档案管理办法管理办法档案档案管理办法档案管理.doc

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档案管理办法一.总则1.为规范档案管理丁作，特制定本办法。二.公司档案范围公司建档范围确立为：1.公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;2.公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；3.财务、会计及其管理方面的文件材料；4.劳动工资、人事、法律事务管理方而的文件材料；5.经营管理方面的文件材料；6.牛产技术管理方面的文件材料；7.产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；&仪器、设备方面的文件材料；9.基木建设、工程设计、施工、竣工、维修方lii的文件材料；10.科研、技术引进、转让方面的材料；11.教育培训方面的文件材料；12•信息、情报方面的文件材料；13.党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；14.莫他具有利用和保存价值的文件材料。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、垂要记录、工作计划、工作规划和工作总结。公司档案还包括声像资料：1•照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成;2.影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；3.录首档案：唱片、录首带；4.录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。三•公司档案管理体制1.公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。2.根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归I档，并定期向公司档案部门移交保管。3.公司应有库房或场地和必耍的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。四.档案管理丁作（一）•档案材料的收集：1.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；2.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；3.及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检杳齐全后整理立卷归档。（二）.档案的归档、立卷为管理。1.区分全宗，确定立档单位。2.分类。依据档案來源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4.案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把止文、底稿、附件请示利批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在lcm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。6.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。7.每年对档案进行一次清理：1.清除不必要保存的材料；2.对破损和褪色的材料进行修补和复制。（三）•档案的保管:1.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；3.做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。（四）•档案的鉴定:1.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。2.确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。（五）•档案的销毁：1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；2.办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；3.销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。1.公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。2.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。（六）•档案借阅、利用工作1.凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅2.案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。3.借阅期限不得超过棗星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。4.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾砸、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。5.外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。6.公司内档案利用的方式有：1）•提供档案原件；2）•提供档案复印件;3）.提供文献索引资料。7.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。&档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。9•依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。10.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。五.附则1.档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。2.木办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。标准档案管理办法国家技术监督局标准档案管理办法1991年10月28日，国家技监局第一条为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和冇关标准管理的规定，制定本办法。第二条标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等）。标准档案是国家档案的重要组成部分。第三条标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和冇效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。第四条标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。下列文件材料需要永久保管：（一）上级下达任务的文件；（―）标准报批稿；（三）标准编制说明及其附件；（四）意见汇总处理表；（五）标准审查会议纪要或函审结论；（六）标准报批公文；（七）标准申报单；（八）标准发布本;（九）标准正式出版木；（十）标准修改通知单及其附件；（十一）标准作废通知单。下列文件材料需要长期保管：（一）论证报告；（二）调研报告；（三）试验验证报告；（四）标准征求意见稿（最后一稿）；（五）标准送审稿；（六）等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料（只归难得的，一般的只列口录和出处）；（七）标样。第五条永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理；长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。屈长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。第六条国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药詁、食品卫生、曽约和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理木行政区域内的地方标准档案。企业单位负责管理本单位的企业标准档案。第七条木办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：（-）收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案；（-）编制口录、索引、卡片等查询工具和参考材料；（三）负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁；（四）监督检杳标准档案的修改、补充和复制；（五）按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续；（六）认真执行档案管理制度。第八条标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。第九条标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按氏期保管的要求管理。第十条标准档案的文件材料，除标准正式文木外，在标准审批、发布后三个月内，曲审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文木出版后，及时补充归档。第十一条标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。标准文件材料归档吋，标准档案管理人员应当检查、核对；对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。第十二条标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、岀版稿和审批文件及时归档。笫十三条标准文件材料的立卷、归档，按“G B/T 11182-89科学技术档案构成的一般要求”执行，并应当符合下列要求：（一）各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、止式版木以及意见汇总处理表可以归档两份。（-）归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。（三）永久保管和氏期保管的标准档案分别装订立卷。（四）标准文件材料的幅面大于A4（210X297mm）的，按A4幅面折叠；小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。第十四条保管标准档案，应当有档案柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。第十五条保管标准档案，要建立定期检查制度一般毎两年检查一次，如有破损或变质的档案应当及吋修补或复制。第十六条管理标准档案的机构，应当建立健全标准档案借阅制度。标准档案一般不外借。特殊情况需耍外借时，应当经主管领导批准，并限期归还。第十七条任何个人不得将标准档案占为私冇，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任。第I•八条对标准档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作在有单位主管领导、标准化人员和标准档案管理人员参加卜•进行。对已经超过保管期、失去保存价值的标准档案，应当编造清册，经主管领导签字后销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。