有限公司办公设施管理程序.doc

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办公设施管理程序一、办公设施分类办公设备：包括电脑、打印机、复印件、传真机、服务器、软件、等物品。办公家具：包括办公桌椅、会议桌、洽谈台、文件柜等物品。二、办公设施采购（一）办公设施的采购，由管理部统一购买。每年年未由各部门提出下一年度购买需求，提交管理部汇总并编制下一年度办公设施购置计划和预算，经财务部复核、总经理审核后，报社长审议。（二）根据年度办公设施购置计划，由使用部门提出书面报告，经管理部与财务部会审，报总经理批准后，归口管理部购置。计划外的办公设施购置，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由，并报社长批准后实施。（三）购置、建造单项价值在5万元以上或总价值在20万元以上办公设施时，必须按招标方式进行，并报总部备案。三、办公设施的管理（一）办公设施编号1、办公设施实行编号管理，由管理部会同财务部，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。2、编号办法：编号形式为：公司英文标识+分类符号+计算机代码。①办公设备编号（****-YP-XXX；包括：电脑，打印机，软件，服务器,传真机等物品）。②办公家具编号（****-JJ-XXX；包括：办公桌椅，会议台，洽谈台,文件柜等物品）。（二）办公设施标牌制作1、定制统一的办公设施牌，标牌的内容包括：公司英文标识+分类符号+计算机代码。2、标牌的材料为即时贴，由管理部会同财务部在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。四、办公设施的异动管理（一）办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经管理部与财务部会审，由经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。（二）办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，经管理部与财务部会审，报总经理批准后实施。（三）按规定程序发生的办公设施异动，管理部应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写《办公设施异动通知单》，财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。（四）涉及办理产权登记的办公设施，由管理部负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。五、办公设施的维修由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修申请单》，经管理部与财务部会审，500元以下维修费用，报总经理批准；500元以上报总经理批准。六、重大办公设施的原始发票复印件由行政部负责妥善保存，做好登记帐，如经批准用于抵押需提交原始发票时，应留复印件保存，并做好相应的辅助登记帐，注明抵押合同号、抵押事项、抵押期限、债权人、经办人、批准文件等主要内容，到期办妥相关手续后，及时收回原始发票专门保管。七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。八、管理部与财务部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的，应查明原因，并在次月15日前，将办公设施清理情况专题报告公司领导，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。第二节电脑管理一、日常管理（一）公司办公电脑的安装、调试、维护、保养、管理由公司行政部指定专人负责。（二）公司电脑由各使用人负责保管。二、使用需求申请（一）硬件需求由使用人所在部门提出申请，送行政部做出计划，经理审核，费用在500元以下报财务经理批准，500元以上报总经理批准。（二）软件需求由使用人根据工作、业务需要提出申请，由所在部门送管理部做出方案，由管理部经理审核，费用在3000元以下由报总经理批准，费用在3000元以上报社长备案。重大项目按招、投标方式进行。三、注意事项（一）公司员工应妥善设置和保管好开机密码，不得将密码，特别是财务软件使用密码泄露他人。（二）尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文，确需打印的资料，应妥善保存，不得无序摆放。（三）不得在办公电脑上玩游戏，未经批准，不得将外来盘插入电脑使用。（四）个人笔记本电脑的硬盘不得存储涉及公司机密的文件，凡机密文件出差时用软盘（或其他存储器）存储，并妥善保管。（五）不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。四、违则公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式报公司领导，视原因酌情处理。第三节复印机管理一、复印机机统一由行政部负责管理。二、复印机使用完毕后，应按“清除”按扭，将复印机恢复至初始状态，复印无效的文件应立即销毁。三、复印资料注意节约纸张，避免浪费。第四节传真机管理一、传真机统一由行政部负责管理，并指定专人负责公司传真接收。二、每一份收到的传真件都要按接收的部门或个人在管理部进行编号、登记,重要传真件须复印一份在管理部存档,原件由管理部及时通知有关部门或个人领取。三、每一份发出的传真件都要按发出的部门或个人在行政部进行编号、登记后才能发出，重要传真件须复印一份交管理部存档。四、严禁使用传真机打电话。五、无关人员无故不要进入传真区域,更不准擅自翻阅甚至取拿传真件。六、不得传真私人资料和未经批准手续先行发出传真。七、传真机的使用注意事项（不得把下列稿件传入传真机）1、涂改液未干或稿件有涂层；2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲；3、破裂的稿件或稿件过厚；4、炭纸或背面有炭的稿件。编制人:审核人:实施日期:。