电算会计会计电算化初始化问题的探讨.doc

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毕业论文会计电算化初始化问题的探讨2014年6月25日会计电算化初始化问题的探讨各位将面临会计软件的初始化问题。初始化的成败与否，将直接影响会计电算化工作的质量与效率。会计电算化初始化是指将本单位将要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑,使会计软件能适应本单位的核算、管理需要的过程，是手工核算过渡到会计电算化处理的桥梁。本文就会计电算化的核算方法、规则的选用、科目编码方法、辅助核算、初始化的校验等问题进行讨论。一、单位在选择会计核算程序、方法、规则时，应充分考虑电脑处理会计信息快速、准确的特点《企业会计准则》和各行业会计制度确定了很多核算程序、方法，单位应结合自身特点进行选择应用。它们各自具有鲜明的特点，且能相互补充。在手工核算方式下,我们往往选用那些计算过程不能很复杂、会计处理不能太冗长、结果要求准确或较准确的方法、程序。而会计电算化由电脑执行程序自动处理会计数据，就可以不考虑计算的复杂性，只要求结果准确就行了。如成本核算111的代数法分配辅助生产费用，它的突出特点是计算复杂（尤其是三个或三个以上辅助车间）,其结果很准确;再如存货收发计价中的个别确认法，它也是结果准确而对会计核算、库管要求甚高。所以如代数法、个别确认法应在会计电算化中广泛采用。然而,在会计实务中，初始化的方法选用问题，往往由软件公司辅助完成，将本单位的现行会计核算模式照搬到电算化中去,这样就无法充分发挥屯脑处理信息，快、准的优点。因此，我们应毕从会计历史上去检索、选用适应电脑高速处理、结果准确的方式、方法和规则。二、科目编码问题一一应充分满足电脑处理数据的特点，且具有可扩展性科目编码就是将纳入会计核算、会计管理范围内的人、财、物进行科学合理的编号，以便计算机识别、分类、汇总、查询，这是初始化中最复杂、最费时的一项工作，它直接影响到初始化成败问题。1.科目编码应遵循以下基本原则。惟一性，一个代码只表示一个实体，而-■个实体也只能有一个代码:扩展性，编码要为今后系统发展保留一定的空间，以便增加新的内容;稳定性，编好后要尽量少改动，以便有关人员熟悉、使用;简练性，便于存储处理；规范性，代码必须具有一定的结构、格式，以便统计、交流；可靠性,会计软件要具有自动校验功能。2.编码的方法。由于会计信息处理采用了总账、明细账核算形式,总账由财政部统一规定了编号，这里我们就不再讨论,只研究明细科目的编号。①一-个科门是否设置明细账，应根据管理需求,确定其层次和内涵。一个单位的现金总账，在无外币的前提下，可以不设明细账;应收账款是以停一债务人的名称设置一个明细账，企业可能有几十、几百、几千个明细账，若该科目明细太多，科目数据库就庞大，将会影响运算速度，因此，我们将这些债务人按省市区设二级账，二级账下再设明细账,或单列一个模块一一将应收账款列入辅助核算范围,这样更能体现管理的需求。②分析企业历史核算情况，充分考虑未来的发展需求，确定各级科H的位数。两位数，表示该级科目可以设置01-99个科目，三位数表示该科目可以设001一999个科目。一旦确定，要想更改，就受到严格限制。③科目编码的描述。会计软件要求客户自行定义科n结构（又叫科目级长）,科目编码结构是指科n的代码有几段（几级），每段有几位，每一段代表-•个科目的级别，科目代码与会计科n必须严格对应。各科目编码往往采用全码原则，即:本级科目全码=上一级科H全码+本级科门编码。我们常见的3—2—2—2—2科FI结构,J级科目三位数，如102银行存款，二级科目两位数，如10201人民币存款,三级科IT两位数，如1020101工行存款等。输入原始数据时，只录入末级科目的全码和金额，其余的内容，由会计软件按平行登记原则自动计算生成上一级科目的金额等。3.科口编码的可扩展性是初始化设计的重要内容之一。会计软件设计者充分考虑到电子档案的安全性，对历史资料的补充、修改作了严格的限制。一旦初始化完成，新增加科目就局限在一定的范围内进行，只有新年再建新账时,才能得到修补。所以，在科目编码时，至少要考虑到本会计年度内的扩展性。三、辅助核算的处理应充分满足现代管理对会计信息的要求辅助核算是指存货、客户、供应商、结算方式、成本对象、工资、固定资产等的分类、管理与核算，是会计电算化系统的重要组成部分。他们各自具有其特殊性、复杂性，因而从总账系统中分离出来,形成一•个个相互独立、相互依存的子系统，完成特定的管理、服务职能。我们就以存货的管理为例进行分析，存货包括采购计划、审批程序、收发的核算、库管、销售等内容，它占据企业的绝大部分流动资金，所以，必须纳入严格的控制范围内。以销售确定生产、以生产确定采购核定存货的经济批量,若超过该标准，电脑会自动报警，提醒我们的管理者去约束、修改存货的数据，达到有效管理的目的。四、对会计电算化初始化的校验问题，手工与电脑相结合，相互补充、完善当我们完成初始化的相关工作之后，就必须对上述工作的正确性、合理性进行验证、验收。在确保初始化合格后，才能进行日常处理。1.由会计软件进行技术性验证，即录人的会计科目余额是否平衡，总账与明细账、辅助账是否一致，是否有尚未设置、定义的项目等。我们启动试算平衡功能键，电脑会自动进行检查并提示给用户。2.由财务主管对•初始化工作进行综合评定，分析会计软件初始化是否具有高效性、前瞻性、扩展性、适用性，是否满足本单位对会计信息管理的需求，以便进行补充、完善初始化功能，使手工核算顺利地过渡到电算化处理。总之,会计电算化的初始化是一项技术性极强、内容极复杂的工作，要求我们在各方面都要做好、做细。通过上述问题的分析，希望对广大财务工作者有所帮助。