第十九条对标准档案工作做出显著成绩的人员，应当给予奖励，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定执行。违反有关档案管理规定，给标准档案工作造成损失的，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条、第二十九条、第三十条、第三^一条的规定处理。笫二十条本办法由国家技术监督局负责解释。第二-I•一条木办法自发布之日起施行。档案管理制度1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案吋，均应在档案室按有关要求借阅。4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。档案统计制度1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。2、及吋、准确地登记档案的移交和接收，作到帐表相符。3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。5、有专人负责档案统计工作，按要求填报档案统计报表，并做到迅速、真实、准确无误。档案安全保密制度1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私口外借，不准带入公共场所。4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。档案查阅借阅制度1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准,方可查阅。3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；杳阅者必须按规定杳阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家小。5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并釆取补救措施。档案库房管理制度1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。3、库房门窗要牢固，随走随关，班而班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。4、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。机关档案归档制度一、凡机关工作活动小形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、以及人事、保卫、专业、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。二、机关领导人和乐办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统-•进行归档文件整理。四、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的耍件，按i件一卷的原则，由木科室进行整理、立卷、归档。五、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。六、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末Z前移交本机关档案室，并办理移交手续。国土资源专业档案立卷归档制度为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项口材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的耍件和批件，组成案卷。4、卷内材料要准确一•致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有谋和遗漏。7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮,注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并耍求打卬，一式三份，于每年五月末Z前，要立好前一年的卷，连同案卷口录向本单位档案室移交。文书档案归档文件整理制度为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局貝体情况，特制定木制度。1、凡本单位工作小形成的齐种文件材料，按照归档范围，由齐科室统一交到办公室进行归档文件整理。2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一•线装订到一•起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也耍用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。4、采用年度…保管期限…问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下而按问题分为党群类、行政类、业务类。5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定耍规范，党、政分开,排列清晰，便于查考。7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。8、归档文件目录要求打卬，一式六份，以备档案进馆时所用。9、每年五月末Z前，要立好前一年的卷，连同归档文件口录向本单位档案室移交。会计档案立卷归档制度会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动小产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、口录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证齐自给一个案卷号。6、会计档案的排列，要在年度内先把内设机构按先后顺序排好，然后将齐内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制，使其能完整、准确的反映卷内内容。8、编制会计档案案卷冃录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份,一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计年度终了后，可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷口录及清册，在三月末Z前移交给档案室，并办理移交手续。声像档案立卷归档制度声像资料是国家档案资料的重要组成部分，为做好声像档案立卷归档工作，结合我局情况特制定木制度：1、声像档案的归档范围是机关在职能活动小反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。2、凡本单位在工作小形成的齐种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年五月前向档案室移交。3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能止确反映工作实际，便于查找利用。4、按要求填写好卷内口录，编好号码。档案利用制度1•凡木单位人员利用档案，须严格履行查（借）阅登记手续，注明查（借）阅目的，用后及时反馈利用效果。2•外单位的人员杳阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。3•因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。4•档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借岀时，须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。5•如查（借）阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准;杳阅党委会议记录、班了会议记录的须经主管局长批准。6•对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。7•查（借）人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。档案利用效果登记制度一、利用者利用档案完毕，利用接待人员耍及时进行利用效果的收集工作，对不能当场体现的，利用接待人员要跟踪收集。二、凡利用者利用档案即时取得效果的，请利用者当场填写利用效果，并签名确认。三、利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将“利用效果登记表”带回，而接待人员要及吋催缴“利用效果登记表”。四、档案员收回的“利用效果登记表”，应及时整理。追问谢谢你的冋答，能否详细介绍一下分类以及编码的问题！谢谢回答转载二则，供参考。这个问题有国际：标识示意A A02 A02・04・1988或01 01*02 01<02<04<1988工业企业档案分类编号规则DB37/T180-93党群工作（一级类目）组织工作（二级类目）组织结构设置（三级类H）党群工作（一级类目）组织工作（二级类目）组织结构设置（三级类FI）《档案网》上有全文，自己去下载吧。档案分类编号方案一.文书档案文书档案采用年代——组织机构进行分类,案卷号根据保管期限进行小流水编号。WS.*——*——顺序号年度文书档案代号二.教学档案分类，案卷号根据保管期限进行小流水编号。顺序号学年度教学档案代号三.会计档案会计代号为:KJ KJ.*1.会计报表类案卷顺序号类别代号会计档案代号2.会计帐簿类3.会计凭证类SB.*四.设备档案设备档案代号为：SB以一件设备为一个档号。案卷顺序号设备名称代号设备档案代号五.基建档案档案管理规定第一章总贝lj第一条话加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、屯脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条公司及各部门、员工冇保护档案的义务。第四条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。第二章档案机构及其职责第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。第六条档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和捉供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。第七条办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。第三章档案的管理第八条整理办法：1.方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。2.步骤：A.收集文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。B.整理根据分类和成立时间整理。C.分类根据下述分类方法分类D.立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。第九条过程管理：1.屈于公司保管的档案：公司及各下屈子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在毎季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。2.屈部门保管的档案：在每季头一个月十日而汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。第十条监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总口录、预立卷材料的口录，进行定期或不定期的检查，來监督各部门及各部门档案的管理工作。