开发利用档案信息是充分发挥其用利用和价值的重要手段，档案存在的价值最终在于利用。及时有效地将档案信息开发出来，更好地为经济建设和社会发展服务，这是档案开放利用工作的重要内容和工作目标，因此，加强档案的利用管理特别重要。2.1档案利用中的保密工作建立完善的档案使用制度。在档案利用工作管理中，除建立一般的规章制度如阅览制度、外借制度、复制制度外，还应根据实际情况，对不同需求利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。档案使用权限的审核。一是初审，档案管理人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高业务能力的人员，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。2.2正确处理好档案保密与利用的关系档案是信息的密集体，网络是信息的高速公路。档案信息作为现代信息的重要来源与其它信息源比，区别在于档案信息的原始性、可靠性和凭证性。在所有信息源中，档案信息最具有权威性。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。2.3做好档案利用中的监督工作档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。在档案利用工作管理中，要根据不同的利用对象的不同目的，加强监督、监护。有条件的档案馆室可以安装摄像监视器，防止偷撕或涂改档案。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。档案保密工作是单位发展建设的重要保证，档案部门保密工作制度应根据本单位实际情况来制定，原则上应遵循国家有关档案保密、信息管理方面的政策、法制法规的指导建立健全相应的机构，并开展工作，制定出档案保密工作安全的原则、方针、策略和措施，要详细实用，应对管理人员提出具体要求，并严格执行。确保信息畅通无阻，安全有效，为档案建设做出贡献。参考文献：1.薜四新，《档案馆信息化与档案管理变革》，机械工业出版社，2008。2.洪漪，《档案管理原理与方法》，武汉大学出版社，1996。3.霍振礼、王恩汉，《现代科技档案管理》，国防工业出版社，1995。4.李昌宗、周益华，《档案馆管理》，武汉大学出版社，2002。5.周晓英，《档案信息论》，中国人民大学出版社，2000。6.楼淑君、钟小安，《档案管理实务》，重庆大学出版社，2010。7.汪溢、赵莹，《文书与档案管理》，北京大学出版社，2010。