行政公文写作讲稿ZH.doc

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第八章行政公文主讲人：**[案例]陈刚大学毕业后经双向选择就职于一大型国营集团公司，十年奋斗，他获得了整个企业上下的一致认可。今天，他又胸有成竹地走进了公务员的面试现场。主考官宣布，面试采用“公文筐测验”进行。该方法要求应试者在规定时间内对各种与特定领导工作有关的文件、报表、信件、电话记录等公文进行处理。陈刚抽到的题是这样的：1、××省政府根据全国人大召开《关于开展全民义务植树造林运动的决议》的会议精神，给各地市、区、县人民政府发一份通知，要求作好今年的植树造林工作。2、×县人民政府因树苗不足而发生经费困难，请以×县人民政府之名向上级主管部门写一份请示，请求上级主管部门增拨经费。3、上级主管部门接到×县人民政府请示后，能否批准其提出的要求？请你代上级主管部门给×县人民政府写一份批复。如果你是陈钢，该如何去行文呢？[分析]根据题目要求，需写三篇行政公文：通知、请示、批复。当然公文除了以上三种外，还有命令、决定、公告、通告、通报、议案、报告、意见、函、会议纪要，共十三种。要知道他们的写法，首先就必须了解公文的格式及各类不同公文的特点。[知识要点]一、有关格式的基本规定行政公文和党的公文都非常重视行文的格式。《国家行政机关公文处理办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”《中国共产党机关公文处理条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”这些基本格式当有者必须具备，不当有者不得出现(如密级和紧急程度，就不是每份文件必需的)。而且每一格式项目在正式公文中出现的位置和形式，也都有严格的规定。二、公文格式详解(一)版头版头(在《条例》中称为版头，在《办法》中称为“发文机关标识”)就是我们通常所说的“红头”。它一般由发文机关名称加“文件”两字组成，也可以只有机关名称不加“文件”二字，党的公文还可以由发文机关名称后加括号标明文种组成。版头用套红大字居中印在公文首页上部。版头这一格式项目需要特别注意的问题还有：发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。几个机关联合发文，属于行政公文的，要把参与发文的机关都排上，主办机关排列在前，其它机关依次在下方整齐对应排列。机关名称后的“文件”二字居纵向中央。党的公文在联合发文时，版头可采取同样的形式，也可以只列主办机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。(二)份号份号是公文印制份数的顺序号，行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。份号是用自动号码印刷机印刷的，每一份公文的份号都不一样，这在秘密公文的管理过程中有重要意义。份号的位置在公文首页版心的左上角。(三)秘密等级秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”级别最高，“机密”次之，“秘密”又次。如无保密内容，不得标注此项，以免给工作增添麻烦。密级标注在公文首页版心右上角。有关保密的法规还要求公文在密级后面标明时限，超过时限将自动解除秘密。(四)紧急程度对于事关重大、需要紧急传递和办理的公文，应标明紧急程度，以便跟一般公文区分开来。紧急程度分为两级，行政公文分别叫做“特急”、“急件”，党的公文分别叫做“特急”、“加急”。不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。紧急程度的标注一般也在首页右上角，跟秘密等级上下排列，居秘密等级下方。。紧急电报的分级与一般公文有所不同，行政公文要求以三级标示：“特急”、“加急”、“平急”；党的公文要求以四级标示：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(五)发文字号发文字号是公文的一个重要项目，位于版头的正下方，文头部分与正文部分的间隔横线的正上方。党的公文也可标在版头的左下方。发文字号有固定的模式：由发文机关代字、年份(发文年度)、序号(发文顺序号)三部分组成。机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如：“国发”是国务院的机关代字；“中发”是中共中央的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字。陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”，四川省人民政府的机关代字是“川府”，根据代字可以看出发文的是什么机关。年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号，例如：〔1999〕。不得用圆括号或别的括号。序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令(令)外，其它公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。发文字号是引用和查找公文时的重要依据，正规公文一般都要有发文字号，其组合方式也要按《办法》和《条例》的规定执行。(六)签发人《办法》规定：“上行文应当注明签发人，会签人姓名。”《条例》规定：“上报公文应当在发文字号右侧标注‘签发人’，在‘签发人’后面标签发人姓名。”“签发人”一项的具体位置，行政公文跟党的公文一样，标在“红头”下方右侧，也就是发文字号右边。公文的签发也有严格的规定。行政公文“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。”党的公文“须经本机关领导人审批签发。重要公文应当由机关主要领导人签发。联合发文，须经所有联署公文的领导人会签。党委办公厅(室)根据党委授权发布的公文，由被授权者签发或者按照有关规定签发。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。若圈阅，则视为同意。”以上各项格式项目，均属于文头部分，位于首页的间隔横线之上。(七)公文标题公文标题位于间隔横线下方，居中排列，字号大于正文。公文标题由发文机关名称、公文主要内容、文种组成。例如，在《国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知》这一标题中，“国务院办公厅”是发文机关名称，“关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员”是主要内容，“通知”是文种。发文机关名称根据情况可以省略，如人事部、教育部、国家语言文字工作委员会联合下发的《关于开展国家公务员普通话培训的通知》，标题中就省略了发文机关名称。国务院办公厅的《办法》要求：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容”，中央办公厅的《条例》则将主要内容称为“公文主题”，这里的“主题”不是中心思想的意思，而是指中心事件、主要问题，实际上就是主要内容。在实际工作中，公文标题中的主要内容这一项又被称为“事由”、“摘由”。概括主要内容是公文标题拟定的关键，也是写作中技术性最强的一环。以下三种情况要尽力防止：不明确。标题中的主要内容部分意义含混，令人不知所云。例如《关于尽快修复三号公路的请示》这一标题，就可以有三种不同的理解：一是要求上级尽快修复三号公路；二是要求上级批准本单位修复三号公路的计划；三是要求上级出面干涉三号公路的修复事宜。到底是哪种意思呢？标题的含糊不清，容易使人产生误解，甚至可能影响工作的顺利开展。不简炼。标题中的主要内容是摘要性的，高度浓缩化的，不能面面俱到，臃肿庞杂。例如下面这个标题中的事由部分：《××县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计划并增产指标向市政府的报告》，说了许多话，极力想把内容说得更具体、更清楚，结果反而更不清楚。不规范。有个别公文的标题不按照现行格式写，而是刻意仿古，或者标新立异。例如，《呈报扩建校舍由》这一标题，就是仿古的写法，按照现行的格式，应写成《关于扩建校舍的请示》。文种是公文标题的第三个组成部分，每一篇公文的标题，均应准确标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。(八)主送机关主送机关就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)，教委(教育厅)，语委(语言文字工作机构)，国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门，新疆生产建设兵团人事局：向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。大多数公文都有主送机关，但有些向全社会普发的下行文，没有明确的主送机关，可以没有这一项。(九)正文正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文的写作是本书的重点讲述内容，下面将分文体一一详加介绍，此处从略。(十)附件公文如有附件，应当在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。附件应当置于主件之后，与主件装订在一起。无附件的公文，省略此项。(十一)发文机关署名党的机关公文要求署名，署名用全称或规范化简称，位于正文下方偏右。行政公文不要求一定署名，根据情况，可署可不署。如有署名，位置同党的公文。如不署名，公章盖在成文日期上。署名和下面的成文日期之间，要有一定的间隔。(十二)成文时间成文时间一般以领导人签发的日期为准；如系联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准。会议通过的重要公文，以会议通过日期为准。成文日期要写明年、月、日，不得简写，用汉字书写，位于正文或机关署名下方偏右。会议通过的重要公文，如决议、决定，以及条例、规定等法规性文体，成文日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。(十三)印章除会议纪要和以电报形式发出的以外，公文均应加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖公章。联合下发的公文，联合发文机关都要加盖公章。(十四)印发传达范围又称附注，加括号标注于成文日期下方左边。无需特别说明者，可以省略此项。以上各项，均属公文的主体部分。(十五)主题词国务院办公厅规定：“公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。”1994年国务院办公厅秘书局印发了重新修订的《国务院公文主题词表》，并规定，“自1994年6月1日起，凡国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门报送国务院、国务院办公厅的文件，均按该词表标引主题词。”中央办公厅也规定：党的机关公文要“按上级机关的要求和《公文主题词表》标注”主题词，“位于抄送机关上方”。公文主题词是为适应办公自动化的需要，在实践中总结出来的能表达公文基本内容的规范化的单词和词组。现在，所有的公文都要标注主题词，上报的公文要求更严格，要按上级机关的要求和公文主题词表标注。一篇公文的主题词要能反映公文的主要内容和文种，主题词的数量一般三到五个。(十六)抄送机关抄送机关指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于主题词下方，印制版记(印发机关和时间、份数)上方。(十七)印制版记印制版记由公文印发机关名称、印发日期、印制份数组成，位于公文末页下端。印发机关，一般是发文机关的办公机构。印发日期，是实际印制的日期，与公文的成文日期意义不同。除以上格式外，行政公文和党的公文还都规定了公文的用纸规格：一般采用长297毫米、宽210毫米的国际标准A4型。第一节报告[例文]××县教育局关于乡镇中小学校舍普查情况的报告×县教字[２００３]第１８号县政府：根据县政府２００２年１２月１５日通知精神，我局会同各乡镇政府对全县××个乡镇所属中小学校舍情况进行了全面的调查。整个调查工作于２００３年３月３１日结束。现将有关情况报告如下：一、全县乡镇现有中小学×××所，校舍总面积××万平方米。其中达标校舍面积为××万平方米，占总数的××％。二、在未达标校舍中，属于严重危房已不能完全使用的占××％，经简单维修尚可在秋季开学继续正常使用的占×％。目前全县共有××所乡镇中小学校舍全部属于严重危房，需重新规划建设。三、为解决危房校舍影响正常教学的问题，我局近两年来协调相关乡镇政府，尽可能就地就近临时安排，保证不中断教学。但由于校舍长期难以固定，导致相当部分学生流失，辍学现象一度达该类学校学生总数的××％。四、为最大限度地缓解这一现象，在此次校舍情况普查前的一年中，我局已动用当年全县校舍维修经费的９０％计××万元，尽可能保证一般可维修校舍的正常使用。故截至目前，此类校舍未致影响各相关学校的教学。五、由于××所中小学校舍已不能继续使用，故普查过程中我局与相关乡镇政府共同考察，详细测算，拟定出重建校舍所需各项费用，列表如附件。为保证秋季新学年开学时新生能正常入学，并能进一步降低辍学率，请县政府考虑２００３年５月底前一次性拨专款×××万元，由我局统一调配，各相关乡镇政府亦已做好准备，一俟经费到位，即可立即开工，力争２００３年８月底前建好新校舍并交付使用。以上报告，请予审阅。附件：（略）二○○三年四月十日[简析]这是一篇政府职能部门向其上级呈递的公文。该报告行文思路清晰，内容有序；语言严谨简明，语体应用得当，显示了公文拟制者较强的语言能力。但是，按公文使用的规范化要求衡量，这份报告尚存在以下几点较为突出的不足：第一，发文字号标列不规范。按行政公文格式的国家标准，发文字号中年度应用六角括号〔〕括起，这是为了避免引用公文用小括号括起所引公文发文字号时，出现小括号中含有中括号的层次混乱问题。另外，序号前不应加“第”字。至于机关代字中出现的“字”，尽管这是相当普遍的情况，而且有关标准中并未明确限制，但从力求简要的角度考虑，还是不加为宜。