第十一条销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。第十二条公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。第十三条在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。第十四条借阅：因公司需耍借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。第十五条分级查阅：具体的查阅分档，公司拥冇绝对的制定权。笫四章档案备份制度第十六条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。第十七条各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。第十八条备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。笫五章处理条例第十九条有下列行为之一，据情节轻重，给予50〜500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1.毁损、丢失或擅口销毁企业档案2.擅自向外界捉供、抄摘企业档案3.涂改、伪造档案4.未及吋上报归档或管理不善的档案管理者5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）第六章责任第二十一条本制度适用于伟凡公司各员工各部门。笫二十二条本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。一、文书档案立卷归档制度（一）总则第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定木制度。第二条归档的文件材料必须按年度立卷，木单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅白帶走或销毁。（二）文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）i律由办公室统一收集管理。第六条一项工作由儿个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的和关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。第七条各部门专（兼）职文书的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范圉，收集管理本部门的文件材料。2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。（三）归档范围第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第九条上级机关发來的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第十条本公司对外的止式发文与有关单位來往的文书。第十一条本公司的请示与上级机关的批复。第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。第十三条木公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第十四条信访工作材料。第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第十六条本公司干部任免的文件材料以及关丁•职工奖励、处分的文件材料。第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十八条本公司的历史沿革、人事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。（四）平时归卷第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，山专（兼）职文书集中统一保管。第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的〃案卷类口〃。〃案卷类口〃的条款必须简明确切，并编上条款号。第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。第二十二条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照〃案卷类目〃条款，放入平时保存文件卷夹内〃对号入座〃，并在收发文登记薄上注明。（五）立卷（案卷质量要求）第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作山相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。第二I•四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点,保持文件Z间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的止件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一•起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立港，少数普通文电如呆与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立港。第二十七条不同年度的文件-•般不得放在-•起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议幵幕年，莫它文件的立卷按照有关规定执行。第二I•八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并迹行系统的排列。第二十九条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统i在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件H录。填写的字亦耍工整。卷内H录放在卷首。第三十一条冇关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。第三十二条案港封面，应逐项按规定川毛笔或钢笔书写，字迹耍工整、淸晰。第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第三十四条案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第三十五条本制度自卬发Z日起实施。二、声像档案管理办法（一）总则第一条为加强本公司的声像档案，特制定本办法。第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等文字说明两部分组成。第三条声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。（二）声像档案资料的收集第四条收集范囤1•反映本公司主要职能活动工作成呆和存在问题的声像资料；2.各级领导人和著名人物参加的与木公司有关的重大活动的声像资料；3.木公司冇关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。6.其它具有保存价值的声像资料。第五条收集时间1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如右特殊情况可以适当延长归档时间。2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。第六条收集要求1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品耍相符。第七条声像档案资料的征集1.档案部门有责任随时征集重要声像资料；2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。第八条声像档案费用的报销木公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费川，只要将档案资料按要求向档案归档,经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。（三）声像档案的整理KHT2第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。第十一条分类、编号1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录儿盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。第十二条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。第十三条文字说明的编写1•文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。2.编写文字说明的要求：（1）准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；（2）照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编耳文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：（3）文字简洁、语言通顺；（4）时间用阿拉伯数字表示。第十四条编制格式1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按耍求逐项填写。第十五条案卷要求1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。2.卷内目录：照片、底片以口然张为单元填写卷内H录；录音、录像带、摄像帯以盒为单元填写卷内目录。3.卷内备考农，川于说明卷内声像材料的整理、变动悄况。第十六条编口声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。（川）声像档案的保管第十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第十八条保管条件底片、胶片库温度应保持在13-15°CZ间，相对湿度应保持35%-45%；照片库温应保持14-24°C,相对湿度应保持37.5%-67,5%；录音、录像带库温应保持18-249,相对湿度应保持40%-60%o第十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。第二十条对库存的照片档案，要两年检查-•次。第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私白撤销、抽出、淸洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移岀、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。（五）声像档案的开发利用第二十三条编制声像档案口录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。第二十四条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。第二十五条具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室Z外。如有特姝需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，山档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。第二十七条在不影响保密的前提下，各单位可利川声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。