第二，引用公文不合国务院２０００年８月２４日发布、２００１年１月１日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称“办法”）的要求。应先引标题，后引发文字号，这样才便于收文者查阅、核对。第三，报告内容中明显包含着请示事项，即文中第五点请求拨付专款的要求。“办法”规定：“报告”不得夹带请示事项。这是对公文写作的一项相当明确而严格的要求。１９９３年１１月２１日国务院办公厅修订、１９９４年１月１日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，就已明确了这一条规定，并将“报告”和“请示”由一类中的两种分开单列成两类，以示区别。笔者认为，这是对长期以来“报告”与“请示”混淆不分情况的强化制约。从公文运作实际看，曾流行近２０年的“请示报告”这种不伦不类的“文种”已经绝迹，相当多的文秘工作者拟制公文时特别注意避免“报告”与“请示”相混淆的现象。这些都是十分可喜的。但毋庸讳言，在“报告”的行文内容中，仍然存在着夹带请示事项的情况，尤其是一些基层机关单位在公文拟制上表现得更为明显。我们知道，“报告”是陈述性上行文，“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”（“办法”）；而“请示”则是请求性上行文，“适用于向上级机关请求指示、批准”（“办法”）。从时效性上看，“请示”明显强于“报告”，因之，在并不需要上级机关予以答复的“报告”中夹带请示事项，该事项极易被延误。这应该是“办法”在“行文规则”中作出“‘报告’不得夹带请示事项”规定的根本性原因。准此，前引“报告”就应将要求拨专款的第五点拿出来，单独以“请示”行文。文题可定为“关于请核拨校舍修建专项经费的请示”。这样既突出了请示事项，又显示了相当强的时限要求，于工作自然极为有利。[知识要点]报告的含义、特点和类型(一)报告的含义报告是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文。《国家行政机关公文处理办法》对报告功能的表述是：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。《中国共产党机关公文处理条例》对报告功能的表述大致相同：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。作为党政机关公文的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有“报告”二字的行业文书，如“审计报告”、“评估报告”、“立案报告”、“调查报告”等，不是相同的概念。这些文书不属于党政公文的范畴，注意不要混淆。(二)报告的特点1．单向性报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的单方向上行文，不需要上级机关给予批复。在这方面，报告和请示有较大的不同，请示具有双向性特点，必须有批复与之相对应，报告则是单向性行文，不需要任何相对应的文件。为此要特意提请注意：类似“以上报告当否，请批示”的说法是不妥当的。2．陈述性报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。本单位遵照上级的指示，做了什么工作、怎样做的这些工作、取得了哪些成绩、还存在哪些不足，必然要一一向上级陈述。反映情况时，也要把时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述清楚，向上级机关提供准确的现实性信息。即便是提出建议的报告，也要在汇报情况的基础上，才能深入一步提出建议来。3．事后性在机关工作中，有“事前请示，事后报告”的说法。多数报告，都是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。但建议报告没有时显的事后性特点，应该尽量超前一些，如果木已成舟，再提建议也是没有意义的了。二、报告的类型(一)工作报告凡是用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。综合报告涉及面宽，要把主要工作范围之内的方方面面都涉及到，可以有主次的区分，但不能有大的遗漏。大到国务院提供给人民代表大会的政府工作报告，小到某单位向上级提供的年度、季度、月份工作报告，都属于这种类型。专题报告的涉及面窄，只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报，如党的机关关于“三讲”工作的报告，行政机关关于技术革新工作的报告等等。(二)情况报告如果本单位出现了正常工作秩序之外的情况，譬如说发生了事故，出现了意想不到的问题等，对工作产生了一定程度的影响，应该及时向上级将有关情况原原本本的进行汇报。即使对工作没有太大影响，一些有倾向性的新动态、新风气，以及最近出现的新事物等等，必要时也要向上级报告。凡此种种，都属于“情况报告”。作为下级机关，有责任做到“下情上达”，保证上级机关耳聪目明，对下面的情况始终了如指掌，这就是情况报告的意义。如果隐情不报，则是一种失职的表现。(三)建议报告对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑、切实可行的设想之后，将其归纳整理成意见、办法、方案，上报上级，希望上级机关采纳，这就是建议报告。如林业部制发的《关于进一步加强森林防火工作的报告》。对于建议报告，上级如果采纳，可能会批转给有关部门实施，这是建议报告目的的最终实现。但上级部门也可能不予采纳，这也是很正常的。作为下级机关，有建议的权力，却没有逼迫上级机关一定采纳的权力，对此，也要有清醒的认识。(四)答复报告答复上级机关询问的报告，称为答复报告。这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。对待上级机关的询问，一定要慎重，如果不了解真情，要经过深入的调查研究后再作答复。(五)报送报告这是向上级报送文件、物件时使用的报告，正文通常非常简略，只需写明“现将××××报上，请指正(请查收)”即可。真正有意义的内容都在所报送的文件里。三、报告的写法(一)报告的标题和主送机关1．报告的标题报告的标题，有两种写法，一是发文机关＋主要内容＋文种的写法，如《中共中央纪律检查委员会关于清理党政干部违纪违法建私房和用公款超标准装修住房的报告》；二是主要内容＋文种的写法，如《关于进一步加强我市公共场所防火工作的报告》。2．报告的主送机关行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。但行政机关受双重领导的情况比较多见，只报送其中一个上级机关显然不妥，因此，有时主送机关可以不止一个。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。作为党的机关公文的报告，要按《中国共产党机关公文处理条例》第十二条的规定执行：“向上级机关行文，应当主送一个机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送”。(二)报告的正文1．报告导语导语指报告的开头部分，它起着引导全文的作用，所以称为导语。不同类型的报告，其导语的写法也有较大不同。概括起来，报告的导语有以下几种类型：背景式导语。就是交代报告产生的现实背景，例如：前不久，中央纪委召开了部分省市清理党员干部违纪建私房座谈会，总结交流了各地清房工作的情况和经验，并就清房中遇到的一些政策性问题，进行了讨论，根据各地的做法和座谈会中提出的问题，中央纪委常委研究提出以下建议：根据式导语。就是交代报告产生的根据，例如：根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去冬派人到涪陵市和渠县，与市、县的同志一道，对城镇贫困户的情况作了一些调查。涪陵市委、市政府和渠县县委、县政府对此十分重视，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及采取的措施报告如下：叙事式导语在开头简略叙述一个事件的概况，一般用于反映情况的报告。例如：19××年2月20日上午9时40分，我省××市百货大楼发生重大火灾事故，市消防队出动15辆消防车，经四个小时的扑救，大火才被扑灭。这次火灾除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外，百货大楼三层楼房一幢及余下商品全部烧毁。时值开门营业不久，顾客不多，加之疏散及时，幸未造成人员伤亡。但此次火灾已造成直接经济损失792万余元。目的式导语将发文目的明确阐述出来作为导语。例如：为认真贯彻落实《国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作报告的通知》(国发〔19××〕42号)切实做好我市防火工作，保护和发展森林资源，更好地为改革开放和经济建设服务，结合我市实际情况，就进一步加强森林防火工作提出以几点意见：报告导语的写法不止以上四种，运用时可以举一反三，融会贯通，灵活处理。2．报告主体报告的主体也有多种写法，下面择要介绍几种常见形态。总结式写法这种写法主要用于工作报告。主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。总结式写法最需要注意的是结构的设计安排。按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次，是最常用的结构方式。例如2000年3月5日在第九届全国人民代表大会第三次会议上朱基总理所作的政府工作报告，全文分为十个部分，分别是：一、1999年国内工作回顾；二、坚持实行扩大内需的方针；三、大力推进经济结构的战略性调整；四、继续推进改革，全面加强管理；五、加快科技、教育发展，加强精神文明建设；六、进一步扩大对外开放；七、搞好社会保障体系建设，维护社会稳定；八、从严治政，加强政府自身建设；九、促进祖国和平统一大业；十、关于外交工作。“情况——原因——教训——措施”四步写法这种结构多用于情况报告。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。例如《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》，采用的就是这样的写法。指导式写法这种结构多用于建议报告。希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施，是建议报告的基本写作目的。为此，建议要针对某项工作提出系统完整地方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。形式上采用分条列项的方法逐层表达。例如《××省计划生育委员会关于进一步加强厂矿企事业单位计划生育工作的报告》，针对计划生育问题向省人民政府提出了四条建议：一、加强组织领导；二、明确职责；三、提高干部素质；四、落实经费。3．报告结语报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结全文。模式化的写法大致是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告如无不妥，请批转执行”等等。[讨论与实践]一场龙卷风袭击了某地，致使房屋、田地庄稼、交通、通讯受损，经济损失很大，但在当地领导和群众的全力救助下，一切问题都得到妥善解决，恢复正常，请就此向上级机关拟写一份情况报告第二节请示[例文]关于举办团干部培训班的请示报告县委：目前我县团干部队伍的现状与形势和任务的要求极不适应。据查，全县专职团干部中36岁以上的40名，其中41岁以上的28名，大大超过了有关规定。从文化水平来看，大专文化的仅占6％。而且近年来，团干部更新较快，每年平均30％左右。在新老交替过程中青黄不接的现象也较为突出。为了改变这种状况，我们曾办过几期团干部培训班，很受欢迎。现在根据我们的师资能力，拟于今年10月至明年4月再办一至二期团干部培训班。具体意见如下：(一)培养目标：培养具有一定马列主义、毛泽东思想基础理论水平和党的政策思想水平，较全面地掌握青年工作理论和团的业务知识，热爱团的工作，思想正派的团委书记和专职团干部。(二)培训时间：3个月左右。(三)内容和安排：①马列主义、毛泽东思想基础理论，约占总课时的65％；②团的工作理论，约占总课时的30％；③其他方面知识，约占总课时的5％。考试及格者，发给毕业证书，承认学历。(四)学员条件：拥护党的三中全会以来的路线、方针、政策；作风正派；热爱团的工作，有创新和献身精神；具有一年以上的团的基层工作经验，有初中或相当于初中的文化；年龄不超过25岁；身体强健。(五)招收人数和报名办法：本次共招收40名，由各乡、直属单位、各系统的党委(组)和团委推荐，报县团委批准，填写一式两份的报名表。报名7月20日截止。为了适应飞速发展的新形势之需要，加强团干部队伍的政治素质，完成培养有理想、有道德、有文化、守纪律的一代共产主义新人的使命，关键是建设一支符合四化要求的团干部队伍。办这个培训班就是为了这个目的。以上意见，如无不妥，请转发有关单位。××县团委二OO×年×月×日[简析]这篇请示存在以下几个方面的问题：1.文种不规范请示和报告是两种不同的文体，各自有自己的功能和写作要求。凡有请求事项，需要指示、批准的，均为请示，不得写成“报告”，也不得写为“请示报告”。这篇公文应该是“请示”，必须将标题中的“报告”二字删去。2.违反有关法规不经国家正规的学历教育，不能获得毕业证书。学校之外的任何单位，都无权发毕业证书。否则，即使有所谓的证书，也不会被承认学历。而仅经县级团委三个月的短期培训，就“发给毕业证书，承认学历”的说法，明显违法。3.内容含混，分寸失当文中“拟举办一至二期团干部培训班”的话，含混、不确定，显得想法很不成熟。应该在有了明确的计划和安排之后，再向上级请示，否则上级不好批复。另外，从本文的前几段的内容和口气看，办培训班的事还有待县委同意，可是后面居然说“报名7月20日截止”，要求“转发有关单位”，似乎不容置疑，显然分寸失当。只有办理上级批准了的或者上级交办的事项，才能写入上述内容。4.结构紊乱本文主体的最后一段是行文的目的，应该在开头出现。出现在主体的最后很不合理，造成了结构的紊乱。5.语言不够准确正文第二自然段有“我们曾办过几期团干部培训班，很受欢迎”的话，其中“很受欢迎”应该改为“效果很好，培养了多名称职的团干部”。第一条的“培养目标”跟培训对象相混淆，与后文搭配不当。第四条最后的“身体强健”，应为身体健康。最后“请转发有关单位”，“转发”应为“批转”。6.层次标序有误国务院办公厅《公文处理办法》规定：结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。本文只有第一层，应标为“一”。[知识要点]一、请示的含义和应用范围(一)请示的含义请示是党政机关都广泛应用的一种上行公文。2001年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第九条第九款规定：请示适用于向上级机关请求指示、批准。1996年中共中央办公厅正式印发的《中国共产党机关公文处理条例》第七条第九款，也对请示作了相同的规定：用于向上级机关请求指示、批准。(二)请示的应用范围请示作为报请性的上行文，应用范围十分广泛。大致可归纳为以下几个方面：下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示；下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示；下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请示；下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示；下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。二、请示的特点、类型(一)期复性在公文体系中，请示是为数不多的双向对应文体之一，与它相对应的文体是批复。下级有一份请示报上去，上级就会有一份批复发下来。不管上级是不是同意下级的请示事项，都必须给请示单位一个回复。因此可以说，写请示最直接的目的就是得到批复。而且，下级机关都是在遇到比较重要的情况和问题需要解决时，才会及时向上级机关请示，急切地期待回复是请示者的必然心态。我们把这一特点称为“期复性”。尽管请示者都有急于得到答复的心理，但是，也必须遵循行文规则，一般不得越级请示。特殊情况确实需要越级请示的，如经多次请示上级机关而长期未能解决问题，可以越级请示，但必须同时抄报给被越过的直接上级机关。(二)单一性跟其它上行文相比，请示更要强调遵循“一事一报”的原则。在一份请示中，只能就一项工作或一种情况、一个问题作出请示，不得在一份公文中就若干事项请求指示和批准。如果确有若干事项都需要同时向同一上级机关请示，可以同时写出若干份请示，它们各自都是一份独立的文件，有不同的发文字号和标题。而上级机关则会分别对不同的请示作出不同的批复。(三)针对性请示的行文，有很强的针对性。必须针对本机关没有对策、没有把握或没有能力解决的重要事件和问题，才能运用请示。不得动辙就向上级请示，那样看起来像是尊重上级，实际上却是把矛盾交给上级，而自己躲避责任的表现。(四)时效性请示所涉及的情况和问题，都有一定的迫切性，应该及时写作、及时发出，如有延误，就有可能耽误解决的时机。相应地，上级机关在处理下级的请示时，也会注意到时效性问题，对请示作出及时的批复。三、请示的分类按照国务院办公厅《公文处理办法》和中央办公厅《公文处理条例》的规定，请示有两种在内容、性质、行文目的方面不尽相同的类型，一种是请求指示的请示，一种是请求批准的请示。(一)请求指示的请示请求指示的请示运用于以下三种情况：遇到新情况、新问题，在有关的方针、政策、规章以及上级的指示中，都找不到相应的处理依据，无章可循，因而没有对策，需要上级机关给以指示。对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解释和说明。与友邻机关或协作单位在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决。(二)请求批准的请示请求批准的请示又可分为以下三种：1．请求批准有关规定、方案、规划依据有关规章和管理权限，下级机关制定的某些规定、方案、规划等，需要经过上级部门的批准才能发布实行。如本部门长期实行的法规，在制定出来后须经上级批准；由于本单位的特殊情况，难以执行上级的统一规定，需要进行变通处理，须提出变通方案报上级批准；设立新的机构，也要将设想或方案报上级批准；重要的工作计划、规划，也要报请上级部门批准。2．请求审批某些项目、指标在工作中遇到人、财、物方面的困难，自己无法解决，可提出解决的方案请上级机关审核批准，在人、财、物方面给予相应的调配。如请求审批基建项目，请求审批购进设备物资，请求增加人员编制等。3．请求批转有关办法、措施某职能部门在自己的职权范围内制定了相关的办法和措施，却不能直接要求平级机关和不相隶属机关照办，可用请示的方式要求上级机关批转给有关部门执行。如绿化部门制定的保护花草和绿地的办法，由于职权的限制不可能自己直接出面要求有关部门都执行这一办法，就可以将这些办法和措施通过请示提交给上级，要求上级机关批转给所有相关部门施行。四、请示的写法(一)标题请示的标题可以由发文机关、事由、文种构成，如《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》。也可以由事由和文种构成，如《关于成立老干部办公室的请示》。(二)主送机关请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。请示在确定主送机关时，要注意以下三点：1．主送机关只能有一个国务院办公厅规定：请示“一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式。”中央办公厅也规定：“向上级机关行文，应当主送一个上级机关”，“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。”请示如果多头行文，很可能得不到任何机关的批复。2．只能主送上级机关，不能送领导者个人请示主送的是上级机关，不能是某领导者个人。对此，国务院办公厅的规定是：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报道‘请示’”。中央办公厅的规定是：“不应直接送领导者个人。”3．不得越级国务院办公厅规定：“一般不得越级请示和报告。中央办公厅规定：“党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。”(三)正文请示的正文由开头、主体、结语三部分构成。1．开头开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。一般而言，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。如《××市××局关于成立老干部办公室的请示》的开头：随着干部制度的改革和时间的推移，我局离退休干部日益增多，截止目前已达65人。由于没有专门的管理服务机构和工作人员，致使这些老同志的政治学习和生活福利得不到应有的组织和照顾，一些实际困难得不到妥善解决。为了使离退休老同志老有所为、老有所养、老有所依，充分发挥余热，根据上级有关部门的规定和离退休老同志的迫切要求，我们拟成立老干部办公室。现将成立老干部办公室的几个问题，请示如下：如果请示仅仅是为了履行一下规定的程序，开头可以写得简略一些。如《中共××局纪律检查委员会关于给×××同志警告处分的请示》的开头：为保证党的队伍纯洁，我委于五月份在机关党员中开展了党纪自查与互查活动。在互查活动中，发现行政科×××同志贪污公款903元。现就给×××同志警告处分事宜请示如下：内容简略、篇段合一的请示，开头也可以是表达行文目的和意义的一两句话，不独立成段。2．主体主体是表明请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。如上述《××市××局关于成立老干部办公室的请示》一文的主体部分：一、老干部办公室的主要职责是做好离退休干部的管理服务工作。具体任务是：(一)组织离退休干部学习党的方针政策，使他们了解党和政府的大事，了解新形势，跟上新形势。(二)定期召开离退休干部座谈会，交流思想。(三)开展身体力行、丰富多彩的文体活动，增进离退休干部的身心健康。二、老干部办公室的编制及干部调配等问题，具体意见如下：(一)老干部办公室直属我局领导，拟设处级建制。(二)该办公室拟设行政编制五名，其中主任(正处级)一名，副主任(副处级)一名。编制由局内调配解决。办公室经费由局行政经费中调剂解决。如果请示内容十分复杂，可以在条款之上分列若干小标题，每一小标题下再分条列款。3．结语请示的结语比较简单，在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可。期复请求用语常见的有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等等。[讨论与实践]指出下面“请示”的毛病。关于要求进口一台复印机、一部小轿车的请示报告中华人民共和国交通部：我广州××局服务公司从去年五月成立以来，国内外商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、外事资料、技术资料需要复印，而且时间要求很急，为了便于工作，我们拟进口一台复印机。同时，由于商务活动繁忙，为了工作方便，我们拟进口一部小轿车。可否？请批复广州××局劳动服务公司（章）二00三年五月二日第三节函[例文]某区人民政府关于暂缓审批某某中央商务区规划范围内单位(企业)开发建设用地手续的函市国土资源房管局：为深入贯彻落实省委、市委工作会议精神，加速产业调整、提高产业层次，提高城区核心竞争力，实现经济和社会事业快速发展，某某区将对区内规划布局进行大规模重组，拟在山东路(两侧)以东、福州路以西、延吉路(两侧)以北、辽阳西路(两侧)以南、约２．５平方公里的区域内开发建设某某中央商务区。我区区委、区政府就该项目已向市委、市政府作了正式汇报，市委、市政府主要领导已明确表态，同意某某区开发建设中央商务区，指示务必认真做好商务区的规划设计和建设，要把中央商务区建设成为某某的一颗明珠。为此，我区立即成立了以区委书记、区长某某某为指挥的指挥部，全面开展了前期准备工作。目前，已向市规划局提交了中央商务区规划选址申请，市规划局对该项目选址已下达函复意见书(某规函业字〔２００３〕１１２８号)，我区正在按市规划局要求，组织前期的可行性论证和概念规划设计方案等准备工作。但是，在我区开展前期工作的同时，我们发现该区域内的很多单位(企业)已办理或正在办理用地审批手续，其开发建设意向与中央商务区的功能定位相差较大。为更好地落实市委、市政府主要领导的指示精神，控制好现有土地资源，特请贵局立即暂缓办理该范围内建设项目的用地审批手续，待中央商务区概念规划通过后，按照概念规划的功能定位和要求予以审批。附件：某某中央商务区范围示意图(印章)二○○三年十二月三十一日主题词：城乡建设工程审批函抄送：市规划局；存档。某某区人民政府办公室２００３年１２月３１日附件某某中央商务区地域范围图(略)[简析]一、优点分析１.文种使用正确。本文内容性质虽然属于请求批准，但由于是不相隶属机关之间，所以应当以函行文，而不能用请示文种。而目前基层单位求人办事，往往不敢大胆使用此文种。２.内容要素齐全。一篇公文中，如无特殊原因，应当表现为主旨(干什么)、依据(为什么)、分旨(怎么样)三项内容要素齐全的标准形态。本文即是如此，没有不恰当的遗漏；如目的主旨为“为更好地……控制好现有土地资源”一句，意图主旨为“特请贵局立即暂缓办理该范围内建设项目的用地审批手续”一句；补充说明的分旨要素为“待中央商务区概念规划通过后，……予以审批”一句；其他(包括附件)为依据要素。３.主旨要素提出的请求正确合理(是“暂缓”而不是“停止”)；补充说明的分旨要素亦切实必要，增强了对方接受的可能性。４.依据要素真实切题，充分有力。本文依据理由的阐述基本用事实说话，即使理论部分，也是引经据典的客观性依据(市领导的指示及市规划局的函复)，给人很真实的感觉；而且所述理由紧密围绕主旨展开，无半点游离；特别是所述理由充分有力：开头用五分之四的篇幅分三层逐步展开理由——①首先设第一段(并设附件)，说明该项目的立意和具体构想，使对方对事情有一个基本了解；②然后用第二段说明该项目立项的合法性(经正式汇报后得到市委、市政府主要领导的认可及市规划局的函复)和准备过程，继续为主旨的提出作铺垫；③最终推出发现的问题亦即提出主旨的直接动因；三个层次步步深入，缺一不可，完全符合依据要素的写作要求。５.结构上，则符合详略得当(作为商请类文种，依据要素部分要求比重大，而主旨、分旨部分则相对简练)，先后有序(开头先详陈依据要素，结尾处才和盘托出主旨、分旨等)的写作要求，正文写作采取与请示文种类似的卒章显志的“图穷匕见”标准格式(详见后)，亦符合有关规范。二、缺点分析本文缺点主要在于辅助格式(如标题、结语句、主题词、附件等)和语言等方面，这也是目前基层单位文件写作的通病，兹按顺序详析如下。１.标题事由不准确。一是标题事由中缺少核心动词“请求”二字，这样从文面上看，给人的感觉是某某区人民政府在发出暂缓审批某某手续的命令，写作者也许是在参照请示文种标题的写法，但请示标题不写“请求”二字的原因在于，文种本身的“请示”二字已含有“请求”之意，不写“请求”不会引起歧义，加上“请求”反而不妥，所以为免口罗嗦便省略了。而函的文字本身并无“请求”之意，如果不写“请求”则会引起歧义，所以不应省略。二是标题事由中“手续”二字作为宾语，其前置动词应为“办理”而不是“审批”，其本意是“暂缓办理……手续”而不是“暂缓审批……手续”。三是“单位”一词后面加了一个“(企业)”，使人费解，如果作者的意思是既有“单位”又有“企业”，则应表述为“单位、企业”，如果作者的意思仅指“企业”，则直接写“企业”即可；凡此种种，干脆不加任何限制词更为简洁明了。２.语言不够通顺、简洁。应修改的地方如：①文中自称一会儿用“某某区”，一会儿用“我区”，应统一使用“我区”；②“我区区委、区政府就该项目已向市委、市政府作了正式汇报”，其中“已”字应在“就”字前，另外整个句子行文也显口罗嗦；③“目前，已向市规划局提交了中央商务区规划选址申请，市规划局对该项目选址已下达函复意见书”数句口罗嗦，④“但是，在我区开展前期工作的同时”，此句与前句不存在转折关系，不应用“但是”连接，另外行文也显口罗嗦。３.依据内容安排不够集中。根据内容集中的结构原则，本文第三段陈述的依据要素“但是……相差较大”等句，应与第二段的依据要素合并同类项。４.分旨部分不够周密。本文依据部分中曾提到“很多单位?穴企业?雪已办理或正在办理用地审批手续”，但分旨部分中对已办理了用地审批手续的情况应如何处理未加陈述，如果认为不须追问，则前文不必涉及。５.文尾缺少表明意图主旨的结语句。一些公文如通告、批复、报告等的结语句“特此通告”、“特此批复”、“特此报告”等，因无实质意义又无结构作用应予废除；但请求类公文(包括商请函)文尾的结语句“妥否，请批(函)复”等，因强调了意图主旨，则属必不可少。６.附件说明与附件名称不一致。根据目前有关规定，如果正文之后的附件说明与附件本身标志的序号和名称不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件。但本文附件说明中的附件名称为“某某中央商务区范围示意图”，而文后附件的名称则为“某某中央商务区地域范围图”。另外，附件作为正文的附属部分，位置应在文尾主题词之前。７.主题词标引不当。本文标引的主题词为“城乡建设工程审批函”，其中类属词之一“工程”与本文内容不符，应改为“土地”；另一类属词“审批”，根据１９９８年版新《格式》的规定，属于“列在区域分类最后，用黑体标出”、“只供检索用，不再用作标引”的主题词，因此，应当取消。８.抄送机关标注不妥。本文标引的抄送机关为“市规划局；存档。”，其中的分号应改为逗号，因为，按照目前国家《标点符号用法》的规定，分号是用来隔开并列的分句和分行列举的各项的。至于“存档”二字，目前国家规定中未做说明，不写也罢，因为认真来讲，“存档”并非一个抄送机关。三、纠错修改综合上述，对以上例文作纠错修改，并附标准格式如下：某某区人民政府关于请求暂缓办理某某中央商务区范围内开发建设用地手续的函市国土资源房管局：为深入贯彻落实省委、市委工作会议精神、加速产业调整、提高产业层次，提高城区核心竞争力，实现经济和社会事业快速发展，我区将对区内规划布局进行大规模重组，拟在山东路?穴两侧?雪以东、福州路以西、延吉路(两侧)以北、辽阳西路(两侧)以南，约２．５平方公里的区域内开发建设某某中央商务区。该项目向市委、市政府正式汇报后，市委、市政府主要领导已明确表态，同意我区开发建设中央商务区，同时指示务必认真做好商务区的规划设计和建设，要把中央商务区建设成为某某的一颗明珠。为此，我区成立了以区委书记、区长某某某为总指挥的指挥部，全面开展了前期准备工作。目前，市规划局已对我区提交的中央商务区规划选址申请下达了函复意见书(某规函业字〔２００３〕１１２８号)，我区正在按其要求，组织前期的可行性论证和概念规划设计方案等项工作。与此同时，我区发现该区域内很多企业正在办理用地审批手续，其开发建设意向与中央商务区的功能定位相差较大。为更好地落实市委、市政府主要领导的指示精神，控制好现有土地资源，特请贵局立即暂缓办理该范围内开发建设项目的用地审批手续，待中央商务区概念规划通过后，再按照其功能定位和要求予以审批。妥否，请函复。附件：某某中央商务区范围示意图(印章)二○○三年十二月三十一日附件某某中央商务区范围示意图?穴略?雪主题词：城乡建设土地函抄送：市规划局某某区人民政府办公室２００３年１２月３１日四、标准格式□□□□□关于请求□□□□□□的函□□□□□□(主送机关)：目前，□□□□□□，……(事实依据)根据□□□□□□，……(理论依据)为了□□□□□□，……(目的主旨)，现拟□□□□□□，……(意图主旨)。由□□□□□□，……(分旨)。妥否，请函复。(意图主旨兼结语句)(印章)□□□□年□□月□□日[知识要点]一、函的含义和特点(一)函的含义函是公文中惟一的平行文，行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。《国家行政机关公文处理办法》对函的功能作如下表述：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。《中国共产党机关公文处理条例》对函所下的定义与之相似：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。理解函的定义时，关键要把握住“不相隶属机关”这一概念。一个系统内部的平级机关是不相隶属机关，这个容易理解；另外，凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的，都是不相隶属机关，无需考虑双方的级别大小。在不相隶属机关之间，级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文(个别晓谕性的通知例外)，级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或请求批准，都要使用“函”这种平行文体。除作为平行文种出现之外，函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。例如，上级机关向下级机关询问有关情况，用别的文体显然不合适，可以用函，但下级的答复最好用报告。上级机关向下级机关催办有关事宜，如要求下级机关呈报有关报表或材料时，也可以用函，下级同样要回以报告。(二)函的特点1.平等性和沟通性函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候，也不能使用请示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同，也要体现平等性和沟通的特点。2.灵活性和广泛性函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位；党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。函的内容和格式也比较灵活，而且不限于平行行文，所以运用得十分广泛。3.单一性和实用性函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。(三)函的分类1.公函与便函公函是正式的公文，像一般公文一样，有文件头、有发文字号、有标题、有公章，总之，严格按照公文格式撰写制作。便函不属于正式公文，格式可以比较随意，没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有机关署名、日期和公章。我们在本章介绍的，主要是作为正式文件的公函。2.发函和复函主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。一般情况下，对方发来的是函，回复的也应该是函，但有时可以灵活处理。譬如前面说过，上级发函向下级询问有关情况，下级回复时用函虽然不为错，但有更合适的文种可选择，那就是答复报告。再如，对下级机关的请示，上级机关的办公部门(一般与下级机关在级别上是平级的)在接到授权的情况下，可以给以答复，但不能使用批复，只能用函的形式。3.商洽函、询问函和请批函按内容和目的分类，函可以分为多种类型。主要是商洽函、询问和答复函、请批函。此外，还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函等等。二、函的写法（一）函的标题、字号和主送机关1.函的标题作为正式公文的函，其标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称、主要内容(事由)、文种组成。较完全的写法如《国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消除碘缺乏危害管理条例〉有关问题请示的复函》、《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》等。也可以采用省略发文机关名称的写法，如《关于请求批准××市节约能源中心编制的函》。2.函的发文字号公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。如《国务院公报》2000年第10号同时发表了国务院办公厅以“国办函〔2000〕××号”为发文字号的七篇复函。3.函的主送机关函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况，如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》(国办函〔1993〕2号)的主送机关，有七个之多：“国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局”。（二）函的正文1.发函缘由这是函的开头部分，主要用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。这部分结束时，常用一些习用的套语转入下一部分，如“现将有关情况说明如下”、“现就有关问题函复如下”等。2.事项这是函的主体部分，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达。3.希望请求这是结尾部分，向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。最后，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。函的写作要注意用语的分寸，因是平行文，语言要平和礼貌，但要避免阿谀逢迎。还要注意针对性和时效性。[讨论与实践]修改下面一则公函××市公安局：我校于1987年恢复开办，经市局批准，雇请临时工。电工陈××同志就是其中一名。陈××同志于1987年5月26日高空作业，不慎摔伤。经×军医院三个多月的治疗和三年的疗养，病情已很稳定。属颈髓振荡后遗症，右上肢感觉减退，左上肢痉挛性瘫痪，左胳肢静脉血栓形成治疗后下肢仍有肿胀，左上下肢感觉好。根据上述情况。陈××同志已不能从事农业劳动，但还能从事一些轻微的劳动，而安排在部队工作有困难。为此我们考虑该同志的实际情况，在××地区安排适当工作，请求地方政府给予照顾处理。×军××学校（章）年月日第四节通报[例文]××县××镇人民政府关于××同志大摆酒席、广收礼金问题的通报×镇府发〔2004〕32号镇属各部门，各中小学，各村委会：2004年国庆节期间，镇文教办主任××同志借为其父办八十大寿的名义，大摆酒席，广收礼金，在群众中造成很坏影响。根据县纪委和镇党委要求，经镇长办公会议研究决定，通报如下：早在２００４年中小学放暑假时，×××同志就通过其亲友向镇属中学及各小学校长、各村委会主任，或电话告知，或当面邀请，将自己欲为父亲举办八十寿宴之事广为传播。中秋节当天，又向镇内各单位领导及上述人员正式发了请柬，并借用镇中学食堂准备酒宴。10月３日10时，酒宴正式开始，镇中学门前燃放了八挂千响鞭炮，×××同志从县电视台请来摄像师，并租用一辆高级轿车将其父从数十公里外的×××村接至镇中学，接受来宾贺寿。从１０时至１３时，共摆酒席２０桌，来宾近２００人，席间一些人划拳行令，喊声震耳欲聋。共饮白酒６０余瓶，啤酒３０余箱。酒宴结束后，仍有一些人滞留镇中学，由×××同志安排，在会议室以每把１元至５元不等的数目，打麻将赌博。直至午夜才散去。据了解，一些代课教师虽未参加酒宴，但也通过所在校领导代送或直接送交×××５０元至１００元不等的礼金。更有甚者，有的小学校长出于个人目的，竟然以此为借口，要求学生集资。此事在群众中引起极大反响。后经调查，×××同志通过为其父办寿宴，共收礼金５万余元。１０月１５日，县纪委根据群众反映，要求镇委、镇政府认真调查，严肃处理此事。鉴于×××同志明显违反党纪、政纪，影响很坏，决定给予行政记过处分，停发年终奖金，同时要求其退还除亲友所送之外的全部礼金，并做出深刻检查。希望广大干部职工以此为鉴，严格自律，严肃政风政纪，以“执政为民”的准则严格要求自己，杜绝请客送礼之风，为我镇经济进一步发展做出应有的贡献。二００四年×月×日[评析]通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”（国务院《国家行政机关公文处理办法》）。从适用内容上看，通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三类。例文是基层政府所发的批评性通报。批评性通报都是针对影响较大，典型性较强的错误或问题发出的，其目的在于通过批评错误、剖析引发错误的根源，归结出教训，并由此提出相应要求，以此警示所属部门及有关人员。因此，在这类通报的写作上，“剖析根源，归纳教训”就成了必不可少的一项内容，甚至可以说是整个通报的核心之点。拿上述要求来看例文，我们就会发现，尽管例文情况叙述清楚、详尽，语言也较为流畅，但在介绍情况之后，未能进行有针对性的分析，这样就使行文出现了“断条”，在叙述情况之后和提出要求之间，只有处理决定，没有“剖析根源，归纳教训”，因而导致有关“要求”缺乏据以提出的论述分析基础。而从批评性通报的目的、作用方面看，凡制发此类通报，都是为了“警示”，所以，撰拟时应将着重点放在“剖析根源，归纳教训”上。至于所批评的具体情况，则不过是体现上述着重点的一个前提条件。尽管被通报批评的人或事是个别的，但由此引出的“警示”意义却必须具有普遍性，这就要求对有关情况进行理性分析，从而形成带有规律性的认识，并依据这种分析和认识去提出相关要求，二者之间的逻辑关系是十分紧密而清晰的。细读例文，我们会发现，写作者是将“×××同志大摆酒席，广收礼金问题”作为内容的重点，详尽展示，诸如燃放鞭炮、摄像租车、饮酒行令等等，不一而足，悉数写入，读后使人有身临其境之感，其表达效果可谓具体生动。但由于缺乏如前所述的核心之点，因而本应特别予以突出的“警示”作用并未能充分体现，以致相当程度地削弱了通报的教育意义，自然无法“剖析根源，归纳教训”了。勿使文章空艳目，应发深蕴警示声。从以上的分析出发，例文除须将介绍情况部分适当压缩一下，将一些不必要的细节叙述予以删削外，还应在提出要求一段前，增加“剖析根源，归纳教训”的核心内容。如以“×××同志大摆酒席，广收礼金，给党和政府的威信造成相当大的不良影响，其教训是十分深刻的”一类语句作为开头，再考虑从学习邓小平理论和“三个代表”重要思想入手立足于“立党为公，执政为民”的根本性原则，挖根源，谈教训，从而使此段内容与结尾一段的“希望和要求”若卯榫相合，通报的警示作用自然就能十分鲜明地体现出来了。从文面上看，例文尚存在以下不规范之处：１.标题中不应加顿号。根据《国家行政机关公文处理办法》：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。２.发文字号中的年份，不应再使用方括号，而应改用六角括号〔〕，这是１９９９年行政公文格式的国家标准中明确规定的。３.成文日期须用汉字数字（小写）表示。但基层单位制发公文时，常将其中的“〇”误写为“０”，造成汉字数字和阿拉伯数字混用的不规范情况。应当指出，这是一种相当普遍的现象，除公文外，其他诸如会标、宣传口号等等，也都经常出现，确应引起足够的重视。[知识要点]一、通报的含义和特点(一)通报的含义通报是党政机关公文体系共有的一种主要公文体裁。《国家行政机关公文处理办法》为通报功能所下的定义是：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。《中国共产党机关公文处理条例》为通报功能下的定义是：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、沟通重要情况。(二)通报的特点1．题材的典型性通报的题材，不论是表彰性的、批评性的，还是通报情况的，都要求有典型意义。典型就是既有普遍性、代表性，又有个性和新鲜感的事实。只有普遍性没有个性的题材，不能给读者以深刻印象；只有个性没有普遍意义的题材，缺乏广泛的指导价值。通报的题材，要做到个性与共性的统一。2．思想的引导性通报的内容，不论是肯定性的，还是否定性的，其价值都并不仅仅在于宣布对事件的处理结果，而是要树立学习榜样，或者提供戒鉴，使读者能够总结经验、汲取教训，思想上受到启迪，得到教益。3．制发的时效性通报所涉及的事实比较具体，写作时对发生的时间、地点等要素都要进行交代。而且这些具有典型意义的事件，总是跟特定的时代背景，跟某一时期中普遍存在的问题和现象，有着紧密的联系。人们对当下发生的事实兴趣较高，对发生已久的事实缺少了解的热情。而且，发生已久的事实也必然会跟最新的现实有所偏离。因此，通报的写作和传播都应该是迅速及时的。二、通报的类型和写法通报的标题大多采用发文机关＋主要内容＋文种的常规写法。主送机关一般都比较多，以体现“通”的特点。正文的写法因类而异，下面分别进行分绍。(一)表彰通报用来表彰先进人物或先进集体，介绍先进事迹、推广典型经验的通报，就是表彰通报，这是从高层机关到基层单位都广泛采用的常用公文类型。用于表彰的通报，从规格上说，当然要低于嘉奖令、表彰决定，但是，以发公文的方式对个人或集体的先进事迹进行表彰，这本身就是一个很郑重、严肃的事情，所以，从写作态度上说，不能掉以轻心。表彰通报的正文分为四个部分。1．介绍先进事迹这一部分用来介绍先进人物或集体的行动及其效果，要写清时间、地点、人物、基本事件过程。表达时使用概括叙述的方式，只要将事实讲清楚即可，不能展开绘声绘色的描绘，篇幅也不可过长。例如：随着改革开放的不断深化，我国在技术、资金、设备等方面的引进必将日益增多。因此在这项工作中，做到既能引进先进的技术设备，又能在付款方式、利率选择等方面精心考虑，为国家节约外汇，这是所有对外经济交往的部门和单位都应该十分重视的。19××年，中国技术进出口总公司与日本签订的××××厂成套设备的引进合同，是完全符合这种精神的。他们不仅在合同中规定了对我方较为有利的灵活还款条件，而且密切注视国际金融利率的变化。主动取得国家计委、财政部、外经委、治金部和中信实业银行的支持和帮助。经过与日方的艰苦谈判，终于改变了还贷方式，按当时的利率折算，可为国家节约外汇××亿日元，约合××××万美元，成绩十分显著。如果是基层单位表彰个人先进事迹的通报，事迹还可以更具体一些，如：2000年3月15日下午，我校文学院李继红同学路过大学路交通银行储蓄所门前时，捡到一捆人民币。李继红同学等了一个多小时不见失主前来寻找，就把钱交给了储蓄所的工作人员，经工作人员查验，为人民币10000元。当丢钱的某单位出纳员赵平复沿途寻找回到储蓄所，拿到失而复得的10000万元钱时，十分激动。他取出其中的一叠钱硬要送给李继红同学，被李继红谢绝。他又问李继红叫什么名字，李继红同学说：“我是××大学的学生”。这段文学篇幅不长，但要素完备，事实十分清楚，体现了公文叙事的特点。2．先进事迹的性质和意义这部分主要采用议论的写法，但并不要求有严谨的推理，而是在概念清晰的前提下，以判断为主。也要注意文字的精炼。例如：中技公司这种宁可少收管理费，牺牲本公司的局部利益，而保护国家整体利益的精神和积极主动、认真负责的工作态度，以及与有关部门密切协作，一致对外的全局观念，是值得提倡和表彰的。李继红同学拾金不昧的行为，体现了当代大学生良好的精神面貌，为我校赢得了荣誉。这部分评价性的文字，要注意措辞的分寸感和准确性，不能出现过誉或夸饰的现象。3．表彰决定这部分写什么会议或什么机构决定，给予表彰对象以什么项目的表彰和奖励。如：据此，监察部、对外经济贸易部共同研究决定：对中技公司通报表彰。同时建议有关部门对此项工作中做出突出成绩的协作单位给予表彰。如果表彰的是若干个人，或者有具体的奖励项目，可分别列出，如：省人民政府决定：授予金牌获得者占旭刚“浙江省劳动模范”称号，给予通报嘉奖，晋升工资二级，奖励住房(三室一厅)一套；给予银牌获得者吕林、曹棉英和铜牌获得者刘坚军各记大功一次，晋升工资一级；给予占旭刚的教练陈继来记大功一次，晋升工资二级；给予曹棉英的教练周琦年、刘坚军的教练王小明各记功一次、晋升工资一级。这部分在表达上的难度不大，要注意的主要是清晰、简练，用词精当的问题。4．希望号召这是表彰通报必须要有的结尾部分，用来提出希望、发出号召。例如：在本届奥运会上，我省运动员、教练员发扬爱国主义、集体主义精神，奋力拼搏，勇攀高峰，为祖国和我省人民赢得了荣誉。省人民政府号召全省各行各业、各条战线要向体育健儿学习，在各自的岗位上为社会主义现代化建设作出贡献；希望体育战线的同志再接再励，不断进取，为发展我省体育事业再立新功。希望号召部分表述的是发文的目的，也是全文的思想落脚点，要写得完整、得体，富有逻辑性。(二)批评通报批评通报是针对某一错误事实或某一有代表性的错误倾向而发布的通报，有针砭、纠正、惩戒的作用。它可以是针对某一个人所犯的错误事实而发，如《××省教育委员会关于××县××乡教育组长王××挪用教育经费私建住宅的通报》；也可以针对某一部门、单位的不良现象而发，如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》；还可以针对普遍存在的某种问题而发，如《中共中央纪律检查委员会通报(立即刹住用公款请客送礼、吃请受礼的歪风)》。批评通报也分为四个部分。1．错误事实或现象如果是对个人的错误进行处理的通报，这部分要写明犯错误人的基本情况，包括姓名、所在单位、职务等，然后是对错误事实的叙述，要写得简明扼要、完整清晰。如果是对部门、单位的不良现象进行通报，这部分将要占较大的篇幅，如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》，将广东省政府用七十天时间才将国务院一份文件转发下去，而广州市政府又用了一百多天才将这份文件转发到各个区县的情况，进行了比较详细的叙述，占全文篇幅的一多半。如果是针对普遍存在的某一问题进行通报，这部分要从不同地方、不同单位的许多同类事实中，选择出一些有代表性的进行综合叙述，如《中共中央纪律检查委员会通报(立即刹住用公款请客送礼、吃请受礼的歪风)》，综合叙述了上海、长沙若干单位请客送礼、吃请受礼的事实，列举了大量的统计数字。2．错误性质或违害性的分析处理单一错误事实的通报，这部分要对错误的性质、违害进行分析，一般都写得比较简短。对综合性的不良现象或问题进行通报，这部分的分析性文字可能要复杂一些，例如下面这段文字：用公款请客送礼、吃请受礼的歪风，是与党的艰苦奋斗、勤俭建国的优良传统和正在开展的增产节约、增收节支活动背道而驰的。它不仅大量浪费国家资财，影响经济建设，而且严重损害党和政府的声誉，败坏党风和社会风气，发展下去，势必会腐蚀和葬送一批党员干部。对此，党中央、国务院、中央纪委曾三令五申，明令禁止。但为什么这股歪风屡禁不止、反复发作以至会愈演愈烈呢？重要的原因是：一方面，我们有些党组织，特别是党员领导干部，对此认识不足，重视不够，没有看到这个问题的严重性、危害性，思想认识上没有解决问题，所以，或纠而不力，或根本没有认真纠正，因而不能根除；另一方面，是由于在这个问题上执纪不严，违纪未究，或者时紧时松，致使一些人认为这方面的规定不过是表面文章，没有什么约束力，任你三令五申、吃喝我自为之，看你可奈我何？因此，中央纪委认为，现在的问题已经不是再多说什么，而是要坚决执行党中央、国务院、中央纪委已有的规定，并对违犯者严格执纪。对请客送礼、吃请受礼的性质和原因，分析得全面、深刻，为下文提出纠正措施打下了基础。3．惩罚决定或治理措施对个人单一错误事实进行处理，要写明根据什么规定，经什么会议讨论决定，给予什么处分等。对普遍存在的错误现象或问题，在这部分中要提出治理、纠正的方法措施。内容复杂时，这部分可以分条列项。如中央纪委关于请客送礼、吃请受礼的通报，就提出了五条严厉措施来制止这股歪风。这些方法措施，跟指示的写法相似，4．提出希望要求在结尾部分，发文机关要对受文单位提出希望要求，以便受文单位能够高度重视、认清性质、汲取教训、采取措施。如：目前全国人民正在努力开创各项事业的新局面，国务院要求，作为上层建筑的各级国家机关，必须适应新的形势，认真改进工作。国务院办公厅要带头提高办事效率。……各省、市、自治区政府和国家机关各部门，都要结合机构改革，认真改变作风，改进工作方法，提高办事效率，努力开创机关工作的新局面。如果是针对一些违纪比较严重的现象进行通报，结尾部分的措辞还可以更严厉一些，譬如提出继续违反要严惩、要登报公布等警告。(三)情况通报用来传达重要精神、沟通重要情况的通报是情况通报。为了让下级单位对一些重要事件或全局状况有所了解，上级机关应该适时发布这样的通报。关于党的建设、关于“三个代表”的宣传教育活动、关于工业经济效益、关于工程进展、关于资金筹集情况等等，都可以成为这种通报的主要内容。例如，1993年8月23日《人民日报》就摘要发表了国家统计局、国家计委、国家经贸委关于上半年全国工业效益情况的通报。情况通报正文由三个部分构成。1．缘由与目的情况通报的开头要首先叙述基本事实，阐明发布通报的根据、目的、原因等。如：针对我市书刊市场近来销售淫秽色情读物和非物出版活动又有回潮的情况，市文化局最近会同市工商、公安、邮电等部门对市区部分书刊摊点进行了检查，现将检查情况通报如下：作为开头，文字不宜过长，要综合归纳、要言不繁。2．情况与信息主体部分主要用来叙述有关情况、传达某些信息，通常内容较多，篇幅较长，要注意梳理归类，合理安排结构。例如，《国家统计局、国家计委、国家经贸委关于上半年全国工业经济效益情况的通报》的主体部分，分为两大部分来写。第一部分通报的是上半年工业经济效益总体状况好转的主要表现，共有三条：一、产销衔接好，资金周转加快；二、利税增长快，亏损面缩小；三、工业经济效益综合指数稳步提高。第二部分通报上半年经济效益构成出现的四个新变化，一是工业经营改善成为效益提高的主要因素；二是重工业效益明显高于轻工业；三是各地工业经济效益普遍上升；四是国有工业及大中型企业综合效益水平高于非国有工业。以上各项都列举了大量统计数据。3．希望与要求在明确情况的基础上，对受文单位提出一些希望和要求。这部分是全文思想的归结之处，写法因文而异，总的原则是抓住要点，切实可行，简练明白。[讨论与实践]阅读下面这则通报，指出它的毛病。关于表彰刘××勇斗歹徒事迹的通报共产党员、车间主任刘××同志，于九月十日上午乘公共汽车到地开会。十时左右，他看到有几个歹徒在汽车上明目张胆地设赌诈骗，他立即上前制止。几个歹徒不但不听劝告，反而恶语伤人，行凶闹事。刘××面对一伙穷凶极恶，手持凶器的歹徒，临危不惧，奋不顾身，顽强地同歹徒搏斗，在车上其他乘客的协助下，终于将这伙歹徒全部制服。为了表彰刘××同志敢于同恶势力作斗争的精神，特予以通报表扬。当前，全国各地都在积极贯彻中央精神，开展打击刑事犯罪分子的活动。全体共产党员、广大群众，都应积极行动起来，像刘××同志那样，勇敢地同一切犯罪分子作斗争，确保社会安定和四化建设的顺利进行。中共××厂委员会2003年月日第五节通告[例文]通告本渡口是清香河上最大的渡口，过往车辆、行人很多，等候时间往往较长。为了减少等船时间，加强渡口管理，特做如下规定：一、凡需乘渡船过河者必须购票，机动车每辆五角；非机动车每辆三角；行人每位二角(一米以下儿童免票)。不买票者，不能乘船。二、乘客必须听从工作人员指挥，按顺序上下船。各种车辆要按指定位置排放，以保证渡船安全。三、不准携带易燃、易爆、腐蚀性强的物品上船。违反规定，擅自携带上船，被查出者，没收所带物品，并酌情予以5元至25元的罚款。四、凡牵引牲畜过渡，到指定仓位，并购票，每头(只、匹)三角。放在筐、篮等容器内携带的家禽、仔猪免票，但数量不能过多。五、渡船开动后，乘船者不要来回走动；机动车必须熄火；牲畜必须有人看守。六、乘船者必须爱护渡船及其设备，损坏要赔偿。七、违反规定或者在船上无理取闹，不听指挥，妨碍渡船正常航行者重罚。情节严重的扭送公安机关，依法惩处。清香河渡口管理处一九××年×月×日[简析]这篇通告存在以下几个方面的问题：1．文种选择不完全适当办一件公事，往往有多个文种可供选择使用，但只有一个文种是最合适的。这里公布的是一个渡口的管理规定，是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，采用通告行文，不能说不对。但衡量文体选择是否准确，还要看有没有更合适的文种可用。在正规公文中，似乎没有比通告更合适的文种了，但在其他机关事务应用文中，还有更合适的，那就是“乘客须知”。“须知”虽不是一种正规的公文体裁，但在车站、码头被广泛采用，而且实用效果很好。这篇文章中的内容，书写在告示板上在售票处和候船大厅里长期悬挂，要比形成公文效果好。因此，这篇文章选择的文种虽不能算错，但不是最适当的。2．结构混乱在这篇文章中，存在两种不同的秩序，一种是乘船过渡的时间秩序，分买票、候船、上船、过渡、下船等一些环节。另一种是乘船对象的主次秩序，主要有乘客、车辆、牲畜三种，应以人为尊，其他两种次之。如果按时间排列内容，应先说购票问题，按人、车、畜的顺序，将购票须知一次说完。然后说乘船不得携带易燃、易爆等“三品”的问题。接下来依次说候船时应注意的问题、上船时的顺序和仓位问题、船在航行之中应注意的问题，以及下船的问题。在每一个环节上，如果涉及人、车、畜三种过渡对象，均应按先人、再车、再牲畜的顺序排列。最后，再说违反规定将如何惩罚的问题。按过渡对象的不同来排列也是可取的。那就应该先说对主要过渡对象——人的种种规定，将乘客应如何购票、如何不得携带“三品”、如何候船、上船等，集中说完。然后再说车如何购票、上船、摆放、熄火等事项。最后说牲畜如何购票、如何上船、必须有人看管等要求。关于人的内容多，可以列为若干条。车和牲畜，则可各用一条说完。这样的结构，也是秩序井然的。而这篇文章的结构却比较混乱，第一条说了人和车的购票事项，牲畜的购票却到第四条才提及。还有，第二条说的是上船的事项，第三条却又说不得携带“三品”的问题，显然时间秩序颠倒了。第五条中机动车熄火、牲畜有人看管的要求，应在上船一条中说，或者以过渡对象不同分别在专门条款中说明，在开动之后的注意事项中混在一起提出，既不合时间秩序，也不合分类秩序。3．语言含义不明、逻辑性差下面挑出一些语言问题作简略评析：“过往车辆、行人很多”，应将“行人”改为“乘客”，并且要把“乘客”放在最前面。“为了减少等船时间，加强渡口管理”，从字面看，这是发布通告的两个目的，但逻辑上经不起推敲：减少等船时间，实际应是指保证渡船按时开航，这难道不是加强渡口管理的一个方面吗？怎么能跟加强渡口管理并列还排列在前呢？“凡需乘船过河者”太不精炼，“乘客”二字即可。该条最后“不买票者，不能乘船”是对前文的简单重复，应删去。“凡牵引牲畜过渡，到指定仓位”的说法，意义不明，应该说成：“牲畜过渡应到指定的牲畜仓，并由主人看守”。“放在筐、篮等容器内携带的家禽、仔猪免票，但数量不能过多”一句，其中的“过多”是模糊词语，无法确定界限，必须明确数量限制才不至于在工作中出现被动。[知识要点]一、通告的含义和特点(一)通告的含义通告是行政公文的主要文种之一。《国家行政机关公文处理办法》把通告的功能定义为：适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。党的机关公文中没有通告这一文体。通告和公告二者有一些相似之处，也有一些不同之处。相似之处是都具有晓谕性和公布性，也就是说，内容都是知照性的，发布范围都是面向全社会。要想避免二者之间概念的混淆和文体的误用，关键是区分二者的不同。这些区别可大致概括为以下四个方面：内容的重要程度不同。公告是用来发布重要事项和法定事项的，涉及内容多是国家大事或省市级的行政大事，或者履行法律规定必须遵循的程序。小的局部性事项和非法定的事项，不能采用公告的形式公布。通告是用来发布在一定范围内需要遵守或周知的事项的，它所涉及的事项一般没有公告那么重大。对发文机关的限制性有较大不同。公告是一种高级别的文体，只有涉及全局性的重大事项或法定事项时，才能由高级别的行政部门发布，这一点前面介绍公告的特点时已有阐述。而通告是一种高级机关和基层单位都可使用的文体，不仅行政机关可以制发，社会团体、企事业单位在自己的职权范围之内，也可以制发。发布范围有所不同。公告是向国内外发布重要事项和法定事项采用的文种，它的发布范围比较大，面向全国，有时面向全世界，遍示天下，一体周知，接受的人越多越好。通告虽然也是面向社会发布的，但多是限定在一个特定社区范围内，而且内容也多是指向一个特定的人群，要求这一社区的某一类特定人群遵守或周知。所以通告的定义中特意强调了“在一定范围内公布”。发布的方式不同。公告多数是在报刊上刊登，一般不用红头文件的方式下发，也不能印成布告的形式公开张贴。而通告可以在新闻媒体上刊登，也可以用红头文件的形式下发，还可以公开张贴。(二)通告的特点1．法规性通告常用来颁布地方性的法规，这些法规一经颁布，特定范围内的部门、单位和民众都必须遵守、执行。例如，《××省无线电管理委员会办公室关于清理整顿无线电通信秩序的通告》，对有关事宜作了八条规定；《××市人民政府关于坚决清理非法占道经营的通告》，为改善交通秩序和市容环境，作了五条规定。2．周知性通告的内容，要求在一定范围内的人们或特定的人群普遍知晓，以使他们了解有关政策法令，遵守某些规定事项，共同维护社会公务管理秩序。3．实务性所有的公文都是实用文，从根本性质上说都应该是务实的。但它们之间还是有一些区别，有的公文只是告知某事，或者宣传某些思想、政策，并不指向具体事务。通告则是一种直接指向某项事务的文种，务实性比较突出。4．行业性不少通告都具有鲜明的行业性特点，如税务局关于征税的通告，机动车管理部门关于机动车辆年度检验的通告，银行关于发行新版人民币的通告，房产管理局关于对商品房销售面积进行检查的通告等等，都是针对其所负责的那一部分的业务或技术事务发出的通告。因此，通告行文中要时常引用本行业的法规、规章，也免不了使用本行业的术语、行话。(三)通告的分类通告有法规性通告和知照性通告两大类型。这两种通告是以法规性的强弱不同为标准来区分的，二者之间没有绝对的界限。法规性的通告不可能没有知照性，知照性的通告完全没有法规内容的也不多见。但二者在性质上毕竟有所区分，如《关于坚决清理非法占道经营的通告》，强制性措施较多，属于法规性通告；关于因施工停水、停电的通告，主要起通知事项的作用，没有强制性措施，属于知照性通告。二、通告的写法(一)通告的标题和发文字号1．通告的标题通告的标题，主要有两种写法。一是全题写法，也就是公文标题的常规写法，由发文机关、主要内容、文种三者共同构成。如《河南省地方税务局关于认真落实〈事业单位、社会团体、民办非企业单位企业所得税征收管理办法〉的通告》、《广西工商行政管理局广西国有资产管理局关于办理19××年度企业法人年检及国有资产产权登记的通告》等。二是省略主要内容的写法，由发文机关、文种组成。如《中华人民共和国公安部通告》、《××市房地产管理局通告》等。通告也可以由主要内容和文种构成标题，还有的通告标题只有文种“通告”两字。通告标题还有一种特殊的写法，将标题分为两个部分，第一部分是发文机关加文种，即“×××通告”；第二部分是通告的主要内容。例如《中国人民银行通告明日起发行1990年版壹圆券人民币》。2．通告的发文字号通告的发文字号不像一般公文那样只用常规方式，在实践中有多种情况并存。如果是政府发布通告，要有正规的发文字号，如《××市人民政府关于坚决清理非法占道经营的通告》，发文字号就是“市政告字〔1997〕6号”。如果是某一行业管理部门发布通告，则可采用“第×号”的方式，标示位置在标题之下正中。一些基层企事业单位发布的通告，也可以没有字号。(二)通告的正文正文采用公文通用结构模式撰写，共分三大部分。1．通告缘由作为开头部分，通告缘由主要用来表达发布通告的背景、根据、目的、意义。如：近期以来，我市清理非法占道经营，经过几次集中整治，取得了一定效果，但在一些主干道上仍有反复，禁而不止，影响交通和市容环境，群众反映强烈。为推进“讲文明、树新风”活动和精神文明建设八大工程的深入开展，市政府决定，集中一段时间，加大工作力度，实行综合整治，坚决彻底清理非法占道经营，让路于车，还道于民，改善交通秩序和市容环境。现通告如下：这个开头部分主要写了发布通告的前景、根据和目的。2．通告事项这是主体部分，文字最多，内容最复杂。较多采用分条列项的写法，以做到条理分明，层次清晰。如果内容比较单一，也可采用贯通式写法，3．通告结语这是结尾部分，写法比较简单，多采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”的模式化结语。[讨论与实践]请根据下列情况拟写一份通告。某地段施工，每天定时爆破若干次。试拟写一份通告，向来往行人及车辆驾驶人员说明情况，并提出注意事项。第六节公告[例文]国家税务总局公告根据九届全国人大常委会第11次会议的决定和国务院第272号令，从1999年11月1日开始，我国恢复对储蓄存款利息征收个人所得税。按照有关规定，储蓄机构在12月20日对活期存款结息时，应依法代扣代缴储户应纳的个人所得税。为了正确执行我国政府与有关国家政府签订的税收协定，维护协定缔约国居民的合法权益，特公告如下：一、凡在我国境内各内资商业银行、城乡信用社、邮政储蓄机构、外资银行等储蓄机构(以下简称储蓄机构)存有人民币、外币活期存款的外籍储户，应在2000年6月30日前，持能证明其税收协定缔约国居民身份的有效证件，到开立储蓄存款帐户的储蓄机构办理确认税收协定缔约国居民身份的手续，以便在活期存款结息时，按照税收协定规定的税率计算代扣代缴储户应纳的储蓄存款利息所得个人所得税。二、对2000年6月30日前，仍未到储蓄机构办理确认税收协定缔约国居民身份手续的外籍储户，各储蓄机构在对其活期存款结息时，一律按20％的法定税率计算代扣代缴储户应缴纳的储蓄存款利息所得个人所得税。特此公告。国家税务总局×××××××[简析]本文为发布性公告。全文由标题、正文、落款三部分组成，其中正文分为引据部分和主体部分，引据部分扼要说明发文缘由，主体部分明确阐述了有关税收的内容，格式规范，内容紧凑。[知识要点]公告的含义、特点和类型(一)公告的含义公告是行政公文的主要文种之一，它和通告都属于发布范围广泛的晓谕性文种。《国家行政机关公文处理办法》对公告的功能作了如下规定：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告的用途主要体现在两个方面：一是向国内外宣布重要事项。具体说，包括公布法律、法令、法规；公布重大国家事务活动，如国家领导人出访、任免、逝世；公布重大科技成果；公布有关重要决定等。如国家税务总局关于外籍个人储蓄存款利息所得个人所得税有关问题所发布的公告(见后附范文)。二是向国内外宣布法定事项。法定事项，包括按照《中华人民共和国民事诉讼法》等法律规定发布的公告，以及根据法律条文向社会公布有关规定的公告。例如外交部根据《中华人民共和国澳门特别行政区基本法》第139条的规定，继续给予进入澳门的国家及地区的人员进入澳门特别行政区免办签证待遇的公告(见后附范文)。党的机关公文中没有公告，但有与之功能相似的“公报”。(二)公告的特点1．发文权力的限制性由于公告宣布的是重大事项和法定事项，发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内。具体说，国家最高权力机关(人大及其常委会)，国家最高行政机关(国务院)及其所属部门，各省市、自治区、直辖市行政领导机关，某些法定机关，如税务局、海关、铁路局、人民银行、检察院、法院等，有制发公告的权力。其他地方行政机关，一般不能发布公告。党团组织、社会团体、企事业单位，不能发布公告。2．发布范围的广泛性公告是向“国内外”发布重要事项和法定事项的公文，其信息传达范围有时是全国，有时是全世界。譬如，我国曾以公告的形式公布中国科学院院士名单，一方面确立他们在我国科学界学术带头人地位，一方面尽力为他们争取在国际科学界的地位。这样的公告肯定会在世界科学界产生一定的影响。我国有关部门还曾在《人民日报》上刊登公告，公布中国名酒和中国优质酒的品牌、商标和生产企业，已便消费者能认清名牌。3．题材的重大性公告的题材，必须是能在国际国内产生一定影响的重要事项，或者依法必须向社会公布的法定事项。公告的内容庄重严肃，体现着国家权力部门的威严，既要能够将有关信息和政策公诸于众，又要考虑在国内国际可能产生的政治影响。一般性的决定、指示、通知的内容，都不能用公告的形式发布，因为它们很难具有全国和国际性的意义。4．内容和传播方式的新闻性公告还有一定的新闻性特点。所谓新闻，就是对新近发生的、群众关心的、应知而未知的事实的报道。公告的内容，都是新近的、群众应知而未知的事项，在一定程度上具有新闻的特点。公告的发布形式也有新闻性特征，它一般不用红头文件的方式传播，而是在报刊上公开刊登。(三)公告的分类1．重要事项的公告凡是用来宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事项的，都属此类公告。常见的有国家重要领导岗位的变动，领导人的出访或其他重大活动，重要科技成果的公布，重要军事行动等等。如全国人大常务委员会关于确认全国人大代表资格的公告，新华社受权宣布我国将进行向太平洋发射运载火箭试验的公告，都属此类公告。2．法定事项的公告依照有关法律和法规的规定，一些重要事情和主要环节必须以公告的方式向全民公布。《中华人民共和国专利法》第三十九条规定：“发明专利申请经实质审查没有发现驳回理由的，专利局应当作出审定，予以公告。”《中华人民共和国企业破产法(试行)》第九条规定：“人民法院受理破产案件后，应当在十日内通知债务人并且发布公告。”《国务院公务员暂行条例》第十六条规定，录用国家公务员要“发布招考公告”。《中华人民共和国民事诉讼法》规定发布的公告种类繁多，有通知权利人登记公告，送达公告，开庭公告，宣告失踪宣告死亡公告，财产认领公告，强制迁出房屋、强制退出土地公告等。上述公告均属法定事项公告。公告的写法(一)公告的标题和发文字号公告的标题有四种不同的构成形式。一是公文标题的常规形式，由发文机关＋主要内容＋文种组成。如《国务院关于坚决制止冲击铁路确保铁路运输安全畅通的公告》。二是省略主要内容的写法，由发文机关＋文种组成。如《国家税务总局公告》、《对外经济贸易部公告》。这是公告比较常用的标题形式。三是省略发文机关，由主要内容＋文种组成。如《关于1990年全国清理“三角债”成果和1992年继续清理“三角债”工作的公告》。这种标题形式比较少见。四是只标文种《公告》二字。公告一般不用公文的常规发文字号，而是在标题下文正中标示“第×号”。有些公告可以没有发文字号。(二)公告的正文1．开头开头主要用来写发布公告的缘由，包括根据、目的、意义等。如1989年6月15日《人民日报》刊登的《对外经济贸易部公告》的开头：为了进一步加强对进口货物唛头及进口合同编号的管理，消除目前在进口唛头代号上的混乱现象，根据治理经济环境，整顿经济秩序的精神，特对进口唛头的管理公告如下：这是公文普遍采用的常规开头方式，多数公告都采用这样的开头。但也有不写公告缘由，一开头就进入公告事项的。2．主体主体用来写公告事项。因每篇公告的内容不同，主体的写法因文而异。有时用贯通式写法，有时需要分条列出。总之，这部分要求条理清楚、用语准确、简明庄重。3．结语一般用“特此公告”的格式化用语作结。不过，这不是惟一的选择，有些公告的结尾专用一个自然段来写执行要求，也有的公告既不写执行要求，也不用“特此公告”的结语，事完文止，也不失为一种干净利落的收束方式。[讨论与实践]比较公告与通告的异同。第七节通知[例文]国务院关于严格控制财政支出和社会集团购买力过快增长的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：目前，国家财政支出增长较快，行政事业费支出增势很猛，社会集团消费呈现明显的膨胀势头，特别是八种专控商品的支出增幅更大，其中小轿车和无线通讯设备等商品的支出成倍增长。与此同时，部分地方财政已出现不能正常发放工资的情况，支援农业生产和新产品试制费等重点项目的支出低于预算要求的增长幅度，有的还比去年同期下降。出现这种情况，除了政策性的增支因素外，主要是一些地区和部门放松了财经管理，预算约束软化，财经纪律松弛。财政支出，特别是社会集团消费的过快增长，不仅会导致国家财政赤字扩大，而且不利于发扬勤俭节约的优良传统，不利于国家集中资金保证重点建设的需要。为严格控制财政支出和社会集团购买力的过快增长，保证今年国家预算任务的完成，特作如下通知：一、严格预算管理，地方财政不准打赤字，凡今年预算已安排了赤字或留有支出缺口的地区，要按照《国家预算管理条例》的要求，调整预算，确保收支平衡。上半年支出增长较多的地区和部门，要对年度预算作相应调整，并在预算执行中努力增收节支。各级财政支出的安排，要首先保证工资的发放，从现在起，要一律停止追加新的财政支出，任何单位都不得以办公自动化为名要求追加预算。二、严格控制社会集团购买力的过快增长。要严格控购指标的管理，设备购置要严格执行国家下达的控购指标，不得突破。凡超过指标的，除相应扣减下年度指标外，还要追究直接责任者和有关领导人的责任。对购买国家规定的八种专项控制商品要从严审批，行政事业单位购买小轿车、无线通讯设备等专控商品，下半年原则上暂停审批；对亏损、拖欠税款的企业购买专控商品，也要停止审批。对冒挂外商投资企业、军队、武警、公安及个人车辆牌照，逃避控购的企业和单位，要按照国家规定认真清查，严肃处理。三、严格控制会议费支出。要严格控制和精简各种会议，能不开的坚决不开；非开不可的，也要缩短会期，缩减规模，讲求效率。各地区、各部门的会议经费，要在预算基础上压缩20％，各级财政都要按调整后的会议费预算办理拨款。四、严格控制出国活动。要严格出国团组的审批工作，力戒重复考察，并尽量缩小出国团组的规模。下半年，凡出国用汇未列入预算的团组，一律不予审批；如确需成行，应在本单位原定计划中调剂解决，一般不予追加出国用汇预算。五、严格控制各种招商办展活动。从现在起，境内招商办展活动要由省政府统一管理。对各种以办“节”名义进行的招商办展活动，也要严格控制，防止借办“节”之机挥霍浪费，助长不正之风。境外招商办展活动，一律要经外经贸部批准。下半年不再审批到香港、澳门的招商办展活动。无论境内外招商办展，都必须注重实效，贯彻勤俭节约的原则，力戒过多过滥。六、控制消费基金的过快增长，禁止滥发补贴、实物和代币购物券。企业单位要严格执行国家对工效挂钩的有关规定。禁止擅自提高行政事业单位人员的工资、奖金、津贴和补贴标准。控制财政支出和社会集团消费，是一件难度很大的工作，各级人民政府必须切实加强领导，认真做好组织、宣传和动员工作。各级财政、审计部门要恪尽职守，加强监督检查，把工作做深做细。各新闻单位要配合有关部门，宣传本通知精神，在全社会提倡勤俭节约的作风。对严重违反通知要求的主要领导人和责任者，要在调查核实后严肃处理并予以公布。国务院二零零三年八月六日[简析]这份通知的结构共分两部分：第一部分说明发文缘由目的，以引起人们对通知内容的重视。第二部分是通知的事项，这六项是根据前言中所提到的问题作出的几项规定，它需要有关部门遵造办理。这部分内容带有强制执行的性质，甚至可以起到法规的作用。这份通知的语言也非常简练，六项内容，文字虽不多，但内容具体，要求明确，便于执行者在具体执行中教好地把握。[知识要点]一、通知的含义、特点和类型(一)通知的含义通知是运用最为广泛的下行文，行政公文和党的机关公文都把它列为主要文种。《国家行政机关公文处理办法》对通知所下的定义为：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。《中国共产党机关公文处理条例》给通知的定义是：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。(二)通知的特点1.功能的多样性在下行文中，通知的功能是最为丰富的。它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、批转和转发文件、任免干部等等，总之，下行文的主要功能，它几乎都具备。但通知在下行文中的规格，要低于命令、决议、决定、指示等文体。用它发布的规章，多是基层的，或是局部性的、非要害性的；用它布置工作、传达指示的时候，文种的级别和行文的郑重程度，明显不如决定、指示。2.运用的广泛性通知的发文机关，几乎不受级别的限制。大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知。通知的受文对象也比较广泛。在基层工作岗位上的干部和职工，接触最多的上级公文就是通知。而且通知虽然从整体上看是下行文，但部分通知(如晓谕事项的通知)也可以发往不相隶属机关。3.一定的指导性通知这一文体名称，从字面上看不显示指导的姿态，但事实上，多数通知都具有一定程度的指导性。用通知来发布规章、布置工作、传达指示、转发文件，都在实现着通知的指导功能，受文单位对通知的内容要认真学习，并在规定时间内完成通知布置的任务。个别晓谕性的通知，特别是通知作为平行文发布的时候，可以没有指导性或只有微弱的指导性。4.较强的时效性通知是一种制发比较快捷、运用比较灵便的公文文种，它所办理的事项，都有比较明确的时间限制，受文机关要在规定的时间内办理完成，不得拖延。二、通知的分类(三)发布指示的通知这类通知用来发布指示、布置工作。凡是需对某一事项进行处理、对某问题作出指示，又不适合用命令、决定、指示的形式行文的时候，均可用通知的形式进行办理。例如《国务院办公厅关于进一步做好治理开发农村“四荒”资源工作的通知》(国办发〔1999〕102号)；《国家税务总局关于实施对设在中西部地区的外商投资企业给予三年减按15％税率征收企业所得税的优惠的通知》(国税发〔1999〕172号)；劳动和社会保障部、国家经贸委、财政部《关于清理收回企业欠缴社会保险费有关问题的通知》(劳社部发〔1999〕36号)。这类通知跟指示、意见的写法比较接近。(四)颁发规章的通知除重要的法律性文件用命令颁布之外，多数法规和规章性文件，如条例、规定、办法、细则、实施方案等，都适合用通知颁发。如国防科工委《关于印发〈武器装备科研生产许可证管理暂行办法〉的通知》(科工法字〔1999〕215号)、人事部《关于印发〈人事争议处理办案规则〉和〈人事争议仲裁员管理办法〉的通知》(人发〔1999〕99号)。这类通知的正文通常十分简短，如国土资源部等五部门联合发布的《关于颁布〈矿产资源储量评审认定办法〉的通知》的正文：为维护矿产资源国家所有权益，加强矿产资源储量管理，确保矿产资源储量合理可靠，根据《矿产资源法》，制定了《矿产资源储量评审认定办法》，现予发布。全文由目的、根据、发布对象、发布决定组成。有时还可以更简短，如《国务院中央军委关于印发〈中国人民解放军士官退出现役安置暂行办法〉的通知》的正文：现将《中国人民解放军士官退出现役安置暂行办法》印发给你们，请遵照执行。由发布对象、发布决定、执行要求组成。这类通知是复合体公文，被发布的规章全文附在通知之后，但不作为附件处理，而是正件的组成部分。(五)批转、转发文件的通知将某一下级机关报来的文件(主要是建议性报告或工作报告)转发给有关下级机关，叫做“批转”。将上级机关发下来的文件，或不相隶属机关发来的文件(主要是指示、意见、通知等)转发给下级机关，叫做“转发”。批转、转发文件的通知的正文有时十分简短，如《国务院办公厅转发国家经贸委等部门关于清理整顿小炼油厂和规范原油成品油流通秩序意见的通知》的正文：国家经贸委等部门《关于清理整顿小炼油厂和规范原油成品油流通秩序的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。主要由转发对象、转发决定、执行要求组成。但这类通知的正文并不总是这样简短，如《国务院关于批转全国物价大检查总结报告的通知》一文，在批转对象和批转决定表述完毕之后，还对时代背景、现实状况、性质意义、原则要求、基本任务等进行了进行了说明和论述。(六)晓谕性通知这类通知一般只有告知性，没有指导性。其用途较广泛，机构、人事调整，启用、作废公章，机构名称变更，机关隶属关系变更，迁移办公地址，安排假期等，都可使用这种通知。如《中华人民共和国国务院公报》2000年第6号就刊登有三则这类通知，一则是《国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称的通知》，另一则是国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知。稍前的2000年第1号，刊登的有国务院办公厅《关于12月20日放假的通知》。(七)任免通知任免领导干部的职务，根据职务的重要程度的不同，可分别采用不同的文种，最高可用任免令，其次可以用决定，再次用通知，最低用公布任免名单的方式。由此可见，任免基层干部时。通常用通知。任免通知，只需写明什么会议决定，任命什么人担任什么职务，免去什么人的什么职务即可，不必说明原因。(八)会议通知这是一种常见的通知，既可用于下行，也可用于平行。一般包括如下内容：召开会议的时间、地点以及会议的名称；会议的中心议题和主要程序；对与会人员身份的要求；对与会人员会前准备工作的要求；报到时间、地点及联络人；其他需要事先说明的事项。三、通知的写法由于通知的功能多，种类多，写法彼此有较大的区别，我们在分类时已经有意识地对各种不同通知的写法作了一些介绍，这里只能概括介绍一些通知写作的基本方法。(九)通知标题和主送机关1.通知的标题通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关＋主要内容＋文种组成。如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国(境)旅游的通知》。也可以省略发文机关，由主要内容＋文种组成标题。如《关于印发〈规范国有土地租赁若干意见〉的通知》(国土资发〔1999〕222号)。发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号。批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。如《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》。2.通知的主送机关通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。如人事部《关于解除国家公务员行政处分有关问题的通知》的主送机关：各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)、监察厅(局)；国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门、监察局(室)：由于级别、名称不同，主送机关的称法和排列非常复杂，这个序列显然是经过深思熟虑后确定下来的。(十)通知的正文1.通知缘由发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。晓谕性的通知，也可参照上述写法。如《国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知》，采用了根据与目的相结合的开头方式；《国务院办公厅关于成立国家信息工作领导小组的通知》，采用的是以“为了”领起的“目的式”开头方式。批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。2.通知事项这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。晓谕性通知，有时需要列出新成立的组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。3.执行要求发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。其它篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。[讨论与实践]指出下列通知的毛病，并加以修改。××部关于成立摄影小组的通知我部成立一个摄影小组，目的是为了更好地配合五讲四美活动，丰富我们的业余文化生活，培养我们的情操，有利于我们提高观察生活的能力，从生活中挖掘出美的事物，使我们更加热爱我们的社会主义祖国。本小组将聘请专业或业余摄影家来讲学，在一、二年内本小组成员除了能掌握摄影基本知识外，还能学会在拍摄过程中常用的知识；如追随法、逆光摄影法、高调摄影等，在冲洗照片过程中常用的：如冲洗技术，多次曝光叠加成像，修改底片等方法。待初步掌握了这些技能以后，我们还将出外采访，从而更好地深入实际，了解社会，还将尽可能地游历祖国名山大川，拍出有浓郁的生活气息和奇丽风光的艺术照片，并举办学员作品展览，评出优秀作品，对作者予以适当奖励，结业时，凡掌握了所学内容者，都发给毕业证书，并赠送纪念品。总之，凡加入本小组的同志，只要认真学习，虚心请教，互相交流，取长补短，切磋技艺，都会在摄影技术上取得很大进步，成为祖国有用的人才。凡是对摄影有爱好的同志，可以自愿报名参加，要自带照像机，有摄影作品的同志最好交上来，以供录取时参考。活动时间每星期二、四下午，报名处在××部办公厅203室，报名时交一张一寸照片，报名时间5月1日－5月10日，过期不再补报。有关各项要求望及时发给各党支部给予传达，尽快将名单报上来。摄影是一门艺术，它会使我们的生活更加充实，激发我们对祖国的爱和为祖国献身的勇气，望大家踊跃参加。××部办公厅二00×年×月×日第八节批复[例文]××乡政府：对你乡的多次请示，作如下答复：1．原则批准你乡建立联合贸易公司，负责本乡的内、外贸易工作。你乡应尽快使联合贸易公司开始营业。2．你乡提出试行“关于违反计划生育规定的处罚办法”最好不执行，因为这个办法违反上级有关文件精神。3．今年你乡要盖礼堂一座，并准备开辟为对外营业的影剧院，有利于活跃农民文化生活，增加宣传阵地。批准你们的请示。4．同意你乡“关于开展学习拥军模范赵香同志活动”的请示。赵香同志支持丈夫、儿子上前线。在丈夫牺牲后又鼓励女儿报考军队护校，她还给前线战士寄书、写信，鼓励他们保卫祖国，事迹是感人的，应大力宣传。××县人民政府一九××年×月×日[简析]这篇批复存在以下问题：1．违反一文一批的原则。县政府在积存了某乡四件请示之后，才合在一起给了这样一个批复，这样做有多种弊端：延误时间，耽误下级工作；多种事项集于一篇公文之中，内容杂乱；一份公文涉及多方面工作，给下级落实带来困难。因为这些工作在下级机关是由不同单位和不同负责人分管的，由哪个负责人承担批复的落实工作，不好确定。正确的做法是，下级报来一份请示，就及时回复一份批复。对方的四份请示，应有四份相应的批复。2．标题不合要求本批复的标题只有文种名称，没有发文机关和主要内容，不够认真严肃，也影响工作效率。3．态度含混，观点不明如第一条中“原则上批准你乡建立联合贸易公司”的说法，是非完全性同意的措辞，但没有说明对请示中的哪些方面有保留，而且，后面的文字，似乎并没有什么不同意的地方。再如，第二条中“最好不执行，因为这个办法违反上级有关文件精神”这句话，有两处问题。“最好不执行”不是完全性否定，对方仍然是可以执行的。根据下文，这里应该采用完全否定的说法。“违反上级有关文件精神”，是哪个上级机关的什么文件？不说清楚，下级就搞不明白自己错在哪里，执行中就缺少自觉性。[知识要点]一、批复的含义和特点(一)批复的含义批复也是行政公文和党的机关公文中都有的文种。《国家行政公文处理办法》对批复的功能作了这样的界定：适用于答复下级机关的请示事项。《中国共产党机关公文处理条例》对批复功能的界定几乎完全相同：用于答复下级机关的请示。批复跟指示有相似之处，都是指导性的下行文，所表达的内容都是受文的下级机关开展某项工作的依据。不过，它们又有着很大的不同。(二)批复的特点1．行文的被动性批复是用来答复下级请求事项的，下级有请示，上级才会有批复。下级有多少份请示呈报上来，上级就有多少份批复回转下去。批复不是主动的行文，是公文中惟一的纯粹被动性文种。另有两种公文也可以是被动性的，就是报告和函。不过，报告只有在答复上级机关询问时才是被动的，函只有复函才是被动的，所以说，纯粹的被动性公文只有批复。2．针对性批复的针对性极强，下级机关请示什么事项或问题，上级机关的批复就指向这一事项或问题，决不能答非所问，也无需旁牵他涉。3．集中性和明确性由于下级的请示是一事一报，请示内容十分集中，相应的批复也是一文一批，答复的内容也十分集中。因此批复的篇幅一般都不长。批复的态度和观点必须十分明确。对于请求指示的请示，批复要给以明确的指示；对于请求批准的请示，批复或者同意、批准，或者不同意、不批准。有时，由于情况的复杂性，原则同意，但对某些个别环节提出不同的意见和要求，这是充许的，不违背态度明确的原则。但如果观点不明，态度含混，令下级机关无所适从，就不合基本要求了。4．政策性和依据性对于撰写批复的上级机关而言，不管是发出指示还是批准事项，都必须有政策依据，不能随意为之。对于发出请示的下级机关而言，批复一旦到达，就是行动的依据，不得违背。在这些方面，批复和指示的特点是一致的。二、批复的写法(一)批复的标题和主送机关1．批复的标题批复的标题一般采用公文常规模式写法，即发文机关＋主要内容＋文种。略有不同的是，批复往往在标题的主要内容一项中，明确表示对请示事件的意见和态度，而一般公文标题中的主要内容部分一般只点明文件指向的中心事件或问题，多数不明确表示态度和意见。如《国务院关于同意陕西省撤销榆林地区设立地级榆林市的批复》，其中“同意”两字就是用来表明态度和意见的。如果不批准请求事项，标题中可以不出现态度和意见，到正文中再表态。如果是答复请求指示的请示，也无须在标题中表态。2．批复的主送机关批复的主送机关，一般只有一个，那就是发出请示的下级机关。(二)批复的正文批复的正文由三部分组成，分别是批复依据、批复事项、执行要求。1．批复依据批复依据主要涉及两个方面：一是对方的请示，二是与请求事项有关的方针政策和上级规定。对方的请示是批复最主要的论据，要完整引用请示的标题并加括号注明其请示的发文字号，例如：“你省《关于变更西宁市行政区域范围的请示》(青政〔1999〕49号)收悉。”上级有关的文件和规定是答复请示的政策和理论依据。可表述为：“根据××关于××的规定，现作如下答复。”必要时，可标引文件名、文件编号和条款序号。如果下级请示的事项在上级文件和规定中找不到依据，这样的文字便不需出现了。2．批复事项针对下级机关请示所发出的指示，做出的批准决定，以及补充的有关内容，都属于批复事项。如果内容复杂，可分条表述，但必须坚持一文一批的原则，不得将若干请示合在一起用列条的方式分别给以答复。3．执行要求对下级执行批复的要求可写在结尾处，文字要简约。如《国务院关于同意陕西省撤销榆林地区设立地级榆林市的批复》的结尾：“榆林市的各级机构均应按照‘精简、效能’的原则设置，所需人员编制和经费由你省自行解决。”如果只是批准事项，无需提出要求，此段可免。批复撰写要注意及时、明确、庄重周严、言简意赅。[讨论与实践]指出下列批复的毛病。批复服务公司：你公司[2003]××字第五号文件收到，根据国发[2003]××号文件精神，复印机属于限制进口物资，交通部不同意进口，你看着办吧。×市×局（章）2003年5月27号第九节决定[例文]教育部关于授予王涛“舍己救人英雄少年”荣誉称号的决定教基[2000]23号宁夏回族自治区永宁县望洪中学初三（2）班学生王涛于2000年1月19日，为抢救落水儿童不幸光荣牺牲，年仅16岁。王涛同学是品学兼优的好少年，他见义勇为、舍己救人的崇高精神，是他良好品行的集中表现，他用青春和热血谱写了一曲新时代青少年舍己救人的动人赞歌。王涛的动人事迹在宁夏回族自治区全社会引起强烈反响，自治区教委号召全区教育战线全体师生向王涛同学学习。为表彰王涛同学舍己救人的英雄事迹，教育部决定授予王涛同学“舍己救人英雄少年”的荣誉称号，并号召全国各地青少年学生广泛开展向王涛同学学习的活动。各地教育行政部门和学校要认真组织，把学习王涛同学的活动与学习江泽民总书记关于教育问题的重要谈话有机结合，把王涛同学的英雄事迹作为进行思想政治教育和加强德育工作的生动教材，在广大青少年学生中大力宣传，形成一种弘扬正气的良好的社会氛围，促进青少年学生健康成长。附件：宁夏回族自治区教委关于王涛同学英雄事迹介绍。中华人民共和国教育部（章）2000年5月16日[简析]这篇决定，从内容和结构上看，这是一篇比较规范的公文。标题由发文机关、事由、文种三要素组成，正文的结构采用分段写作的写法，开头，简述决定的根据，即与决定有关的人物的英雄壮举，对王涛同学英雄壮举的评价及当地人民群众、政府部门所作出的反映。以上内容是下文形成决定的事实根据。事实准确，评价恰当。主体，在上文的基础上，做出决定并发出号召和提出了具体的要求。这种写法每段的含义明确且独立，语言概括且准确，语句严谨、周密。[知识要点]一、决定的含义、特点和类型(一)决定的含义决定是党政机关公文中共有的文种。《国家行政机关公文处理办法》对决定的功能作如下阐述：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。《中国共产党机关公文处理条例》对决定功能的阐述是：用于对重要事项做出决策和安排。决定和决议是近似文种，尤其这两种文体在党的机关公文中并存，在写作实践中，一定要区分二者的不同。这些不同大致表现在四个方面：内容有所不同。决议涉及的内容原则性、理论性较强，而决定涉及的内容相对比较具体，实践性更强一些。形成程序有所不同。按规定，决议的形成必须经过会议讨论通过；而决定，虽然有时也要经过会议讨论通过，但没有规定必须如此。表达方式有所不同。决议的一个突出特点在于“议”，所以较多使用议论；决定则较多用来布置工作、提出要求，不一定要展开充分的议论。成文日期标写有所不同。决议的成文日期，用括号标写在标题下方，有时还要包括会议名称；决定可以这样标写(如党的机关公文对决定就要求这样标写)，也可以像一般公文一样，将成文日期标写在正文之后(这种情况行政公文比较多见)。(二)决定的特点1．权威性决定虽然没有命令那样浓的强制色彩，但也是一种权威性很强的下行文。决定是上级机关针对重要事项和重大行动，经重要会议或领导班子研究通过后，对所辖范围内的工作所做的安排。决定一经发布，就对受文单位具有很强的约束力，必须遵照执行。如《国务院关于全面推进依法行政的决定》，就要求：各省、自治区、直辖市人民政府和国务院各部门要根据全国依法行政工作会议精神和本决定的要求，结合本地方、本部门的实际，全面、深入、扎实地推进依法行政进程，保证改革开放和社会主义现代化建设健康、顺利发展。各地方、各部门要将贯彻实施全国依法行政工作会议精神和本决定的情况于今年12月31日前送国务院法制办公室，由国务院法制办公室汇总后向国务院报告。——《中华人民共和国国务院公报》，2000年第1号从内容到口气，都坚定确凿，不容置疑，体现了决定的权威性特点。2．指挥性决定在对重要事项进行决策时，同时也提出工作任务、具体措施和实施方案，要求受文单位依照执行。如《国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定》中对西部开发领导小组办公室主要职责做了如下安排：研究提出西部地区开发战略、发展计划、重大问题和有关政策、法规的建议，推进西部地区持续快速健康发展；研究提出西部地区农村经济发展、重点基础设施建设、生态环境保护和建设、结构调整、资源开发以及重大项目布局的建议，组织和协调退耕还林(草)规划的实施和落实；研究提出西部地区深化改革、扩大开放和引进国内外资金、技术、人才的政策建议，协调经济开发和科教文化事业的全面发展；承办领导小组交办的其他事项。——《中华人民共和国国务院公报》，2000年第6号决定通过原则、任务、措施、方案的确定和安排，指挥下属单位统一思想、统一行动，从而保证工作的顺利开展，并取得预期效果。3．全局性决定一般不是向某一个具体单位发出的，行文对象有一定的普遍性。这是由于决定所涉及的事项和解决的问题，都有全局性的意义。类似依法行政、西部开发，都是事关全局的重要问题。即使有时涉及的事件比较具体，其意义也必然是全局性的。如《中共中央关于接收宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》，就不能简单地看作接受一个人入党的具体事务性文件，它表达了党中央对宋庆龄一生的评价，也传达了中央的统战政策和组织路线，在宣传党的路线、政策方面，有着相当普遍的意义。二、决定的分类(一)法规政策性决定关于建立、修改某项法规的决定，关于贯彻、落实某一法律的决定，关于对某一领域犯罪行为进行专项打击的决定，都属于法规政策性决定。如《全国人民代表大会常务委员会关于修改〈中华人民共和国大气污染防治法〉的决定》、《全国人大常委会关于惩治侵犯著作权的犯罪的决定》、《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》等。(二)重要事项和重大行动的决定对重要事项或事关全局的重大行动做出的决定，具有决策的性质。一般要阐述基本原则，提出工作任务、方案、措施、要求。如《国务院关于全面推进依法行政的决定》、《国务院关于成立国务院西部开发领导小组的决定》、《中共中央关于加强党同人民群众联系的决定》、《中共中央关于恢复沈雁冰同志党籍的决定》等。(三)奖惩性决定决定也可以对一些事迹突出、有典型意义的先进个人或集体进行表彰，或者对一些影响较大、群众关心的事故、错误进行处理。前者如《国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定》、《中共沈阳市委、沈阳市人民政府关于表彰沈阳黎明服装集团公司的决定》等。后者如《国务院关于处理“渤海二号”事故的决定》、《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》等。奖惩性决定跟用于奖惩的命令和通报作用接近，但层次规格不同。决定从规格上看低于命令，但高于通报。一般性的奖惩或者基层单位的奖惩活动，用通报即可。用于奖惩的这三种文体，在写法上也比较接近。三、决定的写法(一)标题决定的标题一般采取公文标题的常规模式，即发文机关＋主要内容＋文种的写法，如《国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定》。标题中有时可在主要内容部分加书名号，如《全国人民代表大会常务委员会关于批准〈中华人民共和国、俄罗斯联邦和哈萨克斯坦共和国关于确定三国国界交界点的协定〉的决定》，但标题中不得使用其它标点符号。(二)正文正文采用公文常用的结构基本型，由开头、主体、结尾三部分组成。开头写一般是写发布决定的背景、根据、目的、意义。如《国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定》的开头：为认真贯彻落实党的十五大精神和十五届四中全会通过的《中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定》，全面实施《中华人民共和国产品质量法》和《质量振兴纲要(1996年－2010年)》，提高我国产品质量总体水平，促进国民经济持续快速健康发展，现就进一步加强产品质量工作若干问题作如下决定：如果是批准某一文件的决定，则写明批准对象的名称。如果是表彰、惩戒性的决定，开头部分则要叙述基本事实，也就是先进事迹或事故情况，篇幅要比一般决定长一些。这实际上也属于行文的根据，跟公文结构的基本型仍是一致的。主体写决定事项。用于指挥工作的决定，这部分要提出工作任务、措施、方案、要求等，内容复杂时要用小标题或条款显示出层次来。用于批准事项的决定，这部分要表达批准意见，如有必要，还可对批准此事项的根据和意义予以阐述。用于表彰或惩戒的决定，这部分要写明表彰决定和项目，或处分决定、处罚方法。结尾比较简单，主要用来写执行要求或希望号召。[讨论与实践]根据下面的材料，写一则决定。××学院2003—2004年度在全校开展了“德、智、体全面发展，创先进班集体，争当三好学生”为主要内容的“创先争优”活动，活动开展一年来，学校涌现出了一大批先进集体和先进个人。为了表彰先进，总结经验，使学校的“创先争优”活动深入、持久地开展下去，引导学生全面发展，使学生成为社会主义建设事业合格的建设者和接班人，经全校各班级认真评选，学校有关部门研究批准，决定对本年度“创先争优”活动中成绩突出的5个班集体、30名“三好学生”、20名“优秀学生干部”予以表彰。